Hvad projektledere gør hele dagen?

Jeg bliver ofte spurgt, hvad en projektleder gør, fordi rollen er så bred. Her er min opgave som projektleder. Dette er hvad projektledere gør hele dagen.

Projektledere …

Udvikle den store ide

Projektlederens første opgave er at udvikle den store ide. Det har ikke altid været sådan her. Ikke så længe siden blev projektledere forventet at hente en fuldt udbygget idé, sandsynligvis en fuld forretningssag, og omdanne det til en projektplan, der kunne udføres.

I dag har projektlederens rolle udviklet sig noget, og du vil sandsynligvis finde dig selv involveret tidligere og tidligere i projektet, inden det endda er blevet et 'projekt'. '

Du arbejder sammen med projektsponsor for at uddybe ideen til at danne et indledende billede af projektet og finde ud af om det er muligt.

Sæt sammen Teamet

Hvis din store idé anses for gennemførlig, så er dit næste skridt at sammensætte et team, der kan arbejde på at gøre denne idé til virkelighed. Du skal bruge en række mennesker, der kan opfylde forskellige roller på et projektteam.

Ideelt set leder du efter fageksperter i hvert funktionelt område, men du skal også tage hensyn til tilgængeligheden. Projektledere kan ikke altid få det personale, de ønsker på et hold, fordi de eksperter er optaget på andre projekter. Hvis du ikke kan vente på, at de bliver tilgængelige, skal du arbejde med de mennesker, der er tilgængelige.

Du behøver ikke alle involverede i teamet hele tiden. Nogle funktionelle eksperter, som advokater eller pressemyndigheder, behøver kun at deltage i holdet på relevante punkter undervejs. En del af projektledelsens og ressourcestyringens færdighed er at sikre, at du giver dem besked om, at deres opgaver kommer op og derefter bringe dem hurtigere på projektet, så snart deres ekspertise er nødvendig.

At organisere, hvad der skal ske

Under projektinitiativet og de tidlige opstartstrin arbejder du med dit team for at definere præcis, hvad der skal gøres. Det indebærer at definere en klar definition for arbejdet og sikre, at alle forstår målene.

Det er værd at formulere alt dette med hensyn til forretningsværdi eller fordele: Med andre ord, forklar hvorfor du påbegynder dette nye stykke arbejde.

Leder Teamet

Nu har du sammensat dit team, og du ved alle, hvad du skal opnå sammen, det er projektlederens opgave at sikre, at hele teamet arbejder sammen for at opnå det.

Det er sværere end det lyder! Succesfuldt at lede et hold indebærer at forhandle udfordringerne i uenigheder, konflikter og være på toppen af ​​kommunikation hele tiden. Du skal motivere dit team til at gøre et godt stykke arbejde, selv når tiderne er hårde.Det indebærer også coaching, træning, mentorskab og udvikling af de mennesker, der arbejder på projektet, selvom de ikke direkte arbejder for dig. Det er ofte et overhead glemt på projekter, men husk at folk udfører bedre, hvis de føler at de respekteres og opfordres til at gøre deres bedste arbejde. Hvis du kan gøre dit projekt til et sted, hvor folk vokser og udvikler nye færdigheder, vil folk gerne arbejde med dig.

Ledende holdet indebærer også at etablere og styre samarbejde om holdet. Dette kunne være gennem online projektstyringsværktøjer eller ansigt til ansigt holdmøder, eller noget imellem. Samarbejde og opbygning af en følelse af 'team' vil hjælpe dine projektressourcer til at klare, når der er konflikt eller vanskelige tider på projektet, såsom en deadline, der pludselig fremføres.

Forvaltning af pengene

Projekter koster penge, og at være i stand til at sammensætte et projektbudget er en nøglefærdighed for en projektleder. Men din rolle slutter ikke der. Du skal kunne styre pengene og styre omkostningerne på projektet fremad.

Du kan gøre dette ved:

• Udvikling af skøn, der dækker alle de projektopgaver og ressourcer, der kræves.
• Arbejde med dine fageksperter for at sikre, at disse er omfattende og komplette.
• Brug dine estimater til at oprette et projektbudget.
• Brug dit budget til at forklare projektsponsoren og være klar over, hvor meget projektet skal koste.

Derefter kan du i hele projektet styre dine omkostninger gennem nøjagtig omkostningsstyring. Dette indebærer at sammenligne, hvad du bruger i det virkelige liv til de skøn og projektbudget, du samler. Forhåbentlig er de ikke for langt fra hinanden, men hvis du opdager en tendens til at bruge for mange eller forkerte skøn, så er du tid nok til at rette op med det, uden held. Du kan kun løse det, du bemærker, så god omkostningskontrol er vigtig.

Ekspert tip: God omkostningsstyring indebærer mere end blot sporing af udgifter. Du skal også overvåge mængden af ​​arbejde, der udføres på projektet. Det er kombinationen af ​​penge og opgaver afsluttet, der giver dig en oversigt over, om projektet bruger ud over sine midler.

At træffe beslutninger

Lad os få en ting lige: mens projektsponsor er der for de gigantiske beslutninger, er du projektleder og ansvarlig for størstedelen af ​​de beslutninger, der er truffet på projektet. Selv de store. Selv når du ikke træffer beslutningen, vil du fremsætte en anbefaling for hvilken beslutning du mener sponsoren skal tage, fordi du har alle detaljer og har brugt aldre i betragtning af det, og de har måske ikke evnen til at gøre at.

Engagerende interessenter

Ikke så længe siden talte projektledelseslitteraturen om 'stakeholder management'. 'I dag er det anerkendt, at du ikke kan' styre 'en interessent. Det er naivt og lidt fornærmende at tyde på, så vi snakker om at "engagere" dem i stedet.

I praksis er de involverede værktøjer ikke ændret - det er bare retorikken og den holdning, der er anderledes.Du vil stadig udtænke hvem interessenterne er på projektet, og om de er særligt kraftfulde eller indflydelsesrige i forhold til det arbejde, du laver. Udvikle en kommunikationsplan og sætte den i praksis.

Stakeholder engagement betyder at arbejde med de mennesker, der er berørt af projektet for at sikre, at de forstår de ændringer, der kommer.

Læs næste: Håndtere vanskelige interessenter (fordi ikke alle vil være lette at arbejde med).

Aflever projektets mål

Du vil gøre dette med involvering af dit team, og det er hvad alt arbejde har hidtil været førende.

At kunne levere effektivt på det, du lovede, er afhængig af at være meget klar over, hvad det burde være. Du skal dokumentere vigtige succesfaktorer og de foranstaltninger, der skal bruges til at vurdere, om du har opnået det, du har valgt at gøre.

Dette skal beskrives i projektets forretningssag eller projektinitiationsdokument (eller begge dele til forskellige detaljer). Derfor bør det være relativt ligetil at se, hvad disse mål er - det er mindre ligetil at sikre, at du leverer dem.

God planlægning, stærkt lederskab og evne til at se det store billede samt detaljerne hjælper uhyre.

Administrer overlevering til live

At levere projektets mål er ikke slutningen af ​​din rolle som projektleder. Det vigtigste ved udgangen af ​​gennemførelsesfasen er at sikre, at du giver en klar og fuldstændig overdragelse til teamet, som skal lede projektet fremad.

En god overdragelse betyder, at du kan tage et skridt tilbage. Du vil ikke længere være 'gå til' personen om projektet, og du vil være i stand til at gå videre til dit næste projekt og vide, at forretningsgruppen kan udnytte det bedste, du har leveret til dem.

Del Kendskabet

'Lærdom' er, hvordan vi beskriver, hvad der blev lært gennem projektet, som kunne bruges til andre initiativer i fremtiden. Projektlederen skal afholde et erfaringsmæssigt møde i slutningen af ​​projektet. Dette hjælper holdet med at vokse og opretholder organisatorisk viden. Det betyder med andre ord, at virksomheden gør de samme fejl igen.

Så det er det, en projektleder gør hele dagen. Din egentlige opgaveliste kan se lidt anderledes ud end denne liste, men i det væsentlige vil alle opgaver deraf bidrage til disse elementer af at være projektleder. Det er et omfattende og udfordrende job, men det er også varieret og et godt karrieremuligheder!