Krav til opbevaring af lønsedler for medarbejdere

Bevaring af lønseddelegister og anden medarbejderdokumentation er mandat af Arbejdsministeriets løn- og timedivision og Fair Labor Standards Act. Arbejdsgiverne skal holde styr på kompensation og fratrædelse, og interntjenesteservice kræver også, at du opbevarer lønsedelposter for alle nuværende medarbejdere i mindst seks år, efter at ansættelsen er afsluttet.

Hvilke Paycheck Records skal arbejdsgiverne have?

Du vil normalt beholde de fleste af de registre, der kræves i henhold til loven, bare i løbet af forretningen, så overholdelse bør ikke tage meget i vejen for ekstra trin eller arbejde.

Gennemgå de rekorder, du allerede har til at sikre, at du er i overensstemmelse med IRS og FLSA krav.

Optegnelser kan opretholdes i enhver form, herunder elektronisk. Følgende skal opbevares for alle ikke-fritagne medarbejdere og dem, der er omfattet af minimumslønkrav:

• Personlige oplysninger, herunder medarbejderens navn, hjemmeadresse, beskæftigelse, køn og fødselsdato, hvis han er under 19 år
• Timen og dagen, hvor hans arbejdsuge begynder
• Antal arbejdede timer hver arbejdsdag og hver arbejdsuge
• Samlet daglige eller ugentlige retid indtjening
• Regelmæssig timeløn for en uge, hvor overarbejde er arbejdet
• Samlet overarbejde for arbejdsugen
• Samlede lønninger betalt hver lønperiode > Betalingsdato og betalingsperiode dækket.

Ikke-fritagne medarbejdere skal udbetales mindst minsteløn og modtage overarbejde for timer arbejdede over 40 uger. En medarbejder kan være fritaget, hvis han er betalt mindst 455 dollar om ugen på lønbasis, og hvis han udfører visse jobopgaver, typisk administrativ, ledende eller ledelse.

Rentelønnen er den, der tjenes i de første 40 timer i en arbejdsuge.

Oplysninger, der kræves for undtagne medarbejdere, adskiller sig fra dem, der gælder for ikke-fritagne arbejdstagere, og der kræves særlige oplysninger for husstandens ansatte, for medarbejdere, der arbejder under usædvanlige lønordninger, for medarbejdere, til hvem der er indgivet logi eller andre faciliteter, og for medarbejdere, der modtager afhjælpende uddannelse.

Hvis nogen af ​​dine arbejdere falder ind i disse kategorier, skal du konsultere en advokat.

Skemaer du skal holde

Ud over lønseddelegister skal du opbevare et par andre dokumenter på filen for hver medarbejder.

En underskrevet kopi af hans W-4 formular, der viser føderalt tilbageholdenhed. Denne formular kan ændres mange gange, så sørg for at holde den nyeste form øverst.

• En kopi af enhver formular, som en medarbejder har godkendt fradrag på, herunder ydelser og særlige donationer som United Way eller andre velgørende organisationer.
• En kopi af medarbejderens oprindelige ansøgningsskema og eventuelle bilag, som et CV eller udskrifter.
• Optagelser om ændringer i lønniveauer, herunder kampagner eller demotioner, og årsagerne til disse handlinger.
• Hvad er den bedste måde at holde lønsedler på?

Vederlagsregistreringer, herunder dem, der dokumenterer alle arbejdstimer, ændringer i betalingsstatus og løntrater, skal opbevares i en separat fil.

Du skal også registrere alle ændringer, der er foretaget til løn og ydelser fra medarbejdere, herunder medarbejderindrømmelser. Du skal have skriftligt samtykke på fil for ethvert fradrag fra en medarbejders løn med undtagelse af FICA skatter og garnishments.

Susan Heathfield, human resources ekspert, har mere detaljerede oplysninger om, hvad der skal opbevares i en medarbejders personaleport.

Hvem er tilladt at se medarbejderposter?

De fleste virksomheder holder medarbejderoptegnelser i et begrænset område og tillader kun adgang til personer, der måtte have brug for at se registreringen på grund af deres ansættelsesranger eller stilling. Medarbejderregistre skal aldrig fjernes fra rekordrummet. Hvis du har mere end et par medarbejdere, vil du måske oprette en personalepolitik for adgang til medarbejdere, så medarbejdere fra medarbejdere ved, hvordan man svarer på anmodninger.

Ansatte bør have lov til at se deres egne poster. Du vil måske have nogen i rummet med en medarbejder, mens han ser sin egen rekord.

• Angiv, hvilke medarbejdere der kan se medarbejderposter. Adgang er normalt begrænset til medarbejdere i human resources afdeling og ledere og ledere over et vist niveau.
• Forskellige føderale og statslige revisorer kan få adgang til medarbejderregistre med henblik på revision. Du kan anmode om en warrant, før du tillader en revisor adgang til medarbejderposter.
• Advokater, der repræsenterer medarbejdere i retssager, kan få adgang i bestemte tilfælde. En øverste tjenestemand eller selskabets advokat bør verificere advokatens anmodning, før der gives tilladelse til at se optegnelser.