Skabelon for Udestående Kontrolbrev

Brevet nedenfor kan bruges til at kommunikere med personer eller organisationer, der ikke har aflagt checks. Kopier og indsæt teksten i dit brev, og gennemgå med din advokat for at afgøre, om det vil overholde lokale love og due diligence krav.

Opdater informationen mellem parenteser ("[" og "]"), der passer til dine behov.

Udestående kontrolmeddelelse

[Dagens dato]

[Betalingsadresse]

Dear [Payee],

Vores registreringer viser, at vi har udstedt en betaling til dig for mere end 60 dage siden, og checken er stadig udestående.

Detaljerne for denne betaling er under:

• [Betalingsdato]
• [Check nummer]
• [Betalingsbeløb]

Bemærk, at vores politik er at annullere udestående checks efter 90 dage. Derudover kan statsloven kræve, at vi overfører disse midler til staten [Statens navn] som uopkrævet ejendom, hvis vi ikke modtager dit svar inden [Deadline]. Hvis du har checken, skal du straks deponere den. Hvis checken er gået tabt eller ødelagt, og du har brug for en udskiftning, bedes du bekræfte nedenstående oplysninger og returnere dette brev til os så hurtigt som muligt.

Giv venligst en ny check for den ovenfor omtalte betaling. Jeg har ikke forsøgt at forhandle denne check og vil ikke forsøge at gøre det. Hvis jeg finder den ovenfor omtalte check, returnerer jeg det straks til [Company Name]. Jeg bekræfter, at jeg har ret til midlerne.

Signed,

___________________________
[Betalingshaver Navn]

Dato: _______________

Ring venligst til os på [Telefonnummer] med spørgsmål.

Med venlig hilsen
[Virksomhedsrepræsentant]
[Virksomhedsadresse]

Vigtige oplysninger

Du kan desværre ikke holde midler, når kontrollerne går udenom. Hvis modtageren havde ret til disse midler, har de (eller deres arvinger) stadig ret til pengene. Når midler ikke hæves, skal de ofte overføres til staten til opbevaring (kendt som escheatment), indtil de hævdes.

Hvis du driver en virksomhed, skal du sørge for at kontrollere med stats- og industriministerne for at kontrollere de krav, der gælder for din check. Du skal muligvis inkludere visse sprog eller følge andre regler vedrørende uopkrævet ejendom. Lønkontroller kan være forskellige fra checks til leverandører.

Du behøver ikke bruge det nøjagtige format ovenfor. Nogle organisationer foretrækker at bruge en separat formular, hvor modtageren kan anmode om genudstedelse af en forældet dateret check. Derudover vil du muligvis inkludere muligheden for, at modtageren anmoder om, at du ikke genudsteder checken, da de kan have en legitim grund til ikke at deponere checken.

For at lære mere om ukontrollerede checks generelt og hvorfor de er vigtige, se Basics of Outstanding Checks.

Den bedste måde at finde ud af om disse ting er at holde gode bøger: forene dine bankkonti jævnligt, og følg op på betalinger, der er gået for lang tid.Hvis du bare holder pengene (med vilje eller ej), kan du åbne døren for flere problemer og øget kontrol fra regulatorer.