Hvad er en faktura og hvad indeholder den?

Hvad er en faktura?

En faktura, undertiden kaldet en salgsfaktura, er en faktura, der sendes af en udbyder af et produkt eller en tjeneste til køberen. Fakturaen opstiller en forpligtelse fra køberens side til at betale, idet der oprettes en tilgodehavende. Fakturaen er med andre ord en skriftlig verifikation af aftalen mellem køberen og sælgeren af ​​varerne eller tjenesteydelserne.

Fakturaer er en vigtig del af din virksomheds bogholderi og regnskabsregistreringssystem, fordi de registrerer salgstransaktioner.

Hvad indeholder en faktura?

De sædvanlige afsnit i en faktura omfatter:

• Dato at fakturaen blev oprettet. Glem det ikke! Datoen for fakturaen starter klokken, der tikker på kunden. Hvis du har vilkår (en frist for betaling), vil du medtage datoen, så alle ved, hvornår betalingen skal betales.
• Navn og adresser af kunde og leverandør. Hvis du opretter fakturaen i regnskabssoftware, kan du kun have brug for kundens e-mailadresse, men det er stadig en god ide at indsamle og inkludere den fysiske adresse, hvis du skal sende et rigtigt brev eller dokument.
• Kontaktnavne af enkeltpersoner på de to virksomheder (eller virksomhed og individ). Det er en god kunderelateringsregel for at sikre, at du staver navne korrekt.
• Beskrivelse af varer købt , enten produkter eller tjenester, inklusive priser og mængder. Ofte vil du have standard varebeskrivelser og lagernumre. Men vær så specifik og detaljeret som muligt, når du opretter fakturaen. Dette undgår forvirring og "jeg vidste ikke" problemer.

• Betalingsbetingelser. For eksempel kan udbyderen angive "netto 30 dage", hvilket betyder at hele beløbet forfalder inden for 30 dage.

Sådan faktureres en kunde

Du kan bruge online business accounting software, eller måske bruger du en fortrykt faktura, som du vil fuldføre. Processen fungerer på samme måde for begge faktureringsprocesser.

Du vil kun udarbejde en faktura, efter at du har afsendt eller leveret produktet eller tjenesten til kunden.

• Start med identifikation af kunden . I nogle tilfælde kan du også identificere en underkunder eller et job inden for dennes kundes fil.
• Inkluder tidligere dokumentnumre relateret til dette salg, inklusiv købsordre eller salgsaftale eller skøn.
• Identificer de genstande, der er solgt og leveret . Normalt vil du inkludere navnet på produktet eller tjenesten, mængde (eller tid, for tjenester) og sats (pr. Vare eller pr. Time). Hvis du bruger online-software, beregnes summen for hver vare. Dette er stedet, hvor du måske skal klassificere et emne som "backordered."
• Hvert element får sin egen linje, og summen af ​​alle linjer tilføjes.
• Dernæst vil du inkludere oplysninger om eventuelle indskud allerede foretaget af kunden eller rabatter < anvendt på denne faktura. Du vil måske gerne tilbyde kunder forskellige betalingsmetoder, muligvis rabat for at betale kontant.
• Inkluder de
• forsendelsesbetingelser for leverede produkter. Der er to typer : FOB-fragtpunkt eller FOB-destination. (FOB står for "gratis ombord".) Hvis vilkårene er FOB-fragtpunkt, betaler afsenderen (det er sælgeren) fragt. Hvis betingelserne er FOB-destination, betaler køberen forsendelsen . Det er også en god idé at bemærke, om kunden opfanger varen eller varerne, hvis der er spørgsmål om varen, der modtages. Inkluder de
• salgsbetingelser. Det vil sige hvornår vil du have køberen at betale og vil du give rabat for tidlig betaling? Vilkårene er udtrykt som denne 2/10 Net / 30. Det betyder, at du vil give en 2% rabat, hvis du betaler ment er modtaget inden for 10 dage, og hele saldoen forfalder om 30 dage. Fakturaer kan sendes eller mailes eller faxes til en kunde.

Når en kunde betaler, skal fakturanummer noteres på salgskvitteringen og matches med salgskvitteringen i din regnskabssoftware, så det er klart, at fakturaen er betalt. Betalingen tager det udestående beløb ud af din kundefordringskonto.

Fakturaer mod købsordrer

Fakturaer er nogle gange forvekslet med indkøbsordrer. Købsordrer (PO'er) er før transaktionen, og fakturaer er efter transaktionen. Indkøbsordrer optager en ordre fra en kunde til en leverandør eller leverandør. En faktura registrerer på den anden side kvitteringen for produktet eller tjenesten og som nævnt ovenfor

Nogle eksempler på fakturaer

Susan Ward, Small Business-Canada Expert, har en stikfaktura , som omfatter canadiske oplysninger, men det vil give dig en ide om, hvad en faktura indeholder . Allena Tapia, Freelance Writing Expert, har trinvise anvisninger for oprettelse af en faktura.