Ejendomsdokumentdeling med Google Drev

Hvad er Google Drev?

Google Drev er en gratis tjeneste fra Google, der konstant overvåger filer på harddisken og bakker dem op til skyen. Jeg siger gratis, og det er op til 15 GB lagerplads delt på tværs af Gmail, Google + fotos og Google Drev. Så, hvor meget ledig plads du har, vil variere baseret på hvor meget plads du bruger til de to andre applikationer. Hvis du bruger Gmail eller andre Google-tjenester, skal du kunne tjekke din aktuelle lagringsbrug og det resterende antal på Google Storage-siden her.

Google Drive til ejendomstransaktioner

For at bruge Google Drev skal du installere det lille program på harddisken. Dette skaber en mappe, og eventuelle filer, du trækker ind eller gemmer i den pågældende mappe, kopieres automatisk til Google Drev i skyen. Du behøver ikke gøre noget, og det er en behagelig følelse at vide, at du har en sky backup af vigtige filer.

Afhængigt af hvor meget lager du har eller ekstra du vil betale for, kan du lægge så meget i denne mappe som du vil. Jeg betaler for 1 Terabyte plads, fordi jeg har lagt hele min mappe My Documents inde i mappen Google Drev. Det omfatter mine billeder, og da jeg bruger et Android-telefonkamera og har mine billeder automatisk gemt til Google +, bruger jeg meget plads. Men for at have næsten alt, hvad jeg backer op på denne måde, er det værd at $ 9. 99 / måned til mig for denne opbevaring. Der er billigere flere niveauer, hvorfra du kan vælge.

For fast ejendom gør du allerede sandsynligvis det grundlæggende ved at oprette en transaktionsmappe på din harddisk til hver transaktion. Du skal kun placere den mappe inde i mappen Google Drev for at få sikkerhedskopierne udført. Men hvis du er ligesom mig, er der nogle filer, som jeg ikke deler med klienten, såsom noter eller dokumenter, der er relateret til transaktionen, men ikke af interesse eller nødvendigt for klienten / kunderne.

Opret bare en undermappe i hovedtransaktionsmappen, måske kaldet Klientdokumenter, og du placerer alt, hvad du vil dele i den pågældende mappe.

Nu skal du kun gå til mappen Google Drive på internettet og bruge Share-indstillingen til at dele den relevante mappe med dine klienter. Sikker på, at du stadig kan sende dem dokumenter som vedhæftede filer, men det er dejligt at kunne fortælle dem, at de har adgang til alle dokumenter til enhver tid i den delte mappe. Når en aftale lukker, sender jeg en e-mail til mine klienter og fortæller dem, at de skal sørge for, at de henter alle dokumenter fra denne mappe, medmindre de allerede har arkiveret dem på en eller anden måde fra e-mails eller håndlevering.

** Advarsel: MEGET VIGTIGT - Skift standard "Kan rediger" -knappen til "Kan se."De kan stadig downloade emnerne. Men hvis du giver dem adgang til redigering, kan de slette eller på anden måde flytte disse filer til deres computer. Hvis de gør det, forsvinder de i din Google Drive-mappe og sikkerhedskopieres derefter og forsvinde fra din harddisk!!! **

På et tidspunkt i fremtiden vil du gå i pension med denne mappe for at frigøre plads, og du vil have dem til at vide, at de skal få de dokumenter, de ønsker inden for få måneder.

En anden grund jeg betaler for 1 TB lagerplads er, at jeg vil beholde transaktionsmapper i mindst det antal år, som min stat kræver, at jeg beholder papirfiler af transaktioner. På denne måde har jeg en papirfil , en harddiskmappefil og en online backupfil. Min stat, New Mexico, tillader nu elektronisk dokumentopbevaring, der ikke længere kræver papirfiler.

Ejendomsfiler fra første kontakt til afslutning

Vi ønsker alle, at hver viser førte til en lukning og provision, men vi ved alle, at det ikke er tilfældet re er dokumenter og e-mail-kommunikation, der måske eller måske ikke ender med at være et forspil til en transaktion. Ved at starte en mappe for hver kunde, der når udstillingsfasen, kan jeg simpelthen flytte den mappe til min transaktionsmappe senere for et komplet sæt dokumenter på ét sted.