Skriver en incitament tur eller Executive Retreat Agenda

Hændelsesplanlæggere er dem, der har til opgave at udarbejde en koncis, men informativ dagsorden for de møder og arrangementer, de organiserer, herunder dagsordener for ugens lange corporate retreats. Hvorvidt dagsordenen er for en dag med møder for filialforvaltere eller fire dage med teamopbygningsøvelser til nye lejemål, forbliver de grundlæggende elementer det samme.

Tips til skrivning af dagsordenen

Skrivning af en dagsorden for en begivenhed - især en flerdags begivenhed - er nogle gange udfordrende, fordi dagsordenen (eller en oversigt over rejseplanen) skal være kort, samtidig med at du giver alle nødvendige oplysninger.

De fleste deltagere vil trods alt være bekendt med de programmer, der tilbydes og ikke ønsker at sejle rundt om et omfattende dokument for at finde ud af, hvor de skulle være og hvornår. Det er dit job som en eventplanlægger, der gør deltagerne til livet så nemt som muligt.

De grundlæggende elementer i en dagsorden skal indeholde følgende oplysninger:

• Navn og sted for arrangementet.
• Dag og eksakt tidspunkt for hver begivenhed / aktivitet ned til kvarturen.
• Den slags begivenhed som f.eks. Kreativ hjernestormende session vs. en strategisk målindstillingssession vs. paneldiskussion med holdlederne
• Relevant information om arrangementet, f.eks. Hvordan man klæder til en sammenkomst, hvis det er en frokost, middag eller cocktailparty (dvs. business casual vs black tie)
• Tip: Lad altid deltagerne vide, hvor de kan finde yderligere oplysninger, såsom værtsorganisationens hjemmeside.

Præsentationsmøder-dagsordenformat

De fleste dagsordensformater har en overskriftsafdeling midt på siden med en til tre tekstlinjer med navnet på arrangementet, navnet på organisationen, der er vært for begivenhed og den dato, hvor begivenheden starter.

Dagsordenen organiseres derefter i to kolonner: venstre kolonne indeholder datoer og tider. På højre side er navnet på arrangementet sammen med detaljer om aktiviteten.

Din dagsorden skal være let at følge, og hvis det er en en-dags begivenhed, så prøv at få alt på en side. Husk, at den generelle rejseplan er en af ​​flere ting, du har til opgave at forberede sammen med andre formelle invitationsmaterialer som elektroniske og trykte invitationer.

Da deltagerne vil modtage flere stykker kommunikationsmateriale fra dig, vil der være mange muligheder for at give dybdegående information i et andet dokument.