Hvordan man skriver en ideel årsrapport

Selvom nonprofits rapporterer til IRS med deres årlige 990'er, ved de også, at de bør udarbejde en publikation, der præsenterer deres resultater til deres tilhængere og offentligheden.

En årsrapport kan hjælpe dig med at demonstrere dine resultater til nuværende og fremtidige donorer, dyrke nye partnerskaber og anerkende vigtige mennesker.

Ikke-profitorganisationer kæmper dog ofte med, hvad der bør indgå i en årsrapport, og hvad der skal udelades.

Årsrapporterne har også ændret sig betydeligt over tid.

Når der først er tale om småundersøgelser, der er skrevet på sprog, som kun insidere kunne forstå, tales årlige rapporter nu til en bredere gruppe af mennesker og bruger let at forstå tekst plus mange flere fotos og infographics.

Årsrapporter kommer i alle formater, størrelser og præsentationer. Mange er udsendt på hjemmesider i stedet for trykt og mailet. En årsrapport kunne være en video, et postkort eller et diasshow. Mange årsrapporter bliver nonprofit sagen til støtte, for at ramme en fundraising kampagne.

Årsrapporter kan ikke engang kaldes det. De kan være en "rapport til vores samfund" eller en "opfordring til handling. "De bruger ofte temaer til at organisere informationen, såsom" en dag i livet "eller" transformationen ". "

Nøglen til en vellykket årsrapport i dag kan simpelthen bruge din fantasi, jage mange eksempler fra velgørende organisationer, som ligner din, og finde ud af, hvad dit publikum nyder.

Et yngre publikum vil elske noget digitalt, mens en ældre donorpool måske foretrækker en mere traditionel tilgang.

Følgende ti tips hjælper dig med at udvikle en fremragende årsrapport til årsrapporten, uanset om du holder fast i det forsøgte og sande eller skubber grænserne for alle medier, der er tilgængelige for dig.

1. Fokus på resultater, ikke aktiviteter.

Donorer vil vide, hvad du gjorde, men vigtigere, de vil vide, hvorfor du gjorde det.

Hvad var resultaterne? Hvorfor har du brugt din tid og dine penge som du gjorde? Hvilken forskel har det gjort?
Forbind din organisations daglige aktiviteter med din mission statement. Antag ikke, at læsere automatisk vil forstå, hvordan dine aktiviteter hjælper dig med at nå din mission. Forbind prikker til dem.

2. Stop med at tale om interne ting.

At få en højhastigheds internetforbindelse på kontoret og ny regnskabssoftware kan være store resultater, hvor du sidder ved dit skrivebord, men de har intet at gøre med din mission.
Inspirer donorer med resultater relateret til din mission i din årsrapport og forlad alle de administrative elementer til din rapport til din bestyrelse.

3. Du må ikke prale med dine fundraising-præstationer.

Donorerne forventer, at du opkræver penge, men fundraisingresultater bør ikke fejres i din årsrapport på samme niveau som dine missionrelaterede resultater.
Læsere vil hellere vide om hvad du gjorde med pengene, end hvordan du rejste det. Selvom det er hensigtsmæssigt at medtage oplysninger om, hvor godt dine pengeindsatsindsatser er i gang, er det bedst at placere disse oplysninger i den finansielle sektion af din rapport, snarere end foran og midt.

4. Medtag billeder i årsrapporten.

Ja, billeder er tusind ord værd.

Mange af de mennesker, der læser din årsrapport, vil ikke læse den. Så vis dem hvad du har gjort med den liberale brug af fotos. Disse billeder skal vise de mennesker eller dyr, som du hjælper, ikke dine bestyrelsesmedlemmer, administrerende direktør eller større donorer. Dagens donorer forventer en historie fra dig, og den historie kan fortælles endnu bedre med flotte billeder.

Invester i et godt digitalkamera, eller brug lidt penge på en professionel fotograf. Det er også fint at bruge lagerfotografering, hvis du er på et stramt budget, så længe du vælger disse billeder omhyggeligt. Skriv 'royalty free stock photos' i din yndlings søgemaskine, og du vil finde mange steder. Dine billeder skal have ansigter mere end ting.
For nogle ideer om hvordan du bruger billeder i din rapport, se 14 Eksempler på Great Photo Brug i Nonprofit Annual Reports.

5. Skriv undertekster, der fortæller din historie.

Nu hvor du har fået dem til at se på billederne, fortæl en historie med dine billedtekster. Angiv ikke bare hvad der er på billedet. Forbind billedet til et resultat.
Hvis folk ikke læser andet end billedteksterne i din årsrapport, skal de stadig få mening for det gode arbejde, du gjorde sidste år.

6. Medtag personlige profiler.

Donorer elsker rigtige historier om rigtige mennesker. Generelle oversigter over dit arbejde vil sætte dine donorer i seng.
Forklar hvad du har opnået generelt, og humaniser derefter dine statistikker med nogle personlige profiler. Fremhæv, hvordan dit arbejde hjalp et bestemt individ. Del en frivilligs historie om, hvordan de gjorde en positiv forskel.

7. Forklar din økonomi.

Mange af dine donorer vil ikke vide, hvordan man læser en finansieringsoversigt eller tager ikke tid til at læse den. Inkluder et stykke eller to, der forklarer på engelsk, hvad tabellerne siger. Prøv at sætte nogle af disse oplysninger ind i en infografisk. Selve handlingen med at designe en infographic styrker du forenkle og forenkle nogle mere. Tekst om tal gør folks øjne glasur over. En infographic griber deres opmærksomhed, og disse tal vil sandsynligvis blive husket.
Hvilke tal skal du medtage? Hvad med hvor kommer dine penge fra, og hvordan bruger du det? Hvor mange mennesker nåede du? Hvad er dine primære fundraising strategier? Har du lavet nogen omkostningsbesparende taktik i år?

8. Hvis du har brug for mere plads til fotos og infografier, skal du trimme donorlisterne i årsrapporten.

Nonprofits skal skabe balance mellem at bruge rummet i deres årsrapport for at diskutere deres resultater og bruge det til at anerkende donorer.
Hvis så meget som halvdelen af ​​din årsrapport er donorlister, bør du overveje at scalere listerne igen for at give mere plads til tekst og fotos. Mindre donorer kan anerkendes på andre måder som lister i nyhedsbreve. Overvej også at ære donorer på andre måder, såsom at kalde dem ud på sociale medier eller sende billeder af dem efter en begivenhed.

9. Triple-check din donor lister.

Der er ingen bedre måde at sabotere en fremtidig donation end at stave donorens navn forkert i din årsrapport. Hvis du er usikker på et navn, skal du ikke gætte. Tjek det med donoren.
Kontroller også omhyggeligt navnene på de statslige organer og stiftelser, der gav dig tilskud. De navne, folk kalder disse organisationer i samtale, er ofte kortfattede for de fulde juridiske navne, der tilhører din årsrapport.

10. Fortæl donorer, hvordan de kan hjælpe.

Lad aldrig en potentiel tilhænger hænge og undre sig over, hvordan de kan hjælpe dig. Når du har inspireret dine læsere med de gode værker i din årsrapport, konkluderer du ved at fortælle dem, hvordan de kan hjælpe dig med at gøre mere.
Hvordan kan de hjælpe dig med deres penge eller tid? Bed dem om at frivillige. Påmind dem om planlagte givemuligheder. Fortæl dem om gaver af lager. Styr dem på måder at bruge deres kreditkort til at donere. Vær klar over de bedste måder at hjælpe.