Administrativ assistent eller administrerende direktør

Både eksekutivsekretærer og administrative assistenter yder avanceret administrativ støtte til en eller to ledere eller ledere. Men hvad adskiller disse kontorstillinger fra andre mere kontorlige og rutinemæssige kontorjobs er ansvaret og fortroligheden forbundet med dem.

Ud over de grundlæggende kontorfunktioner er den administrative assistent og den administrerende sekretær også ansvarlig for at skrive eller udarbejde rapporter, organisere og planlægge møder, gennemgå indkommende meddelelser for at bestemme deres betydning, udarbejde dagsordener til bestyrelsesmøder, lave rejsearrangementer, udarbejde møde minutter, forskning, forberedelse af korrespondance og overvågning og uddannelse af juniors kontorpersonale.

Disse roller kan kræve forskellige niveauer af erfaring og have nogen af ​​disse lignende jobtitler:

• Administrativ assistent på administrativt niveau
• Administrativ assistent
• Senior administrativ assistent
• Executive sekretær
• Senior Executive Secretary
• Office Manager
• Senior Office Manager

Bemærk: Juridiske og medicinske assistentstillinger er helt forskellige og kræver særlig uddannelse krævet i det erhverv, hvor de arbejder.

Forskelle mellem administrationsassistenter og administrerende sekretærer

De øverste sekretærers og administrative assistents rolle har betydelige overlapninger, og forskellene i rollerne kan variere efter organisation. I nogle tilfælde fokuserer den administrerende sekretær på flere administrative opgaver for en leder eller ledere, såsom mødeplanlægning, rejseplanlægning, håndtering af skriftlig kommunikation og endda bogføring. En administrativ assistent kan fokusere på flere forretningsdrift opgaver og tage mere af en ledende rolle i nogle kapaciteter, skabe dagsordener for møder eller konferencer, administrere budgetter og håndtering af sælger fakturering.

Administrative assistenter kan blive pålagt at have en mere specialiseret uddannelse i nogle tilfælde, hvor styring af forretningsaktiviteter er kritisk.

Kernejobsfærdigheder

Både eksekutivsekretærer og administrative assistenter har et grundlæggende sæt jobkundskaber, der er afgørende for hver rolle. Disse omfatter ekstraordinære organisatoriske færdigheder, fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner, samt en stærk opmærksomhed på detaljer og professionalisme.

De skal have teknisk færdighed med kontorautomatiseringsværktøjer, herunder software-essenser som Microsoft Word, Excel og PowerPoint, samt bogføringsværktøjer som QuickBooks.

Administrativ assistent eller eksekutivsekretær i et lille kontor

I et lille kontor udføres ansvaret for en administrativ assistent eller en administrationssekretær normalt af en række kontoransatte.Nogle arbejde kan faktisk udføres af virksomhedens ledere selv, og administrativ assistent eller executive sekretær roller kan omfatte en større række ansvarsområder, som det er nødvendigt i den mindre organisation.

Administrativ assistent eller eksekutivsekretær i et mellemstore kontor

Da størrelsen af ​​et firma stiger, øges behovet for en person, der er meget organiseret og kan udføre en lang række opgaver. Dette gælder især for ledere, der driver virksomheder, der kræver høj grad af fortrolighed og integritet for den virksomhed, der udføres.

Administrativ assistent eller generalsekretær i et stort kontor

Det er almindeligt, at et stort kontor har flere administrative assistenter og / eller administrerende sekretærer. Ved denne virksomhedsstørrelse er det normalt nødvendigt at have en kontorchef, som koordinerer det personale, der servicerer virksomhedens ledere.

I nogle tilfælde vil en administrativ assistent ledsage executive på lange forretningsrejser for at hjælpe med mødearrangementer, planlægning og andre vigtige organisatoriske opgaver.