Video: Sådan virker Helpfindr - Find opgaver med Helpfindr 2024
Vi har alle gjort to-do lister. På en eller anden måde synes der aldrig at være nok timer på dagen til at udføre alle ting på din opgaveliste. Her er et system, der virker - og det kan også fungere for dig.
En liste er ikke nok
At lave en "ting at lave liste" er ikke nok. Du skal rangere dem. Du skal vide, hvilke opgaver der er vigtigere, så du kan fokusere på dem. Derefter skal du allokere ressourcer til disse ting, måle dine fremskridt og belønne dig selv for dine succeser.
Rangering
Liste over alle dine ting i et regneark, selv om du også kan gøre dem på papir. Du kan også sætte dem i din computer eller smartphone, skrive dem på din kalender eller indtaste dem i en tidsstyringssoftware.
Det første skridt er at liste alt, hvad du skal gøre. Derefter tildele en rang til dem, så du kan fokusere på de vigtige ting. (Se artiklen Pareto's Principle - The 80-20 Rule for en genopfriskning om hvorfor dette er vigtigt.)
Brug en A, B, C-rangering. A-listen er de ting, jeg skal få gjort i dag, før jeg tager afsted. B-listen er ting, du skal gøre, men ikke nødvendigvis i dag. Endelig er C-listen de ting, du har brug for for at finde tid til at gøre snart.
Du kan måske finde ud af, at ting på C-listen og endda B-listen bare ikke bliver færdige. I en Operations Manager position for flere år siden, fandt jeg mig selv mere og mere frustreret over min A-liste. Jeg var ikke alene ved at komme igennem det hver dag, som jeg altid havde før, men A-listen fortsatte med at vokse.
Det var da jeg regnede med, hvad jeg skulle gøre for at gøre min opgaveliste til mig, og jeg udviklede et system, som gjorde arbejde.
Time Management
Det var ikke nok at vide, hvad der var vigtigt; hvad lavede A-listen. Jeg havde også brug for at vide, hvor længe det ville tage, og hvor meget tid jeg skulle bruge på dem. Jeg tilføjede en kolonne til min opgaveliste med den anslåede tid hver opgave skal tage, og en tilstødende kolonne med den kumulative total.
Så gjorde jeg en simpel tidsstudie. Som jeg gjorde hver opgave skrev jeg ned hvad jeg gjorde og start- og sluttiderne. Jeg holdt styr på en hel dag. Så gentog jeg det et par uger senere på en anden dag. Det var ikke en udtømmende undersøgelse på nogen måde, men det gav mig lidt indsigt. Som Operations Manager blev meget af min dag optaget af afbrydelser - der handlede om begivenheder, der skete, kriser, der opstod eller problemer, der skulle løses. I gennemsnit forbruges disse afbrydelser fire timer om dagen. Da jeg typisk arbejder en ti-timers dag, forlod jeg mig seks timer om dagen for tingene på min opgaveliste.
Hver nat, før jeg forlod kontoret, ville jeg opdatere min opgaveliste. Jeg ville slette de ting, jeg havde afsluttet, delegeret eller nedgraderet, tilføj de nye ting, der var kommet op, omarrangere prioriteterne for at få de vigtigste opgaver øverst og tildele estimeret tid til hver.Så ville jeg gå ned på listen til den seks timers mark og tegne en linje. Det blev mit mål for den næste dag.
Beløn dig selv
Ofte faldt den linje et eller andet sted på min A-liste. Sjældent var det overalt i bunden. Men det var mit mål. Hvis jeg slog eller passerede linjen, gik jeg hjem, som om det var en produktiv og vellykket dag.
I stedet for at slå mig op over de ting, jeg ikke havde kunnet komme til, anerkendte jeg min succes efter at have mødt eller slået mit mål. Næste dag måtte jeg starte helt og igen og nå frem til det nye mål, men jeg gjorde det ud fra perspektivet af at bygge videre på tidligere succes snarere end fra frustrationen af, at jeg stadig havde mere at gøre, som jeg havde tid til at udrette.
Du har brug for et system
For at være succesfuld skal du udvikle et system til at styre din tid, så du kan få mere gjort i den tid du har. Hvis din målgruppe på din opgaveliste altid er tæt på toppen, vil din chef begynde at lede efter en anden, der kan arbejde lidt længere nede på listen hver dag. Nedenfor kan du tjekke nogle ressourcer for at hjælpe dig med at gøre et bedre arbejde med time management.
Administrer dette nummer
Angiv de opgaver, du skal gøre. Prioritere dem, der er vigtige, ikke bare haster.
Har en plan for, hvad du skal udføre hver dag. Arbejde mod den plan. Beløn dig selv, når du mødes eller slår dit mål.
Mere om Time Management på arbejdspladsen
- Sådan forbedres dine tidskompetencer
- Administrer din tid og boost produktivitet
- Et tidsstyringssystem, der virkelig virker
ÆNdre ledelsestips
Efterhånden som forandringshastigheden øges, er forandringsledelsen en grundlæggende kompetence, som personaleansatte og organisationsledere har brug for . Her er tips.
Hvordan man forhandler freelance-priser, herunder hvordan man beslutter, hvad man skal opkræve, projekt vs. > Hvordan man forhandler freelance-priser
CEOs, der laver 1000 gange mere end arbejdstagere, de laver
For mange virksomheder begår fejlen behandling af højtstående medarbejdere med større bekymring end de gør deres medarbejdere på lavere niveau.