Sådan sikkerhedskopieres dine data (trin til Business Data Backup)

Databeskyttelse er afgørende for at beskytte din virksomheds kontinuitet. Hvis din eneste data backup er på en computer, og harddisken fejler eller er beskadiget af en strømstigning, er dine forretningsdata væk. Og at have papirkopier af forretningsdata er ikke tilstrækkelig databeskyttelse; hvad hvis dine forretningslokaler brænder til jorden eller oplever svær oversvømmelse? Endnu en gang kan de data, du har brug for til at fortsætte din virksomhed, blive uigenkaldeligt tabt.

For at få tilstrækkelig databeskyttelse skal du oprette et data backup system, der følger disse tre trin:

• arkiver forretningsdata regelmæssigt;
• oprette data backup på pålidelige medier;
• Hold opdaterede data backup på en sikker, off-site placering.

Grundreglen for databeskyttelse er, at hvis du mister dataene, vil det gribe ind i forretninger og gøre det nemmere. Du kan geninstallere softwareprogrammer, hvis du har brug for det, men det er umuligt at gendanne detaljerne i transaktioner eller virksomhedskorrespondance, hvis disse filer går tabt eller beskadiget uden reparation. Resten af ​​denne artikel beskriver hver af ovenstående trin, så du kan oprette et data backup system, der effektivt beskytter dine kritiske forretningsdata fra katastrofe.

1) Arkiver kritiske forretningsdata

Arkivering af forretningsdata er mere end et spørgsmål om god husholdning; det kunne være et spørgsmål om din virksomheds overlevelse. Der er to trin til arkivering af virksomhedsdata til succesfuld backup af data;

• identificere de kritiske data, der skal arkiveres
• og bruge en dataarkiveringsmetode på en regelmæssig tidsplan.

Hvad skal arkiveres i en data backup? Executables, såsom softwareprogrammer, behøver ikke at være. Du opretter ikke nye versioner af eksekverbare programmer, og som jeg har sagt, hvis et softwareprogram var tabt eller ødelagt, kunne du geninstallere det ganske let.

Dog skal alle filer, du har oprettet og / eller ændret, regelmæssigt sikkerhedskopieres. For mange virksomheder omfatter dette alt fra regnskabsfiler via e-mail.

Du kan forenkle din backup arkivering ved at holde alle de filer, der skal arkiveres på et enkelt drev på din computer. Antag for eksempel at du skal sikkerhedskopiere regnskabsfiler, tekstbehandlingsdokumenter, regneark, fotos og e-mail. At sætte simpelthen bogføring, Microsoft Office (herunder Outlook) og Paintshop Pro alt på D: / drevet gør det nemmere at arkivere alle de filer, du har oprettet eller modificeret ved hjælp af disse programmer. Alt du skal gøre er at sikkerhedskopiere drevet. Mens du ikke behøver at sikkerhedskopiere eksekverbare filer, gør det ikke ondt dem, hvis du gør det.

Når du har valgt de kritiske data, der skal arkiveres, er det nemt at installere og bruge et sikkerhedskopieringsprogram til at arkivere dine forretningsdata på en regelmæssig plan.

Jeg anbefaler at sikkerhedskopiere dine data om natten. Der er mange sikkerhedskopieringsprogrammer til rådighed, der giver dig mulighed for at indstille en tidsplan, der automatisk arkiverer dine data. Se efter backup-software, der lynlåser og krypterer filer for at spare diskplads og øge datasikkerhed.

Hvis det er muligt, backup over dit computernetværk, og gem dine data backup filer på en separat harddisk fra de originale filer.

Hvis dette ikke er muligt, fordi du har en selvstændig computer, skal du sætte dine data backup-filer i en separat mappe og øge din tidsplan for at lave fysiske sikkerhedskopier.

Hvilken slags fysisk data backup system er bedst til databeskyttelse?

Det andet trin i databeskyttelse er at skabe data backup - ikke kun en gang, men på en regelmæssig plan. Men før du gør dette, skal du være opmærksom på de forskellige backup-systemer, der er tilgængelige, og begrænsningerne for nogle backupmedier.

2) Oprettelse af fysiske data-sikkerhedskopieringer

Fysisk data-backup er nødvendig på grund af muligheden for computerfejl eller -skade. Selv en mindre ulykke som at spilde en kop kaffe på din bærbare computer kan ødelægge alle dine data, hvis det er det eneste sted, dine data befinder sig i. Du bør oprette fysiske data backup af dine virksomhedsdata mindst en gang om ugen, eller endnu oftere, hvis din virksomhed genererer store mængder nye data dagligt.

Der er flere metoder til at overføre dine sikkerhedskopieringsfiler til et andet medie, men nogle data backup systemer er mere pålidelige end andre.

Hvilke backupmedier skal du bruge?

Brug af USB-stationer (tommelfinger)

USB sticks stiger konstant og er meget nyttige til hurtig data backup. Selvom de ikke har kapacitet på eksterne harddiske, har de hurtige dataoverførselshastigheder og er meget bærbare. Du kan nemt sikkerhedskopiere data til et USB-drev og tage det offsite. Da de ikke har bevægelige dele, er USB-drev meget pålidelige.

Brug af eksterne harddiske til data backup

For små virksomheder er køb og brug af ekstern harddisk til data backup den anbefalede metode. Eksterne harddiske er billige sammenlignet med bånddrevsystemer. De er også nemme at bruge; Du skal blot sætte harddisken i computerens USB-port. De fleste eksterne harddiske leveres med backup software.

Brug af online backup-tjenester som data backup
Brug af online backup-tjenester gør sikkerhedskopiering af dine data nemt - hvilket er netop en af ​​grundene til, at cloud computing er ideel til små virksomheder.

Men er cloud data backup en god ide til din lille virksomhed? Der er også ulemper, blandt dem spørgsmålet om sikkerhed. Dine forretningsdata er følsomme; privatlivsproblemer er altid et problem med klientdata og intellektuel ejendomsret. Vælg din cloud backup-udbyder omhyggeligt, hvis du vælger denne metode.

Brug af bånd som data backup

Hvis du har store mængder data til sikkerhedskopiering (eller ønsker at lave og gemme regelmæssige komplette datalogiver til langsigtet lagring), er tape backups den bedste løsning. De er meget pålidelige, men er væsentligt dyrere end andre former for backup.

Brug af dvd'er som data backup
Brug af dvd'er som data backup er ikke længere populær. Tomme dvd'er er billige, og det er nemt at kopiere data på dvd'er. Dog har dvd'er en lav lagerkapacitet og er den mest upålidelige metode til alle de data backup metoder, der er angivet her. Hvem har ikke haft erfaring med at sætte en dvd i et drev for at finde ud af, at dataene er ulæselige og disken "virker ikke"? DVD'er har begrænset holdbarhed. Jeg anbefaler ikke denne metode til data backup til enhver lille virksomhed.

3) Sikkerhedskopiering uden for webstedet

De eneste virksomheder, der skal opbevare deres data backup på stedet, er dem med brandsikre, uforgængelige pengeskabe. Investering i et bånddrev eller ekstern harddisk og omhyggeligt overholdelse af en regelmæssig backup af data, hjælper ikke, hvis alle dine sikkerhedskopier af data er på ét sted, og stedet er ramt af katastrofe. Du skal gemme kopier af dine sikkerhedskopier off-site, hvis dine virksomhedsdata skal være helt sikre. (Cloud backup eliminerer ikke helt denne bekymring, men er bestemt bedre end mange fysiske steder.)

Mange virksomheder opbevarer deres sikkerhedskopier i sikkerhedskasser ved banker. (Gebyret for en sikkerhedsboks er fradragsberettiget, hvis du har brug for yderligere incitament.) Nogle små virksomhedsejere beholder flere data backupkopier af deres optegnelser i hjemmet hos forskellige venner eller familiemedlemmer. Det er ikke rigtig noget, hvor du vælger at beholde dem, så længe siden du vælger for sikkerhedskopiering på stedet, er sikker, og du har regelmæssig adgang til det.

Back It Up eller risiko for at miste det

Kør ikke risikoen for at miste dine forretningsdata. Det bedste forsvar mod en sådan katastrofe er korrekt databeskyttelse. Ved at oprette et sikkerhedskopieringssystem, der indeholder arkivering og sikkerhedskopiering af dine virksomhedsdata regelmæssigt og korrekt, sikrer du, at din virksomhed vil kunne vende uanset storm, der står overfor og fortsætte.