Hvordan man får mest ud af dine en-til-en-møder

Hvis du er leder, ved du sikkert allerede, at du skal holde en-til-en-møder med hver enkelt medarbejder. Så meget er indlysende. Men hvad på jorden skal du gøre i disse møder? Hvordan sørger du for, at de er produktive og værdige, i stedet for at tælle for endnu en markering på din ledelsesliste?

Her er syv måder at få mest muligt ud af dine en-til-en-møder med medarbejdere.

1. Målgennemgang

Ud over regelmæssige møder med en til en, skal du have årlige præstationsmål på plads. Prestationsudviklingsplanlægning er ikke kun at gå over sidste års succeser og fiaskoer; Det er at sætte mål og mål for dette år. Du vil henvise til disse mål gennem året.

Hver gang du mødes med dine medarbejdere, tager du et kig på disse mål og ser hvordan de udvikler sig hen imod dem. Dine medarbejdere vil altid vide, hvad der forventes af dem, og du vil altid vide, hvor de står i forhold til de nødvendige fremskridt.

2. Skift mål

Det kan virke som det modsatte af ovenstående punkt, men målene i december er ikke altid fornuftige i juli. Virksomheder omorganiserer, kunder forlader din organisation, og nye kunder deltager. Medarbejdere afslutter, og udskiftninger ansættes. Projekter dræbes, og nye projekter tilføjes. Med andre ord, tøv ikke med at foretage ændringer i de oprindelige planer.

Når du sætter dig ned med medarbejderne og ser på målene og et mål ikke giver mening, skal du smide det ud. Ingen skyld. Slap af med det og tilføj en ny, hvis det er relevant. Nu, hvis et mål ikke længere giver mening, fordi din medarbejder nåede målet, så lykønsker hun hende og tager det ud af listen.

3. Spørg om nødvendigt support

Et på ét møde er det ideelle tidspunkt at spørge medarbejderen, hvor hun har brug for hjælp.

Et kompliceret projekt kan muligvis kræve mere arbejdskraft. Hun kan arbejde sammen med en kollega, der er en bølle og en rykke. Hun har lige fundet ud af at hun er gravid og vil have brug for ledig tid til lægenes aftaler. Men følg forsigtigt - spørg ikke om behov, hvis du vil ignorere dem, når de er identificeret.

Tag ikke en anmodning om hjælp som et tegn på, at din medarbejder ikke er i stand til at udføre sit arbejde. Alle har brug for hjælp, og det er bedre, at du opretter et åbent, støttende miljø i stedet for at vente, indtil der er en katastrofe, som du skal bruge din weekendfastgørelse.

4. Karriereplanlægning

Mens du fokuserer på at få jobbet i dag, er dine medarbejdere bekymrede over deres fremtid. Selv om dette ikke er et fokus for alle på et møde, er karriereplanlægning en værdifuld del af regelmæssige møder. Dette er til din fordel såvel som din medarbejders fordel.

Du vil vide, hvor hun vil hen, og du vil gerne hjælpe hende med den vej. Hvorfor? Fordi det bedste du kan gøre for din virksomhed, er at hjælpe med at bevare de bedste medarbejdere. Det omfatter karrierevækst - meget få mennesker ønsker at blive i samme job for evigt.

Så tal om hvad din medarbejder skal gøre og lær at tjene en kampagne eller forberede sig på en overførsel til en anden type job.

5. Lovende

Alle vil høre, når de er succesfulde. Mens den bedste tid til at rose en medarbejder er i øjeblikket ("Hej, god præsentation!" Eller "Jeg har lige set dig håndtere den ubehagelige kunde perfekt. Awesome job!") Ledere er ikke overalt alle på én gang.

Sørg for, at du roser dine medarbejdere for deres præstationer. Hold dine øjne og ører åbne for rapporter om godt arbejde. Hvis en anden person siger: "Hej, Jane gjorde et fantastisk arbejde i går," skriv det ned og bring det op med hende på din ene til en. (Dette er også en god dokumentation til at få til dine præstationsbaserede lønjusteringer.)

6. Korrigering

Sammen med lovprisning skal der ske korrektioner. Som ros er det meste af denne feedback mere effektivt, når det er givet i øjeblikket - hvis det er relevant. Medmindre en situation er presserende og farlig, skal du tilbyde rettelser privat.

(Det er okay at råbe på en medarbejder for at få ildslukkeren til at udstede et kasseapparatbrande, men det er ikke i orden at råbe på medarbejderen foran kunder og andre medarbejdere, fordi hendes cash skuffe var kort.) > En-til-en-møder er det tid at sætte sig ned og tilbyde rettelser og råd.

De korrektioner, du tilbyder, kan variere fra kræsne krav ("vi har en firmastandard for at bruge Times New Roman til rapporter, vær venlig at ændre dine rapporter") til personlighedstræk, der forårsager problemer ("Jeg har bemærket, at du kritiserer dine kolleger. Hvis du har bekymringer over en kollega, så tag dem med til mig, og jeg vil klare dem. Dit job er at gøre X, Y og Z. Du må ikke bekymre dig om Jane's arbejde.)

Kritik bør altid hjælp snarere end at give straf - i hvert fald i begyndelsen. Ingen manager bør forvente perfektion. Der er dog nogle handlinger, der kan have brug for "straf. "Hvis en medarbejder er kronologisk sent, skal du muligvis oprette en præstationsforbedringsplan. Hvis en medarbejder mobber andre medarbejdere, skal du muligvis opskrive i sin personaledokument og ledsage denne disciplinære handling med intensiv rådgivning.

Regelmæssig en-til-en giver dig mulighed for at følge med i disse situationer, så intet kommer ud af hånden. For eksempel vil du aldrig få en arbejdspladspølle overta, fordi du har korrigeret problemerne ved deres første tegn, og hvis korrektioner ikke virker, dokumenterer du et stærkt tilfælde for ansættelsesterminering.

7. Nye opgaver

Mens du ikke har ventet på et enkelt-til-møde for at tildele en medarbejders nye opgave eller mål, er det ofte det bedste sted at diskutere et nyt projekt. Det giver dig tid til at præsentere hele projektet og for din medarbejder at stille spørgsmål, så når hun forlader dit kontor, er hun klar til at gå.

Hun kan også frembringe bekymringer og ideer, som kan få projektet til at løbe mere glat. Hun har også brug for at forstå mængden af ​​autoritet og autonomi, hun kan udøve i sin beslutningstagning. Endelig skal medarbejderen lave en kritisk vej med dig, der angiver de tidspunkter, hvor du vil have feedback om hendes fremskridt under din en på en møder.

Hvor ofte skal du holde et enkelt-til-møde?

Intet enkelt svar dækker alle uforudsete forhold. Det afhænger af, hvor mange medarbejdere du har, hvilken type arbejde du gør, hvor meget støtte dine medarbejdere har brug for, og din tidsplan. Nogle gange er 15 minutter en-til-en gang en gang om måneden tilstrækkelig til at holde på toppen af ​​alt.

Nogle gange kan du have brug for en time om ugen for at nå de syv mål, der er skitseret ovenfor. Hvis du er ny på en-til-en-møderne, starter du hver anden uge i en halv time og justerer op eller ned efter behov. Du behøver ikke at planlægge samme tid for hver medarbejder, selvom du vil sikre dig, at du ikke begunstiger en medarbejder over en anden.

Når du bliver vant til regelmæssige aftaler med dine direkte rapporter, vil du opdage, at din afdeling løber mere smidigt. Dine medarbejdere vil vide, hvad de skal gøre, og du ved hvad du skal gøre for at hjælpe dem.

Og hvis du ikke allerede holder dem, planlægger du en en-til-en aftale med din chef med jævne mellemrum. Du vil drage nytte af denne ansigtstid med din chef, ligesom dine medarbejdere nyder godt af den tid, de bruger en-til-en med dig.