Tips til at forberede din begivenhedssite før særlige begivenheder

Tillykke! Du har planlagt og udført din pre-event plan for din særlige begivenhed, og nu er selve arrangementets begivenhed ankommet.

Dette er et kritisk stadium i processen, som hver begivenhedsplanlægger skal være særlig opmærksom på - at få begivenhedsstedet klar til at sikre, at hele sagen slukker uden en hitch.

Bilparkering

Du skal sørge for, at dit websted tydeligt markerer din parkeringsplads for særlige arrangementer, og at deltagerne er blevet sendt et klart kort over den tilgængelige parkeringsplads, herunder foretrukne indgange og de områder, der er tættest på din begivenhed registreringsskranke.

Glem ikke at medtage detaljer om tilgængelige parkeringspladser.

Tip: Hvis der ikke er parkeringsplads specifikt afgrænset til tilgængelig parkering, er det en god idé at oprette dit eget område så tæt som muligt ved indgangen. Du kan gøre dette med trafikkegler og farvestråle om nødvendigt.

Hvis det er svært at parkere, skal du medtage detaljerede instruktioner til dine delegerede og sørg for at have parkeringsvagt eller klar skiltning på plads.

Sikkerhed

Hvis du planlægger at have et sikkerhedshold på stedet, er det vigtigt, at de ved præcis, hvad deres opgaver er, og hvad du forventer at de skal gøre.

Sørg for at give dem et skriftligt sæt instruktioner, der beskriver situationer, hvor de forventes at gribe ind eller styre. Synlig sikkerhed kan være en stor "komfortfaktor" for deltagerne ved en begivenhed, for eksempel, men dårligt kørt sikkerhed kan alvorligt komme i brand igen. Du må ikke risikere at skabe et negativt indtryk - kun handle med velrenommerede sikkerhedsfirmaer og sørg for at kontrollere referencerne grundigt.

Registrering

Tæller første indtryk. Effektiviteten (eller på anden måde) af din begivenhedsregistreringsproces sætter tonen til resten af ​​dine deltagernes oplevelseserfaring.

Husk, at hvis din registreringsproces suger og dine delegater står rundt med tiden på deres hånd og en mobiltelefon til hånd, er der en reel fare for, at de deler erfaringen med deres kolleger eller på sociale medier.

Her er nogle tips, som arrangementplanlæggere kan bruge til at hjælpe dig med at afbøde eventuelle negative tilbagemeldinger på dette afgørende stadium af proceduren:

• Tilbyde forudregistrering i de dage, der fører op til din begivenhed. Denne enkle ide kan tage meget af trykket fra dagen for selve arrangementet.
• Dit registreringsmedarbejder skal kende din begivenhed inde ude og kunne besvare eventuelle spørgsmål, som opstår hurtigt og effektivt.
• Tilby forfriskninger og snacks i registreringsområdet og sørg for, at du har nok plads og bord til rådighed, så folk kan udforske toteposer og endda vente på, at kolleger eller venner kommer frem.
• Vis instruktioner til download af din mobilbegivenhedsprogram for at sikre, at delegerede kan begynde at planlægge deres hændelsesoplevelse.

Audio / Visual

Tal med din hovedtalere, præsentanter og sponsorer for at sikre dig, at du har deres behov for præsentationsudstyr fuldt dækket.

Hvis de har til hensigt at præsentere dias fra deres egne bærbare computere, skal du sørge for at alle nødvendige stik er på plads. Du skulle have gennemgået disse præsentationer et par dage før selvfølgelig!

Dit team

Gennemfør jeres gennemgangsteam for at sikre, at alle er hurtige, og der er ingen sidste øjebliks tvivl eller huller i, hvad der forventes af dem.

Tip: Det er en god ide at køre en pre-con (prækonference) til den specielle begivenhed på dette stadium, herunder en genoptagelse af alt, hvad der kræves for at gøre arrangementet til en succes.

Tænk som en deltager

Endelig skal du sørge for at sætte dig selv i dine deltagers sko og overveje hele arrangementet ud fra deres perspektiv.

Har du dækket alt for at gøre deres oplevelse så glat og problemfri som muligt? Er noget potentielt forvirrende eller dårligt forklaret? Er der sidste øjebliks huller i din planlægning (være forberedt på dette)?

Uanset hvilken størrelse dine særlige begivenheder er, kan disse 6 tips til at forberede dit begivenhedssted før særlige begivenheder hjælpe dig med engagement, marketing og netværk. At gøre din begivenhed succesfuld starter med den rigtige plan.