5 Arrangement Planlægningsfærdigheder du har brug for succes

Hvis du overvejer en karriere som en eventplanlægger, hvad enten det er med et arrangement til planlægning af arrangementer, i en eventplanlægningsposition inden for en virksomhedsorganisation eller start din egen arrangement med planlægning, er det smart for at sikre, at arrangementet for planlægning af job er en god pasform. Udover at lære indløb og planlægning af arrangementer og hvad arbejdet kræver, er det lige så vigtigt at være sikker på at du har de planlægningsevner, du har brug for til succes.

De mest succesrige arrangementplanlæggere har en værktøjskasse fyldt med en imponerende skillset. Af disse er disse de top 5 arrangement planlægningsfærdigheder, du vil nå til regelmæssigt, og dem der kan gøre eller ødelægge din succes.

5 Eventplanlægningsfærdigheder, du har brug for

1. Meget organiseret

I eventplanlægning er succes i detaljerne. Og der er mange af dem! At holde øje med adskillige opgaver, flere leverandører og konstant skiftende to-do lister på én gang - mens du holder din klient glad - kan være udfordrende for nogle og skræmmende for andre. At være yderst organiseret er et must for vellykket begivenhedsplanlægning. For dem der laver og klarer at-lister for at holde deres personlige liv løbende, kan det være naturligt at blive organiseret. For andre, der kæmper for at huske deadlines eller at afhente renseri, kan det være nødvendigt at øge indsatsen.

Eventplanlæggere kan styre en begivenhed ad gangen eller være i planlægningsfasen af ​​flere begivenheder samtidigt.

Nogle arrangementer, som f.eks. Årlige konferencer, tager mere end et år med planlægning, så arrangementsplanlæggere skal holde sig organiseret over det lange løb.

Organisationsværktøjer til begivenhedsplanlæggere er overflødige, fra software, der sporer registrering til skabeloner til formularer og regneark. En tjekliste for planlægning af begivenheder, der er tilpasset til hver begivenhed, er et af de mest værdifulde arrangementplanlægningsværktøjer uanset din naturlige organisatoriske evne.

Så find ud af et organisationssystem, der fungerer for dig, fordi dette er en af ​​de vigtigste begivenhedsplanlægningsfærdigheder, du kan have.

2. Personlig

Hvad har alle begivenheder til fælles? Mennesker! Hvem interagerer du med og arbejder med i planlægningen af ​​arrangementer? Mennesker! Succesfulde eventplanlæggere er personable, engagerende, gode conversationalists og fremragende lyttere. Eventplanlægning er et meget socialt erhverv, idet slutresultatet - selve arrangementet - er eller en gruppe af mennesker, store eller små. At forstå folk og nyde at tale med dem er en del af jobbet. Det betyder ikke, at du som begivenhedsplanlægger vil bruge det meste af din dag på klientluncher og have cocktails på sociale arrangementer. Slet ikke. Arrangementplanlægning er hårdt arbejde, og meget af det bruges på et skrivebord med en telefon eller computer.Men at være personable er et must, når man tager fat på en af ​​disse almindelige begivenhedsplanlægningsopgaver:

• Forhandlinger med hoteller
• Diskuter menuer med cateringforvaltere
• Møde med leverandører
• Placering af dine begivenhedsideer til en potentiel kunde
• Netværk når som helst og hvor som helst
• Overvågning af begivenhedspersonale
• Arbejder din begivenhed og interagerer med gæster og arbejdstagere

De fleste af os husker trods alt de hyggelige og hjælpsomme mennesker, vi samarbejder med, og det interaktion kan skabe en oplevelse, der er meget mere fornøjelig for begge parter.

Kendskab til, hvordan man kan forholde sig til forskellige personligheder, hvordan man forbinder med en person, som du vil gøre forretninger med og være en person, som giver et positivt indtryk, er nøgler til succes, så overvej denne en af ​​disse vigtige begivenhedsplanlægningsfærdigheder. Ingen ønsker at arbejde med eller hjælpe nogen, der er svært at snakke med, svært at forstå eller uhøflige og uprofessionelle på nogen måde.

3. Fremragende kommunikator (som omfatter lytte!)

Fremragende kommunikationsevner er afgørende i mange erhverv. Under arrangementsplanlægning kan fejlkommunikation resultere i talrige problemer for både eventplanlæggeren og klienten, og en simpel misforståelse kan have katastrofale resultater. At være i stand til effektivt at kommunikere tanker og ideer er en meget praktisk færdighed, som bruges dagligt til begivenhedsplanlæggere af alle oplevelsesniveauer.

Her er et par eksempler på, hvordan disse begivenhedsplanlægningsfærdigheder bruges til planlægning af begivenheder:

Skriftlig kommunikation:

• Skrivning af begivenhedsforslag til en potentiel klient
• Oprettelse af materialer til at markedsføre dit firma
• Kontrakter med kunder og leverandører
• udarbejdelse af taknotater til gæstens højttalere og VIP'er

Verbal kommunikation:

• evne til at forklare omfanget og formålet med en begivenhed
• effektivt kommunikere dine ideer til en vejledende, kunde eller sælger < forståelse og behandling af oplysninger, der leveres, såsom kundens bekymringer eller spørgsmål fra en caterer
• dygtigt at forhandle hotelpriser, kontraktoplysninger eller ekstramateriale fra en sælger
• 4. Creative

Succesfulde begivenhedsplanlæggere har ideer. Masser af dem. Og med den kreativitet evnen til at omdanne ideen til noget håndgribeligt. De kan tage en vision og bringe det til liv. Fra at udvikle et unikt tema til en fest for at komme med en overkommelig indretningsløsning, der opfylder et lille budget, er kreativitet afgørende for planlægningen af ​​en begivenhed.

Kreativitet kommer også i spil, når den står over for de uundgåelige problemer, der opstår under selv den mest flittigt professionelt planlagte begivenhed. I dette scenario tager kreativitet form i form af problemløsning. At kunne tænke kreativt på at udvikle løsninger på problemer kan positivt påvirke succesen af ​​din begivenhed.

5. Multitasker

På forskellige stadier af arrangementets planlægningsproces er der mange opgaver, der forvaltes. Du kan forhandle en hotelaftale, møde med kunden for at diskutere potentielle gæstetalere, bestille en cateringfirma, interviewe lejeleverandører og udforske underholdningsmuligheder.Og det er kun for en begivenhed. Tilføj flere begivenheder i planlægningsfasen på én gang, og resultatet er en jongleringskendelse. Succesfulde begivenhedsplanlæggere skal vide, hvordan man effektivt multitasker og holder mange aspekter af arrangementet i bevægelse samtidig uden at nogen af ​​disse opgaver falder af vejen.

Succes ligger i evnen til at prioritere og fokusere på hver opgave i den prioriterede rækkefølge uden at blive distraheret af andre ting, der skal tendens til at blive overvældet af de mange ting, der har brug for din opmærksomhed. At være rolig, fokuseret og fleksibel er attributter til den succesfulde multitasker.