Hvad skal man tale om i projektgruppemøder

Som projektleder skal du holde projektgruppemøder mindst en gang om måneden, ofte oftere. Du kan få dem en gang om ugen eller endda på hurtige projekter, dagligt.

Men ofte bringer du alle sammen - og om du gør det næsten eller personligt - vil dine projektholdsmøder regelmæssigt dække de samme emner.

Her skal du tale om, når du får dit projektteam sammen i et møde.

Projektstatus

Størstedelen af ​​ethvert projektholdsmøde vil være en diskussion om status for arbejdet. Dette kan tage flere former, men det mest almindelige går rundt om hver enkelt person og beder dem om at forklare deres fremskridt. Denne statusoversigt giver dig mulighed for at spore projektets status generelt.

Det er også en god ide at se frem: såvel som en statusrapport fra alle om, hvad de har gennemført, skal du spørge dem, hvad de skal gøre næste. Dette fører til en: "Og har du brug for hjælp til det? "Samtale, så holdet har en chance for at bede om og tilbyde hjælp til hinanden.

Projektproblemer

Projektproblemer er ting der er sket og forårsager et problem på dit projekt. Det kunne være alt fra ikke at have nok folk til en doven projektsponsor for ikke at have en forretningsmæssig sag. (Du har ikke en forretningsmæssig sag? Find ud af hvordan man skriver en her.)

Projektrisici

Tal om de projektrisici, som du i øjeblikket har på dit risikogalleri.

Derefter give folk mulighed for at markere nye risici, som de måske har identificeret siden sidste møde.

Hvis der opstår en ny risiko, skal du diskutere det som et hold og udarbejde dine næste trin.

Arbejdsbyrde

Dit holdmøde er et godt sted at diskutere medarbejdernes arbejdsbyrde på holdet. Hvem har for meget arbejde?

Hvem kan påtage sig mere? Har nogen lyst til at lære en ny færdighed og er denne færdighed demonstreret af en anden i den ikke alt for fjerne fremtid? Kunne de arbejde skygge?

Hvis ikke andet, giver denne diskussion dig besked om, at den arbejdsbyrde du tildeler til holdet, er OK. Hvis ikke, giver det dig en tidlig advarsel om, at du bliver nødt til at gøre noget ved det, f.eks. At flytte opgavetildelingen mellem individer for bedre at flette overhead på holdet som helhed.

Kommende fravær

Det er nyttigt at se på, hvem der er væk på ferie og helligdage, der kan påvirke gruppemedlemmernes evne til at påtage sig opgaver eller færdiggøre deres eksisterende arbejde. Ofte vil du opdage, at holdlederne ikke videregiver disse oplysninger til dig, og du er afhængig af individerne selv for at fortælle dig, hvornår de er slukket.

Det kan være alt fra planlagt sygefravær til en ferie, fædreorlov eller en nationalferie i deres land, som du ikke vidste om. Som du kan sige, er denne form for diskussion særlig vigtig for internationale og virtuelle hold.

Enhver anden virksomhed

Har altid tid i slutningen af ​​mødet for alle at hente yderligere punkter, der ikke var omfattet af hoveddiscussionen.

Du har muligvis ikke brug for denne gang, og i så fald kan du bringe mødet tæt på. Du kan dog godt finde ud af, at der er emner, du har overset, at andre føler sig vigtige og vil diskutere med holdet - det er hvad AOB (Any Other Business) er for.

Giv personen med AOB gulvet for at diskutere deres point. Hold øje med tiden, og hvis du føler at dette er en diskussion, der garanterer mere tid, end du kan give det lige nu, foreslår du, at varen er ordentligt dækket i det næste møde eller at du mødes separat for at tale om det i detaljer.