Sådan vælger du den perfekte Keynote Speaker

Et af de vigtigste underholdningselementer til en begivenhed er at vælge en stor keynote-højttaler og andre præsentanter for dagsordenen. Når du anvender en ekstern højttaler til at udfylde rollen, kan eventplanlæggere enten indgå direkte med en professionel højttaler eller de kan stole på ekspertisen hos et højttalerbureau. Uanset om det er en intern executive, industriel leder eller en professionel taler, vil et vellykket program identificere højttalere tidligt i planlægningsprocessen.

Sådan er det.

Rådgivning fra en ekspert

Diane Goodman, formand for The Goodman Speakers Bureau, Inc. i Windsor, CT er en anerkendt industrileder i at levere professionelle og nationalt anerkendte højttalere og entertainere til virksomheds- og organisationsbegivenheder. Hun er ekspertforfatteren bag Overlev søgningen: Hvordan målretter og vælger den bedste professionelle højttaler, en 12-siders primer til møde- og begivenhedsplanlæggere.

Goodman strukturerede vejledningen som en tjekliste over nyttige tips og spørgsmål, som begynder og erfarne mødeplanlæggere, bør adressere internt før de når ud til en leje eller vælg en højttaler.

Hvad skal du gøre, før du vælger en Keynote Speaker

Først og fremmest er planlægningen altid som altid en hjælp, og til tider kritisk, at lande den bedste højttaler til dit arrangement. Det er meget lettere at sikre de bedste højttalere ved at planlægge mindst seks til 12 måneder før arrangementet.

Faktisk var normen for booking af en professionel eller kendt højttaler som et år. Det er selvfølgelig ikke altid rimeligt eller realistisk, og i dag er reservationer kun kendt for kun at ske et par måneder i forvejen. Men hvis du kan hjælpe det, skal du ikke forlade dig i panik i løbet af krusetiden. Du vil gerne takke dig selv senere.

Så for at være forberedt nok til at starte keynote-højttalersøgningen, rådgiver Goodman følgende trin på hver begivenhed og mødeplanlæggerens indledende interne tjekliste:

1. Bestem mødelogistik / planlægning
2. Forstå publikum
3. Fang mødemål
4. Definer højttalerens forventninger
5. Benchmark succes

Hvis du først tænker på disse opgaver (og måske andre, der er specifikke for din begivenhed eller møde) En keynote-højttaler kan spille flere forskellige roller til en konference eller et møde. Har dit møde en virksomhedsspecialist eller vil din målgruppe blive bedre betjent af en inspirerende eller motiverende højttaler? Gennemgå denne tjekliste giver ikke kun en bedre ramme, hvorfra du kan gennemføre din højttalsøgning, men det sparer tid på back-end for at få intern godkendelse på dit første valg af højttaler.

Hvad skal du gøre under Keynote Speaker Search

Når du har kendskab til konceptuel retning af mødet, får du en bedre oplevelse at finde en passende hovedtaler. Hvor de fleste begivenhedsplanlæggere sidder fast ligger ikke i selve søgnings- og udvælgelsesprocessen, men snarere i forhandlingerne om keynote-højttalerafgifter.

Professionelle keynote-højttalere med en offentliggjort bog kan drive virksomheder op til $ 10.000 til $ 20.000, ikke inklusive rejseomkostninger til en begivenhed. En New York Times mest solgte forfatter kan derimod indsamle så meget som $ 40, 000 pr. Taleforlovelse. Mens disse tal kan føle sig ekstraordinært høje for begivenhedsplanlæggere, der er nye til keynote-højttalerrummet, skal du nærme sig gebyrerne relativt. Hvordan sammenligner højttalerens gebyr med at sige omkostningerne til den morgenmorgenmad eller det antal personer, der forventes på mødet?

Bundlinjen

Fordi begivenhedsplanlæggere tjener som internt og eksternt ansigt på forretningsmødet, hjælper denne type struktureret tilgang til højttalerudvælgelse de nødvendige interne godkendelser til et budget samt at flytte et program fremad.

Ved planlægning af et møde har en af ​​to scenarier tendens til at forekomme: Forretningsmødet er godkendt uden indhold, eller forretningsmødet er ikke godkendt uden bekræftet indhold.

Goodmans tilgang anbefaler, at begivenhedsplanlæggere skal have en grundig forståelse for mødet, hvem der skal være til stede, hvilke meddelelser der meddeles, hvilken type højttaler der er behov for, og hvad der har fungeret tidligere.

Disse trin kombineret med en vis planlægningsfleksibilitet og forhåndsplanlægning vil resultere i et vellykket program.