HR Best Practices for Communicating Benefits via e-mail

Vi lever i en moderne verden, hvor informationer glider rundt om i verden fra en person til den næste på få sekunder. Elektronisk post (e-mail), tekstbeskeder og virtuelle møder har erstattet telefon- og sneglepostkommunikation i de fleste virksomheder. Selv medarbejderafdelingen er mere tilbøjelig til at sende en hurtig email til at sende en vigtig opdatering til flere personer på én gang på grund af dens effektivitet.

En nylig undersøgelse fra Adobe angiver, at årtusinder, den store gruppe af medarbejdere på arbejdspladsen nu, foretrækker e-mail-kommunikation. Derfor er det et must at have en plan om at kommunikere vigtige medarbejderydelsesopdateringer.

5 måder at få mere ud af gavn Kommunikation med Email

Der er stadig nogle faste regler, der gælder, når der sendes medarbejderydelsesoplysninger via e-mail og andre former for digital kommunikation. Disse regler er udformet til at udføre to ting:

• Sikre sikkerheden ved personlig information (PHI) af alle involverede
• Giv klar kommunikation om medarbejderfordele til slutlæseren

For at hjælpe dit HR-team effektivt med at bruge e-mail til kommunikationsfordele data, her er nogle bedste praksis at indføre nu.

# 1 - Kend specifikt hvad du vil kommunikere via e-mail

Et af de primære mål at kommunikere fordele via e-mail er at få information ud til mange mennesker på én gang uden at ofre meget tid .

Det er dog vigtigt at forstå, hvad du skal kommunikere pr. E-mail. Husk at modtagere af e-mail sandsynligvis vil bruge omkring 10 sekunder eller mindre at læse det. Gør dette ved at oprette en fokuseret kampagne, der er rettet mod en bestemt besked. Hold informationen konsekvent og begrænset til en central ide.

Hvis du har mere at dække, send det ud i en følgeseddel, så folk faktisk tager sig tid til at læse det. Også, før du sender en email, skal du forstå, om meddelelsen er bedst afleveret via e-mail, eller hvis der er brug for et andet format. Nogle mennesker reagerer bedre på andre former for kommunikation.

# 2 - Brug korrekt e-mail etikette og grammatik

Det skal selvfølgelig sige, men som en fordel for kommunikationsekspert bør du altid bruge den bedst mulige grammatik og e-mail-etikette. Brug en iøjnefaldende email emnelinje. Brug en blind kopi, når du sender emailen til et stort antal medarbejdere på én gang for at beskytte personlige emailadresser. Start med et simpelt format til din e-mail, der indeholder en hilsen, en kort introduktions sætning, understøttende detaljer og en ompakning af sætning, der indeholder en opfordring til handling (hvis det er nødvendigt). Brug bolding til deadlines eller datoer, og angiv den fulde URL for eventuelle tilmeldingslinks, fordi nogle email-udbydere ikke oversætter dette godt til modtagere.Vedhæftede filer kan ende i spam, så brug dem sparsomt. Giv medarbejderne de oplysninger, der er relevante for, hvad e-mail-meddelelsen siger.

# 3 - Tilføj et andet niveau af kommunikation til indsatsen

Husk, at e-mails i vid udstrækning ignoreres af forbrugerne, fordi det rent antal af dem dagligt modtages i millioner af indbakke hver dag.

Også forstå, at folk ofte har brug for at høre en besked i flere forskellige formater og flere gange, før de handler om dem. Som fordel kommunikator vil du bruge flere former for kommunikation til at formidle vigtige meddelelser til medarbejdere. Tænk på din kommunikationsstrategi som at have flere lag. Videoer, skriftlige materialer, postkort og andet medium kan nå medarbejdere. Gør al kommunikation tilgængelig for dem der kan have handicap eller sprogbarrierer.

# 4 - Giv nemme at læse billeder til at understøtte din besked

Ud over den digitale kommunikation, du udsteder, skal du sørge for at fremme vigtige nyttehændelser og deadlines med onsite marketing-visuelle billeder. Hvis der for eksempel åbnes indskrivning, skal du begynde at lægge plakater på steder, hvor medarbejdere kan se dem, der snakker om denne gang.

Et andet eksempel kan være at fremme virksomhedens wellness-program med plakater og flyers, der taler om sund livsstil. Kontinuerlig bevidsthed og uddannelse af fordele ved hjælp af visuelle og markedsføringsværktøjer som plakater, flyers og videoinformation er, hvad der gør fordelene til kommunikation mere effektiv. Centrere markedsføringen omkring medarbejdernes behov, deres sundhedsmæssige bekymringer og værdien af ​​de fordele, som virksomheden giver.

# 5 - Giv medarbejderne al den information, de har brug for for at få mere support.

Et af de problemer, der opstår i e-mails med fordele, er, at den kritiske information er utilsigtet af den person, der sender den. At udelade kontaktoplysninger, fordele telefonnumre, og et link til at finde flere detaljer om ydelsesplaner eller satser er aldrig en god idé. Vær sikker på at bevise e-mailen og tænk på at læse den fra læsernes perspektiv. I det mindste skal du medtage oplysninger om, hvem der skal kontakte fordele og en hjemmesideadresse, hvor læsere kan få flere oplysninger.

Fordele kommunikation er bare en af ​​de mange faktorer, som en e-mail-besked kan tjene, men være klog, før du læner på denne form for messaging hele tiden. Bland ting op og brug tipsene ovenfor for at få mest muligt ud af dine medarbejderfordele kommunikationsindsats.

Billedkredit: Fotolia