Digitale Computer File Management Tips

Holde styr på dine elektroniske dokumenter kan være en god opgave i dagens "kablede" verden.

Ud over at gemme dokumenter lokalt på desktops, bærbare computere eller mobile enheder bruger flere og flere virksomheder skyen til grundlæggende forretningsapplikationer og filopbevaring. (Se hvorfor Cloud Computing er ideel til små virksomheder og 5 ulemper ved Cloud Computing.)

Yderligere komplicering af lagerproblemet er behovet for mange virksomheder til at dele dokumenter mellem medarbejdere - inden for et kontor er dette typisk opnået ved hjælp af en filserver eller netværkstilsluttet lagerenhed (NAS).

Hvis der kræves delt mobiladgang, kan dokumenter gemmes i skyen og deles ved at tildele adgangstilladelser.

Organisationen er nøglen

Hvor dokumenterne er gemt, er det vigtigt at holde dem organiseret og opdateret. Målet med elektronisk filhåndtering er at sikre, at du kan finde det, du leder efter, selvom du leder efter det år efter oprettelsen.

De fleste forretningsfolk har på et eller andet tidspunkt været i pinlig stilling for at have et kundesamtal og ikke hurtigt kunne finde den relevante faktura eller andre vigtige kundedokumenter. Lige irriterende er scrambling omkring ved årsskiftet forsøger at finde dokumenter vedrørende virksomhedens regnskaber for revisor eller endnu værre, skattemanden.

Korrekt organisering af elektroniske dokumenter er særlig kritisk i et fælles miljø - hvis en af ​​dine medarbejdere er fraværende (midlertidigt eller permanent!), Skal du nemt kunne finde dokumenter, der oprettes eller styres af den pågældende person.

(Bemærk, at potentielt tab af data problemer med utilfredse, afgangsmedarbejdere er en yderligere grund til at beskytte dine forretningsdata. Se 6 Forretningsdatabeskyttelsesregler).

Disse tips til filhåndtering hjælper dig med at holde dine filer tilgængelige:

1. Brug standardinstallationsmapper til programfiler.

Brug standardfilplaceringerne, når du installerer applikationsprogrammer.

Under Windows er konventionelle programprogrammer under konventionen (Drive Letter:) -> Program Files-biblioteket. Installation af applikationer andetsteds er forvirrende og unødvendigt.

2. Et sted for alle dokumenter.

Placer alle dokumenter under en enkelt "rod" -mappe. For en enkelt bruger i et Windows-miljø er standardplaceringen Mappen Dokumenter.

I et fildelingsmiljø forsøger du at gøre det samme - oprettede en enkelt rodmappe (kaldet "Shared Documents" for eksempel) og gem alle dokumenter i undermapper inde i rodmappen. At have en enkelt placering for alle dokumenter gør det lettere at finde ting og at køre sikkerhedskopier og arkiver.

3. Opret mapper i et logisk hierarki.

Dette er skufferne på din computers arkivskab, så at sige. Brug almindeligt sprog til at navngive dine mapper; du vil ikke se på denne liste over mapper i fremtiden og spekulerer på, hvad "TFK" eller hvilken anden interessant forkortelse du opfandt betyder.

4. Nestmapper i mapper.

Opret andre mapper i disse hovedmapper efter behov. En mappe, der hedder "Fakturaer", kan f.eks. Indeholde mapper kaldet "2013", "2012" og "2011". En mappe, der er opkaldt efter en klient, kan omfatte mapperne "brugerdata" og "korrespondance".

Målet er at have hver fil i en mappe i stedet for at have en masse af forældreløse filer, der er opført.

Opret dog ikke komplekse, dybt lagrede mappestrukturer - hvor det er muligt, brug beskrivende filnavne i stedet.

5. Følg filen navngivning konventioner.

Nogle operativsystemer (f.eks. Unix) tillader ikke mellemrum i fil- eller mappenavne, så undgå dette, hvis dit computermiljø er blandet - brug understregene som en afgrænser (f.eks. Doe_John_Proposal. Doc.) Andre tegn som / ? : * | "^ er også forbudt i fil- eller mappenavne under Windows.

Brug beskrivende filnavne til nem identifikation og hentning, men gå ikke overbord - fil / stinavn har længdebegrænsninger, der varierer mellem operativsystemer. Under Windows er den maksimale fulde sti længde for en fil (f.eks. drevbogstav + mappens navn + filnavn) er 260 tegn.

Brug almindelige forkortelser, hvor det er muligt.

6. Vær specifik.

Giv filer logiske, specifikke navne og medtag datoer i filnavne hvis det er muligt. Målet ved navngivning af filer er at kunne fortælle, hvad filen handler om, uden at skulle åbne den og se. Så hvis dokumentet er et brev til en kunde, der minder ham om, at betalingen er forsinket, skal du kalde det noget som "overdue_20120115", snarere end noget som "brev". Hvordan vil du vide, hvem brevet skal, uden at åbne det?

Hvis du deler filer via e-mail eller bærbare enheder, vil du måske have filnavnet mere specifikt oplysninger, siden mappen informa tion vil ikke blive inkluderet i den delte fil. For eksempel hvis dit dokument ligger i Mine dokumenter Fakturaer 2014 Kunder Doe_John_20140416. doc og filen er delt eller sendt alle de modtagere vil se er Doe_John_20140416. doc og kan muligvis ikke fortælle, at filen er en kundefaktura uden at åbne den.

7. Fil som du går.

Det bedste tidspunkt at indsende et dokument er, når du først opretter det. Så kom i vane med at bruge dialogboksen "Gem som" for at indsende dit dokument såvel som navnet, og placere det på det rigtige sted i første omgang.

8. Bestil dine filer for din bekvemmelighed.

Hvis der er mapper eller filer, som du bruger meget, skal du tvinge dem til toppen af ​​fillisten ved at omdøbe dem med en! eller en AA i begyndelsen af ​​filnavnet.

9. Ryd dine filer regelmæssigt.

Nogle gange er det gammelt som i eksemplet på mappen "Fakturaer" ovenfor.Hvis det ikke er tilfældet, skal du holde dine mapper ryddet ved at rydde de gamle filer ud.

Gør ikke Slet forretningsrelaterede filer, medmindre du er helt sikker på, at du aldrig behøver filen igen. I stedet skal du i din primære samling af mapper under din rodmappe oprette en mappe med navnet "Old" eller "Inactive" og flytte gamle filer til det, når du kommer på tværs af dem.

10. Sikkerhedskopier dine filer regelmæssigt.

Uanset om du kopierer dine filer til et andet drev eller på tape, er det vigtigt at oprette og følge en regelmæssig sikkerhedskopi. Se de tre trin til et vellykket backup system.

God filhåndtering gør det muligt at finde det, du ønsker Easy

Håndtering af elektroniske dokumenter bør indgå i en overordnet dokumenthåndteringsstrategi for din virksomhed. En ordentlig dokumenthåndteringsplan skal omfatte alle aspekter af håndtering af dokumenter, herunder opbevaring, hentning, sikkerhedskopiering og sikkerhed.

Søgefunktionen er en vidunderlig ting, men det vil aldrig matche den lethed at kunne gå direkte til en mappe eller fil. Hvis du følger disse filhåndteringstips konsekvent, selvom du ikke ved, hvor noget er, ved du hvor det skal være - en stor fordel, når det kommer til at finde det, du leder efter. God filhåndtering praksis vil spare din virksomhed tid og penge.