Ejendomsmægler og Agent Email Procedures

Hvis du er ligesom mig, bruger du din email-indbakke som en opgaveliste, og du forsøger at holde den ren. Eller du kan være i den anden ende med en udbulende indbakke hele tiden. Du skal være opmærksom på vigtigheden af ​​e-mail i nutidens erhvervsliv, og hvordan du bliver opfordret til at producere e-mails fra tidligere år.

Regeringen har e-mail-regler. :

I forbindelse med føderale retssager kan e-mails sandsynligvis og sandsynligvis blive afleveret i forbindelse med forsøget.

Da et stort antal af ejendomsmæglervirksomhedens aktiviteter på en eller anden måde styres af føderale regler, som f.eks. EPA og Fair Housing, kan du ikke ignorere det faktum, at du kunne ende i en føderal domstols handling og være forpligtet til at producere e-mail-poster.

Vær ikke en "Virtual Shredder!":

Det ville være en meget ubehagelig situation at møde en føderal dommer, der mistanke om, at du eller din agent måske forsætligt har slettet e-mails, der vedrørte transaktionen.

Tror ikke, at undskyldningen "Mit backup-system overskrev filerne" får dig af hagen. De fleste backupsystemers karakter er at slette de ældste data efter bestemte perioder eller et vist antal sikkerhedskopier.

Du har brug for en skriftlig politik:

Beskyt dig selv og mæglervirksomheden ved at udvikle en skriftlig e-mailretentionspolitik, der klart angiver procedurerne for indlevering af e-mails relateret til transaktioner. Sørg for at angive, at dette omfatter alle e-mails, indgående og udgående.

Som med din procedurhåndbog og eventuelle dokumenter af denne type, har alle nye agenter signeret, at de har læst, forstået og overholder disse e-mail-procedurer. Dokumentér regelmæssigt møder, hvor du gentager disse procedurer og instruerer om, hvordan du opfylder kravene.

Printet er godt - Digital er bedre:

Du kan kun angive, at hver e-mail skal udskrives og placeres i transaktionsfilen. Hvis det er gjort religiøst, er det værste tilfælde at kopiere et par hundrede sider til præsentation til retten.

En bedre tilgang ville være at også arkivere e-mails i noget digitalt format, uanset om det er på en ekstern harddisk, cd eller dvd. Med den lave pris på cd'er og dvd'er er en overordnet procedure at overføre filerne og placere disken i transaktionsfilen.

En sidefordel er det kald fra kunden, der ønsker en kopi af deres HUD-erklæring. Det er nemt at bare pope disken ind og sende den til e-mail.

Archiver Agent Emails:

Selv om Outlook er den dominerende email-løsning derude, har du agenter, der bruger Eudora, gratis online-systemer og andre. Med varierende niveauer af viden og alle disse systemer kræver det en vis planlægning at få e-mails til et langsigtet genopretteligt format og placering.

En metode ville være at have alle transaktionsemails videresendt eller kopieret til en transaktions e-mail-adresse. Med SmithToJones @ YourDomain. com, kan agenten sende indgående og "Cc / Bcc" udgående e-mails til denne transaktionsadresse. Nu er de på et sted, hvor mæglervirksomheden kan tage passende arkiveringshandlinger.

Digital filformat for fast ejendom E-mail er vigtigt:

Vis ikke i retten en cd med e-mails i et format, der ikke kan læses. Med softwareændringer og operativsystemer, der skifter ofte, arkiveres e-mails i et bredt accepteret format, der bør være på et senere tidspunkt.

Det mest udbredte format er langtfra Adobe Acrobat. pdf (står for "bærbart dokumentformat"). Adobe nye versioner har altid været i stand til at læse ældre versionsfiler, så du bør ikke overlades til et ubrugeligt arkiv i fremtiden.

Jeg bruger Gmail til erhvervslivet og kombineret med Evernote og en PDF-fil. Jeg har alle transaktionsemails i et enkelt dokument efter lukning.

Sådan gør du alt andet lige og stadig taber din virksomhed:

Som ejendomsmæglere og virksomhedsejere med agenter har vi ansvaret for, hvordan de udfører deres aktiviteter.

Det er ligegyldigt, om vi kun vælger de bedste og mest omhyggelige agenter. Alle gør fejl. Lad ikke en fejl koste dig store bøder eller endda din virksomhed, fordi din mægler ikke kan producere e-mails i forbindelse med en transaktion.

Metoder og procedurer til håndtering af e-mail arkiver er ikke dyre, og det vil ikke tage en stor indsats for at udvikle og håndtere de procedurer, der er nødvendige for at få denne vigtige funktion under kontrol.