Hvordan din begivenhedsplanlægningsliste stopper udsættelse

Udskyder du at komme i gang med at planlægge din begivenhed?

I eventplanlægning er udsættelse din fjende. Som begivenhedsplanlæggere begynder vi vores arbejde flere måneder (endda et år!), Før en eventuel begivenhed finder sted. Udryddelse i dette erhverv kan være dødelig og kan koste dig penge og din virksomhed. Heldigvis kan du med en omfattende begivenhedsplanlægningsliste ved din side erobre procrastination og lade den være død i sine spor.

Alle har udskudt sig på et eller andet tidspunkt. I arrangementplanlægning er det let at blive overvældet af de mange opgaver, der skal udfyldes. Dette kan føre til slet ingen handling, da du er usikker på, hvor du skal begynde.

En af de største fordele ved planlægningen af ​​en vellykket begivenhed er imidlertid at begynde at planlægge tidligt. "Den tidlige fugl får ormen" og andre idiomer minder os om, at den første til at komme frem til showet, er ofte den, der får det bedste sæde i huset. Eventplanlæggeren, der begynder at planlægge tidligt, har en bedre chance for at være vært for en vellykket, mindre stressende begivenhed.

Arrangementplanlægning Arbejde kan ikke afvente

Arrangementplanlægning involverer koordinering af mange forskellige bevægelige dele og styring af mange detaljer i forskellige faser af en begivenhed. af disse opgaver kan ikke afsluttes et par dage før din begivenhed. Afhængigt af typen af ​​begivenhed og omfanget, når du planlægger en vellykket begivenhed, skal du begynde at levere de bedst mulige resultater tidligt.

Eventplanlægning tager tid

Hvis du ikke allokerer nok tid til at løse en opgave, bliver denne opgave ikke færdig. Og i eventplanlægning kan den ene ufærdige opgave afsætte en dominoeffekt og flere trin i planlægningsprocessen, der var baseret på den ene opgave begynder at falde fra hinanden. Hvis du ikke vælger th e værelse oprettet og siddepladser arrangementer med din klient, så du kan ikke leje tabeller og stole.

Hvis du ikke ved, hvor mange borde og stole du har brug for, kan du ikke bestille bordtæppet. Heller ikke kan centerpieces. Du får ideen. Én ting fører til en anden. Du kan risikere ikke at kunne reservere de varer, du har brug for.

Eventplanlægningslisten til redning!

Overvej begivenhedsplanlægningen liste dit hemmelige våben i kampen mod udsættelse. Det giver dig et udgangspunkt i planlægningsprocessen og vil ikke kun holde dig organiseret og minde dig om detaljer, du ellers ville have overset, men det vil også holde dig på plan. En begivenhedsplanlægningsliste hjælper dig med at slå udsættelse ved at lede dig gennem arrangementplanlægningsprocessen med klare trin, der har fastsat deadlines.

Sådan sammensætter du en planlægningsplan for begivenheder

Start din begivenhedsplanlægningsliste, så snart datoen er indstillet til din begivenhed, og du har en underskrevet kontrakt i hånden fra din klient.Start ikke noget arbejde, før du har en indledende indbetaling, fordi ellers er dit arbejde blevet gjort gratis.

1. Kom godt i gang

Når du sætter dig ned for at forberede din begivenhedsplanlægningsliste, skal du ikke fokusere på forfaldsdatoer. Det kan bremse dig ned. Forestil jeres begivenhed fra start til slut og tænk på alle de ting - store eller små - som du skal gøre mellem nu og selve arrangementet.

Arrangørplanlæggere ved, at begivenhederne består af en række mindre arrangementer, der passer sammen til at kulminere i den sidste begivenhed. Begynd med at tænke på alle de ting, der udgør din begivenhed og skubbe dem ned som de kommer til at tænke på. Organiseringen af ​​disse varer kommer senere.

2. Brainstorm!

Lav en liste på papir eller computeren, uanset hvad du finder mest behagelige. Tænk på indretning, invitationer, værelse opsætning, underholdning, bemanding, mad og drikke, tilladelser, forsikringer, og så videre. Jo længere du muller dette over og billedet din begivenhed sker, jo lettere bliver det at komme op på individuelle opgaver. Tænk på dette som din brainstorming session.

3. Hvad skal inkluderes på din begivenhedsplanlægningsliste

Nogle elementer, der skal medtages på din begivenhedsplanlægningsliste:

• Bekræft dato og klokkeslæt med klient og
• Tegnkontrakter med klient, spillested og leverandører
• Sikker hotelværelser < Udlejning af underholdning (gæstens højttaler, bandet, kunstnere osv.)
• Mail invitationer
• Vælg menu
• Bestem værelsetopsætning
• Lej ventetjenesten
• Bekræft antal gæster
• Leje yderligere begivenhed personale efter behov
• Gå gennem websted
• Bekræft alle detaljer
• 4. Planlæg Early Due Dates

Når du har alle opgaver skrevet ned, kan du begynde at arbejde baglæns fra begivenheden for at bestemme, hvornår hvert element skal udfyldes. Alt, hvad der kan gøres forud for tiden, skal skrives ned på din begivenhedsplanlægningsliste med en tidlig forfaldsdato. Det er menneskets natur at tro, vi har mere tid, end vi rent faktisk gør. Så spild det ikke.

Hvis du kan leje din underholdning måneder på forhånd, gør det. Hvis du kan sikre cateringfirma efter eget valg, skal du fortsætte og få en underskrevet arrangementskontrakt. Undersøg lokale leverandører, hvis du ikke allerede har forbindelser med nogen. Få en start på alt, der kan afsluttes tidligt i planlægningsprocessen.

Sørg for at medtage regelmæssige opfølgninger på din liste for at kontrollere, at visse nøgleelementer er blevet gennemført, f.eks. At bekræfte hos hver sælger, at de har modtaget din underskrevne kontrakt, og datoen er på deres tidsplan. Tilføj et emne for at tjekke tilbage med din cateringfirma vedrørende prøveudtagningsmenuen, der blev tilbudt. Tillad altid ekstra tid for hver vare på din tidsplan.

Brug begivenhedsplanlægningslisten som din vejledning

Med en omfattende begivenhedsplanlægningsliste ved din side kan du slå procrastination. Det første skridt er at forberede listen selv. Når det er opnået, og opgaverne er specificeret med forfaldsdatoer, er det nemt at flytte fra en opgaveliste til den næste i henhold til tidsplanen. Udryddelse besejret.