Administrativ assistent eller eksekutivsekretær?

Den gode nyhed er, at din virksomhed er vokset nok, at du nu har brug for hjælp til at styre de daglige opgaver, så du kan få tid til at fokusere på den fortsatte udvidelse af virksomheden. Dette er en vigtig overgang i den måde, du vil drive forretning på, fordi det vil kræve, at en betroet medarbejder, som du ansætter, nu vil være ansvarlig for nogle kritiske beslutninger såsom hvordan din tid bliver brugt, og hvilken type rejsearrangementer der vil blive lavet, for at nævne et par stykker.

På nuværende tidspunkt har du sandsynligvis overvejet, om du virkelig skal ansætte og betale en anden medarbejder til at hjælpe med i dit arbejde. Før du skriver en jobbeskrivelse og begynder at interviewe, skal du tage dig tid til at overveje, om du kan udføre nogle eller de fleste af de funktioner, som en administrativ assistent eller generalsekretær kan ved hjælp af teknologi.

Hvad adskiller dette kontorjob fra de andre mere kontorlige og rutinemæssige kontorjob er ansvaret og fortroligheden i forbindelse med denne position. Ud over de grundlæggende kontorfunktioner er den administrative assistent eller generalsekretær også ansvarlig for at skrive / udarbejde rapporter, organisere / planlægge møder, gennemgå indgående korrespondance for at bestemme dens betydning, udarbejde dagsordener for vigtige møder, lave rejsearrangementer og udfylde hullerne at gøre det, der er nødvendigt, såsom arkivering for at holde dig organiseret og derfor fokuseret på dine jobopgaver.

Titlen og betalingen for denne person bestemmer, hvor højtstående deres rolle vil være:

• Administrativ assistent på administrativt niveau
• Administrativ assistent
• Senior administrativ assistent
• Executive Secretary > Senior Executive Secretary
• Office Manager
• Senior Office Manager
• Da størrelsen på et firma stiger, øges behovet for en person, der er meget organiseret og kan udføre en lang række opgaver.

Dette er især nødvendigt for de ledere, der driver virksomheden for at opretholde et højt niveau af fortrolighed og integritet for den virksomhed, der udføres. Derfor er dette en kritisk position i virksomheden og en, der skal kræve en tankevækkende jobbeskrivelse og ansættelsesproces.

Den første opgave ved hånden er at forberede en jobbeskrivelse til den nye udlejning baseret på de arbejdsområder, som du ansættelseschefen mener bedst kan behandles af en anden for at du kan fortsætte med vækst og ledelse af selskabet. Der er forskellige versioner af jobbeskrivelser som denne, men i sidste ende kun du ved, hvad du skal bruge, og derfor vil der være behov for en vis tilpasning for at skabe en jobbeskrivelse, som du er fortrolig med, og som adresserer dine personlige præferencer.

Efter at have oprettet en jobbeskrivelse, skal du finde et sted for at reklamere for jobbet, f.eks. På Indeed. com eller monster. Det har været min erfaring, at kandidater straks vil begynde at ansøge om stillingen, hvis du har formuleret det korrekt og har beskrevet den type arbejdsmiljø, hvor de vil arbejde. Så sørg for at jobbeskrivelsen, der oprettes, ikke gør jobbet uinteressant.

Det skal være godt skrevet og tiltrækkende for at tiltrække de rigtige kandidater.

Når du har dine bedste kandidater, er det næste skridt at interviewe dem, og ideelt set er dette et ansigt til ansigt-interview, fordi denne kandidat, hvis den er ansat, vil have en høj ansigtstid med dig, og det er bedst at vide om det passer så hurtigt som muligt. Brug disse interviews spørgsmål til at guide processen.

At finde den rigtige administrativ assistent eller eksekutivsekretær kan gøre hele forskellen på din arbejdsdag og i høj grad, hvor heldig du vil være, når du har tid til at fokusere på og styre din virksomhed.

Andre jobbeskrivelser:

Receptionist:

Medicinsk sekretær eller administrerende assistent:

Kasse: