De PowerPoint-dysers syv døds synder

Det er ikke overraskende Powerpoint © lysbilledshow er blevet normen for visuelle billeder i de fleste virksomhedspræsentationer. De er hurtige til at producere, nemme at opdatere og effektive til at injicere visuel interesse i præsentationen. Men de kan også stave katastrofe selv for erfarne præsentanter. Nøglen til succes er at sikre, at dit diasshow er et visuelt hjælpemiddel og ikke en visuel distraktion. For de bedste resultater, undgå disse fælles "syv døds synder" af Powerpoint © præsentationer.

1. Slide overgange og lydeffekter.
De bliver fokus for opmærksomhed, som igen distraherer publikum. Endnu værre, når en præsentation med flere effekter og overgange kører på en computer meget langsommere end den, den blev oprettet på, er resultatet en træk, næsten komisk afspilning. Sådanne gimmicks forbedrer sjældent den besked, du forsøger at kommunikere. Medmindre du præsenterer en science fiction-konvention, skal du lade den laserstyrede tekst ud!

Lad fade-ins, fade-outs, klud, persienner, opløses, tavler, skær, covers og splittelser til Hollywood filmskabere. Selv "bygger" (linjer med tekst, der vises hver gang du klikker på musen) kan være distraherende. Fokus på din besked, ikke teknologien.

2. Standard Clipart.
Død til skærmbønner! Powerpoint © er nu så meget udbredt, at clipartet med det er blevet en "visuel kliché. "Det viser mangel på kreativitet og en træt overholdelse af en standardformular.

Først skal du sikre dig, at du har brug for grafik til at forbedre din besked. Hvis du gør det, skal du bruge dine egne scannede fotografier eller grafik af bedre kvalitet fra firmaer som PhotoDisc. Screen capture kan tilføre realisme, når du præsenterer oplysninger om et websted eller computer program. To populære screen capture programmer er Snagit (www. Techsmith.com) til Windows og Snapz Pro (www. Ambrosiasw. Com) til Macintosh.

Begge er tilgængelige som shareware.

3. Præsentationsskabeloner.
En anden visuel kliché. Skabeloner tvinger dig til at passe dine oprindelige ideer til en andens færdigpakkede skimmel. Skabeloner indeholder ofte distraherende baggrunde og dårlige farvekombinationer. Hent en god bog på webgrafik og anvend de samme principper til dine dias. Opret dit eget særpræg eller brug dit firmalogo i et hjørne af skærmen.

4. Tekst-tunge lysbilleder.
Projicerede dias er et godt medium til at skildre en ide grafisk eller give et overblik.De er et dårligt medium til detaljer og læsning. Undgå afsnit, citater og endda komplette sætninger. Begræns dine dias til fem linjer med tekst og brug ord og sætninger til at lave dine point. Publikum vil kunne fordøje og fastholde nøglepunkter lettere. Brug ikke dine dias som talerens noter eller simpelthen at udarbejde en oversigt over din præsentation.

5. "Mig" Paradigmet.
Præsentanter scanner ofte et bord eller en grafik direkte fra deres eksisterende udskriftsmateriale og inkludere det i deres diasshowpræsentationer. Resultaterne er næsten altid suboptimale. Print visuals er normalt betød at ses fra 8-12 inches snarere end set fra flere fødder. Typisk er de for små, for detaljerede og for tekstlige til en effektiv visuel præsentation.

Det samme gælder for skriftstørrelse; 12-punkts skrifttype er tilstrækkelig, når teksten er foran dig. I et diasshow skal du søge mindst 40 point skrifttype. Husk publikum og flyt cirklen fra "mig" til "vi". "Sørg for, at alle elementer i et bestemt dias er store nok til at være let at se. Størrelse betyder virkelig noget.

6. Læsning.
En mundtlig præsentation skal fokusere på interaktive taler og lytter, ikke læsning af højttaler eller publikum. Kravene til talesprog og skriftligt sprog adskiller sig væsentligt. Sproget er kortere, mindre formelt og mere direkte. Læsning af tekst ødelægger en præsentation. Et relateret punkt har at gøre med uddelinger til publikum. Et af dine mål som præsentant er at fange og holde publikums opmærksomhed. Hvis du distribuerer materialer før din præsentation, læser din målgruppe håndbøgerne snarere end at lytte til dig. Ofte afhænger dele af en effektiv præsentation af at skabe spænding for at engagere publikum.

Hvis publikum kan læse alt, hvad du vil sige, er elementet tabt.

7. Tro på teknologi.
Du ved aldrig, når et udstyrsfejl eller uforenelige grænseflader vil tvinge dig til at give din præsentation på en anden computer. Vær forberedt ved at have en back-up af din præsentation på en cd-rom.

Endnu bedre er et compact-flash-hukommelseskort med en adapter til PCMCIA-pladsen i din notesbog. Med det kan du stadig foretage ændringer i sidste øjeblik. Det er også en god idé at forberede et par farvetransparenter på dine nøglebilleder. I værste tilfælde fungerer ingen af ​​teknologien, og du har ingen visualer til at præsentere. Du bør stadig være i stand til at give en fremragende præsentation, hvis du fokuserer på meddelelsen. Altid gøre dig fortrolig med præsentationen, praktiser den og vær klar til at engagere publikum uanset hvilken teknologi der er til rådighed. Det er næsten en tabt kunst.

Dr. Joseph Sommerville har tjent titlen "The Presentation Expert" for at hjælpe fagfolk med at designe, udvikle og levere mere effektive præsentationer. Han er chef for Peak Communication Performance, et Houston-baseret firma, der arbejder over hele verden for at hjælpe fagfolk med at udvikle kompetencer inden for strategisk kommunikation.