Sådan håndteres uanmeldte lønsedler i din virksomhed

Hvordan returnerer jeg uanmeldte vederlag til staten?

Du har sikkert hørt sætningen, "Lovens uvidenhed er ingen undskyldning." Det er et af de tilfælde, der illustrerer reglen: Du kan ikke holde uindbetalte medarbejderlønninger; du skal vende dem til din stat. Hvis du ikke var opmærksom på denne regel, vil du være efter at du har læst denne artikel.

Uopkrævede lønsedler er en særlig slags uopkrævet ejendom.

Hvis du sidder på uanmeldte lønsedler, er du (arbejdsgiveren) juridisk bundet af statens lov til at returnere uindbetalte lønsedler til den stat, hvor personen sidst arbejdede. Du kan blive bødet eller straffet, hvis du ikke returnerer checken, selvom personen ikke kan findes.

Hvorfor skal uopkrævede paychecks overføres til staten?

Princippet bag denne lov hedder "escheat" (det udtales som det ser ud i to stavelser: es-cheat.) Escheat betyder "overgivelse", og det er baseret på en fælles lov-doktrin der kræver uopkrævet ejendom returneres (overgivet) til staten, ikke opbevares af den person, der har det.

Hvad er reglerne for tilbagebetaling af medarbejderbetalinger?

Escheatlover varierer efter stat, men de fleste har krav om, at det selskab, der udsteder lønsedlen, skal gøre en indsats for at finde den tidligere medarbejder og omsætte lønseddelens beløb inden for et bestemt tidsrum (et års grænse fra det tidspunkt, hvor lønsedlen blev udstedt, er fælles).

Hvordan underretter jeg Ex-medarbejderen?

Send først et bekræftet brev til personens sidste kendte adresse (det er derfor, du har gode lønningsregistre, ikke?). Tiden mellem meddelelse og arkivering varierer fra stat til stat, men det er normalt ikke længere end 180 dage (ca. 6 måneder). Det vil sige, du skal give besked til personen, så vent ikke længere end den angivne tid, før du videresender lønsedlen til staten.

Afsendelse af et bekræftet brev betyder, at du har en post, hvis brevet ikke kan overføres. dette vil hjælpe dig med at vise den tilstand du gjorde din due diligence for at finde den tidligere medarbejder.

Hvordan sender jeg U-indbetalte Paychecks?

Hver stat har et andet krav. I Iowa skal du for eksempel forsøge at finde tidligere medarbejdere fra juli til september og sende din rapport senest den 1. november.

Hvordan finder jeg ud af Escheatloven for min stat?

Begynd med at søge på "escheat" og dit statsnavn. Eller du kan se på din statsspecialist, afdeling for indtægter eller skattekontor for at finde oplysninger.

Bizfilings har en liste over uopkrævede ejendomslovgivning af staten. Husk, at hver stat har forskellige krav. Etablering af en procedure for håndtering af uanmeldte lønsedler

Angiv en "gør" -notat på din lønningskalender for slutningen af ​​hvert år og kør en rapport, der viser oplysningerne for hver lønseddel.Tag de lønsedler, der ikke er blevet indbetalt.

• Send derefter de certificerede breve.
• Endelig skal du følge din stats krav til at returnere uanmeldte lønsedler til de tidligere medarbejdere, der ikke har indbetalt checks.