Indkøb Organisationsstruktur

Indledning

Enhver virksomheds indkøbsfunktion er afgørende for virksomhedens succes. Ved at forhandle med leverandører kan en indkøbsafdeling få de bedste kvalitetsvarer til den bedste pris på den rigtige leveringstid. På den måde kan et firma sikre, at de har de dele, der er til rådighed for deres fremstillingsproces, hvilket igen gør det muligt for produktionsteamet at producere og levere kvalitetsvarer til kunden.

Den måde, hvorpå en indkøbsafdeling er struktureret, er direkte afhængig af, hvordan virksomheden opererer. At have en indkøbsorganisation struktureret på den forkerte måde kan føre til højere omkostninger til materialer og inkonsekvenser for produktion af færdige varer, hvilket kan føre til nedbrydning i kundetilfredshed.

Small Business

For små virksomheder er indkøb af materialer lige så vigtigt som for store virksomheder. En lille virksomhed opererer på en smule måde, og indkøbsprocessen kan være enkel, men skal stadig fungere effektivt. En lille virksomhed kan have en køber professionel, der skal anskaffe alle de elementer, der kræves til virksomheden. Fordelen ved en enkelt indkøbsfaglig er, at de normalt vil have et personligt forhold til sælgerne og kan handle hurtigt, når der opstår problemer.

De skal imidlertid sikre, at materialer ankommer, når de er påkrævet og til den rigtige pris.

Efterhånden som virksomhederne vokser, kan den enkeltkøbende professionel let blive overvældet, og det kan føre til deres manglende evne til at holde sig oven på leverandører og leverancer. Det er vigtigt for små virksomheder at forstå, at et voksende selskab skal sikre, at deres indkøbsafdeling vokser i skridt for at sikre, at de opretholder de effektiviteter, der var oprettet.

Centraliseret Indkøb

Større virksomheder vedtager ofte en centraliseret indkøbsstruktur med alle indkøbspersonale, der rapporterer til købsforvalter. Den centraliserede indkøbsorganisation vil imødekomme indkøbskravene for hele virksomheden. Hvis en virksomhed f.eks. Har syv fabrikker i USA, vil den centrale indkøbsorganisation være placeret på et sted og købe varer til alle syv fabrikker.

Der er en række grunde til, at virksomhederne ville vælge denne type indkøbsstruktur. Ved at have en enkelt indkøbsorganisation er virksomheden i stand til at udnytte den samlede udgift af virksomheden, når den forhandler med leverandører. Dette skal gøre det muligt for indkøbsafdelingen at fastslå de bedste priser og betingelser fra leverandører ved at tilbyde dem en forpligtelse til at købe i større mængder.

Centraliserede indkøbsorganisationer tillader også indkøbsfagfolk at specialisere sig på et område.For eksempel kan en købskonsulent arbejde med leverandører, der leverer stålprodukter, mens de, hvis de var i en mindre indkøbsafdeling, skulle arbejde sammen med leverandører fra mange brancher.

Virksomheder kan ofte lide centraliserede indkøbsafdelinger, da det giver dem større grad af kontrol over indkøbsprocessen.

Hvis indkøbene er spredt på tværs af organisationen, ville der være et langt større antal medarbejdere involveret i processen og mindre kontrol med indkøbsprocessen.

Decentralized Purchasing

Organisationer med mange steder kan vedtage en decentraliseret købsmodel. Dette tillader hver facilitet eller en gruppe af faciliteter at udføre deres egne indkøb. Denne indkøbsmodel kan være vellykket, hvor organisationens kultur er sådan, at hver placering fungerer som sit eget profitcenter eller har en virksomhed, der adskiller sig fra andre steder. For virksomheder, der har erhvervet virksomheder, der måske ikke er relateret til deres kerneforretninger, ville den decentrale indkøbsstruktur være mere passende. Lokale indkøbsorganisationer vil ofte fungere på samme måde som små forretningsmodeller, hvor de vil have tættere forbindelser til lokale leverandører og kunne reagere hurtigt, når det er nødvendigt.

Hvor faciliteter kræver levering af varer på et øjebliks varsel, er den centraliserede købsmodel ikke hensigtsmæssig. Hvis en lagerbeholdning er overhængende, og fremstillingen stoppes, kan en lokalleverandør ofte levere samme dag, mens centraliseret køb sandsynligvis vil behandle en national leverandør, som ikke kan tilbyde det samme svar.

Mange virksomheder har forsøgt at vedtage en blanding af centraliseret og decentraliseret indkøb, hvor faciliteter har indkøbsansvar for visse kritiske produktionsartikler, men den centrale indkøbsorganisation har til opgave at købe ikke-kritiske varer.