Skriftlige formelle invitationstavler og materialer

Arrangement- og mødeplanlæggere forventes at bidrage til eller skrive formelle invitationskrifter og materialer til møder, incitamentsture og andre programmer, som de organiserer. Det behøver ikke at virke som en overvældende opgave, men det er vigtigt at følge visse trin for at følge ordentlig invitation etikette og undgå at savne vigtige detaljer for dine gæster.

Her er hvordan:

1. Opret et begivenhedstema. Før du skriver formelle invitationstegn og materialer, skal planlæggerne sørge for, at de har et lokkende tema for programmet. Følgende spørgsmål vil hjælpe med at starte brainstormingsprocessen: Er det en pædagogisk konference, seminar eller incitament tur? Hvor holdes det? Hvad er unikt med det pågældende rejsemål eller sted? Hvad er den grove tidsplan for arrangementet? Hvad er nogle af målene bag programmet? Hvorfor ville en deltager ønske at deltage? Disse spørgsmål vil bidrage til at etablere et stort arrangement tema.

2. Lav en elektronisk invitation. Mange formelle invitationskort og materialer til større begivenheder er nu flyttet til online registreringssystemer på grund af mængden af ​​vigtige begivenhedslogistik, der skal fanges under RSVP-processen: stavning af navne, kontaktoplysninger, kostbehov, handicapadgang, transport behov, program detaljer, aktiviteter information og mere. Bemærk: Mindre komplicerede begivenheder kan bruge en enkelt webside eller grafisk designbillede sendt via e-mail for at formidle begivenhedsoplysninger og RSVP-kontakter.

3. Opret en udskrevet invitation. Afhængigt af arten af ​​dit program eller begivenhed, kan invitationskortet tyde på, at du skal skrive formelle invitationstegn og noter for at lade dine gæster vide, at du virkelig værdsætter deres tilstedeværelse. Dette er anderledes end begivenhedsmaterialet; I stedet skal du overveje et simpelt invitationskort, der giver værdifuld information til din gæst, herunder værten og hans / hendes titel, temaet for arrangementet, dato (er) og / eller tid (er) og en RSVP-kontakt.

4. Skrivning af formelle begivenhedsinvitationer. Som en del af den elektroniske invitation skal du skitsere højt niveau information om programmet og arrangementet. For eksempel, hvis dette er en incitament tur eller multi-dag konference, vil du gerne medtage følgende: destinationen, hoved hotel / konference mødested, hovedemne, højttalere (herunder bios), tidsplan, aktiviteter, logistik og detaljer om registrering. Invitationsbreve og materialer skal give gæsterne en grund til at deltage, og altid medtage et opfordring til handling.

5. Invitation etikette begynder med destination / sted oversigt. Når man skriver formelle invitationstegn og materialer, er det altid sikreste at antage, at ingen har været på det sted, hvor du er vært for programmet.Det betyder at du skal skrive et kort overblik over destinationen og / eller hotel / facilitet / værneting hvor programmet holdes. Hvis du planlægger en flerdagsbegivenhed, skal du holde disse oplysninger så højt som muligt, men sørg for, at der er nok information til at give gæsten enestående indsigt om stedet, og hvorfor de bør investere deres tid der sammen med dig.

6. Invitation etikette kræver begivenhedsplanen. Hvis du planlægger en multi-dages begivenhed som et incitamentsprogram, skal invitationsmateriale indeholde så mange detaljer som muligt, så gæsterne på passende vis kan planlægge deres tid sammen med dig. Det betyder, at din invitation skal identificere ankomstmetoder og tidspunkter, hvor de forventes at deltage, tider for forretningsmøder og aktiviteter (og valg af aktiviteter), information om måltider og afgangsoplysninger.

7. Invitation etikette kræver aktivitetsbeskrivelser. Når du skriver formelle invitationstegn og materialer, giver du et overblik over de forskellige aktiviteter for at hjælpe gæsterne bedre med at bestemme, hvad der matcher deres interesser. Er dit golfprogram en 1/2 dag eller en hel dag begivenhed? Hvad er "floden" af flodløberne flydende? Hvad er den højde, hvor du er vært for arrangementet, og hvor højt vil det mountainbike-program tage dig? Hvad er længden på en maleri klasse, og hvad vil de lære?

8. Invitation etikette kræver oplysninger om møde logistik. Igen, forudsat at du er vært for et flerdagsprogram, skal gæsterne have oplysninger om hver af følgende punkter:

   • Flyreservationer
   • Hændelsesregistrering
   • Rumreservationer
   • Lufthavnsoverførsler > Beklædningskode
   • Vejr
   • Indtjekningsprocedurer
   • Ikke-refunderbare poster
   • Værtpersonalkontakter
   • Udvik den sidste arrangementsdagsorden.

9. Dette vil se anderledes ud end de indledende invitationsmaterialer, men skal gives til inviterede gæster ved ankomsten eller lige før deltagelse i en begivenhed. Det skal omfatte en time for time (det er fint at kombinere timer) oversigt over, hvad der er planlagt, når og hvor. Hvis du har flere uddannelsesspor planlagt samtidigt, er det nyttigt at skitsere disse spor i grupper, så deltagerne ved, hvilke emner der er planlagt, når og hvor. Opret begivenhedens velkomstbrev.

10. Mange planlæggere kæmper med de oplysninger, de skal eller ikke bør medtage i velkomstbreve. Det bedste råd er at holde velkomstmeddelelsen enkel og lade gæsterne vide, at de er velkomne og værdsat. Invitation etikette antyder, at brevet skal underskrives af den officielle vært for arrangementet. En af de mest oversete begivenhedsinvitationsartikler er afgangsbekendtgørelsen. Som en del af velkomstbrevet og eventuelle ankomstgaver er det vigtigt at vedhæfte detaljer om, hvordan gæsterne vil afrejse.

    Opret menukort.

11. Uanset om du planlægger morgenmad, frokost eller middag, værdsætter gæsterne altid at se menukort, der beskriver menupunkter for hvert måltid. Det giver dem noget at snakke om, når de samles med andre ved deres bord og giver ventetjenesten mulighed for hurtigt at få menuvalg fra gæsterne, hvilket hjælper med at holde planen på rette spor. Bemærk: Hvis du planlægger en særlig overraskelse under måltidet, som f.eks. Tematisk dessert til nogle unikke underholdning, er det nyttigt at holde disse genstande fra menukortet for at forbedre den særlige effekt. Opret anerkendelse gavekort.

12. Uanset om det er en ankomst gave eller en pude gave, bør hver værdsat gave have sit gavekort. Det er en mulighed for at styrke "tak" meddelelser og få dine gæster til at føle sig ekstra specielle. Det er nyttigt at indarbejde ordlyd og meddelelser, der afspejler selve arrangementets tema. Opret individuelle afgangsbeskeder.

13. På dagen før afrejse skal du aflevere meddelelser til værelser, der minder dem om, når de skal afrejse, herunder flynummer og afgangstidspunkt. Det giver mulighed for at løse eventuelle fejl i sidste øjeblik, der måtte være overset under planlægningen af ​​logistik.

    Tips:

Sørg for at have en god grafisk designer og en online registreringsproces. Udfordringen stadig i dag er, at der findes mange forskellige online registreringssystemer, men de kræver enten en masse tilpasning, eller brugen af ​​tredjepartssystemer betragtes stadig som en smule dyr pr. Derfor er mange planlæggere stadig afhængige af deres hjemmelavede værktøjer og ressourcer.

1. Find dig selv en stor papirvarer butik. Selv om organisationer bevæger sig mere og mere til brugen af ​​elektroniske kommunikationsformer, erstatter det stadig ikke de konsekvenser, som trykte invitationer og begivenhedsmaterialer leverer. Se efter brevpapir, der vil komplimentere dit arrangementstema, og variere stilarterne i papir og størrelser for at skabe mere interesse og drama. Dine gæster vil lægge mærke til indsatsen.
2. Opret en skabelon og replikér derfra. Planlæggere bør oprette en skabelon invitation brev og materialer, og blot opdatere nye begivenheder fra skabeloner af tidligere programmer og begivenheder. Selvfølgelig skal nye brevpapir, grafik, tekst osv. Vælges og bruges, så der kræves en vis mængde tilpasning hver gang.