Hvad er udgifter til refusion på arbejdspladsen?

Omkostningsgodtgørelse er en metode til at betale medarbejdere tilbage, når de bruger deres egne penge på forretningsrelaterede udgifter. Disse udgifter opstår normalt, når en medarbejder rejser for erhvervslivet, men kan forekomme i andre arbejdsrelaterede situationer.

Rejseudgifter kan omfatte logi, fly, landtransport, tips til bellhops, måltider og andre hermed forbundne udgifter, som en medarbejder kan opleve undervejs.

Andre forretningsomkostninger kan omfatte sådanne ting som at tage kunder eller potentielle medarbejdere til frokost, købe bøger eller andet undervisningsmateriale, som arbejdsgiveren dækker eller køre udgifter til genbrug af virksomhedsejendomme.

Typer af udgifter, som en organisation vil refundere, findes i selskabets forretningsrejser, underholdning og generelle refusionsberettigede omkostninger i medarbejderhåndbogen. Bliv fortrolig med virksomhedens politikker, fordi din arbejdsgiver kan dække udgifter så varieret som renseri og gym medlemskab på udvidede ture.

Kunderunderholdning på forretningsrejser er en anden godtgørelsesomkostninger, men kender din virksomheds politikker, så du ikke overskrider nogen udgiftsgrænser. Du vil demonstrere gæstfrihed og høflighed uden at overskride arbejdsgiverens budget for sådanne udgifter.

Populære nu er firma kreditkort, der er betroet personer, der er senior-niveau medarbejdere og til andre medarbejdere, der ofte skal rejse til erhvervslivet.

I stedet for at betale for udgifter med egne penge, opkræver medarbejdere alt andet end tillæg og tips til firmaets kreditkort.

Dette er en hensigtsmæssig tilgang til omkostningsgodtgørelse for medarbejderen, da kreditkortregnskabet dokumenterer de nøjagtige udgifter uden at medarbejderen skal gemme kvitteringer og udfylde rejseudgiftsrapporter.

Udfyldning af en omkostningsgodtgørelsesrapport

I både tilfælde af virksomhedskreditkort brug og kontantbetaling vil medarbejderne sandsynligvis være nødt til at udfylde en udgiftsrevisionsrapport ved retur fra rejsen. Med firmaets kreditkort skal de forklare mindre end åbenbare afgifter, der vises på kreditkortregningen (meget lettere end at skulle udfylde en udgiftsrapport fra bunden). De vil også opkræve selskabet for de ekstra hændelser, de har betalt med deres egne penge eller kreditkort.

Når en medarbejder betaler kontant, skal han eller hun oplyse og til enhver tid retfærdiggøre enhver udgift, for hvilken der anmodes om refusion. Disse gennemgås ved bogføring, ligesom de erklæringer fra kreditkortselskabet. En uberettiget udgift, eller en, der er udelukket af virksomhedspolitik, refunderes ikke - dermed behovet for at kende din virksomheds politikker vedrørende forretningsrejser.

De fleste virksomheder fastsætter en dato, hvormed udgiftsrevisionsrapporter skal indgives for at sikre, at medarbejderne refunderes og for korrekt regnskab. Medarbejdere skal følge disse regler omhyggeligt, da nogle organisationer ikke refunderer udgifter, der er sendt efter deadline. Kend din virksomheds regler.

En anden metode til at betale medarbejdernes forretningsrejseudgifter er med en døgn.

En usædvanlig læserspørgsmål, der er relateret til omkostningsgodtgørelse

En læser spurgte: "Vores udenforsalgsmedlemmer har store territorier (flere stater) og rejser rutinemæssigt og kræver ofte overnatninger. Det blev bragt under min opmærksomhed gennem regnskabsafdelingen, at en salgsrepræsentant havde taget et kæledyr med dem på en sådan tur og opkrævet hotel selskabsgebyret til firmaets kreditkort. Hun hævdede, at hotellet ikke ville adskille gebyret, og hun havde planlagt at refundere selskabet. er dumbfounded og søger efter forslag til hvordan man håndterer denne situation. Mine HR instinkter fortæller mig at skrive denne medarbejder op for misbrug af selskabsmidler, men jeg modtager modstand fra salgsledelse, som vil have mig til at lave en specifik PET-politik.

"Vores brug af firmaets kreditkort angiver klart," Dette kort skal kun bruges til KOSTNADSKOSTNADER.

Personlig brug af kortet kan resultere i fortabelse af kortet eller opsigelsen. Desuden vil salgsrepræsentanter være ansvarlig for uautoriserede afgifter. "Har du skrevet om et sådant emne tidligere?"

HR Response:

Her er hvad du skal overveje. Gik medarbejderen til regnskab og forklarede problemet, at hotellet ikke var i stand til at adskille kæledyrsafgifterne? Eller blev hun fanget af en omhyggelig gennemgang af hendes udgifter i regnskabsføring? For det første er det svært at tro, at hotellet ikke var i stand til at adskille kæledyrsafgifterne. For det andet, hvis det ikke var muligt for hotellet at adskille gebyret for kæledyret, hvordan vidste hun, hvad man skulle betale tilbage til regnskabsføringen?

Hvis hun planlagde at betale dyrenes afgift, hvis hun blev fanget, og ikke frivilligt tilbudt at betale, fortjener hun disciplinære handlinger i betragtning af din politik. Dette vil også afhænge af, hvordan du tidligere har behandlet lignende situationer. Har andre ansatte refunderet selskabet for forskellige udgifter og ikke modtaget disciplinære foranstaltninger?

Ofte når man ser på en situation, finder man, at der er politik på den ene side og hvordan den er implementeret og anvendt på den anden side. Du ønsker ikke at behandle denne person anderledes end andre medarbejdere er blevet behandlet tidligere.

Disciplinær handling er ikke i orden, hvis andre medarbejdere simpelthen har refunderet selskabet tidligere til tilsvarende udgifter. Husk at jeg ikke er en advokat, så det er bare en HR-kollegaes mening.

Det anbefales ikke at lave en kæledyrsrejsepolitik, fordi det er et eksempel på, at virksomheden forstyrrer og overreagerer i en medarbejders personlige liv. Hvis medarbejderne ønsker at betale for deres kæledyr at rejse med dem, er det ikke selskabets bekymring.

Så længe kæledyret ikke påvirker omkostningerne til hvor de bliver eller deres evne til at deltage i forretningsformål med rejsen, er det ikke arbejdsgiverens forretning. Medarbejderen skal selvfølgelig betale yderligere gebyrer, som det kæledyr, der rejser.

Din rejsepolitik er lidt forvirrende og kan bruge styrken i delen om "ansvarlig for uautoriserede afgifter", når politikken allerede har angivet, at kun virksomhedens udgifter er tilladt.

Mere:

10 tips til at reducere omkostningerne ved forretningsrejser | Skal medarbejdere dele værelser? Ansvarsfraskrivelse:

Vær opmærksom på, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.