Sådan finder du den perfekte begivenhedsplads

Afgørelsen om den bedste begivenhed plads eller spillested er afgørende for din arrangements overordnede succes. Mens lokalplanlægning tager tid, behøver det ikke at føle sig overvældende. For mange, professionelle arrangementplanlæggere og amatører kan det faktisk være en sjov udfordring.

Hvis du antager, at du allerede har identificeret den type begivenhed, du planlægger og dens formål, er der mange andre faktorer, der skal overvejes, når du starter processen med at vælge lokalet selv.

Følgende denne køreplan hjælper dig med at følge trinene i valg af det perfekte arrangementsrum.

Identificer din målgruppe og kend din gæsteliste

Når du planlægger en begivenhed, skal en af ​​de vigtigste informationstyper du ved, være, hvem dine gæster vil være, og hvor mange du forventer at deltage i. Selv om typen af ​​begivenhed sikkert vil informere stedet valg, er en af ​​de største begrænsende faktorer for et arrangement plads dens kapacitet. Sørg for, at du i det mindste ved et nøjagtigt skøn (det kan være en rækkevidde) af antallet af gæster, da dette vil straks begrænse dine muligheder for lokaler. Du bør også overveje dit publikum. Vær sikker på at lokalet afspejler ikke kun arrangementet selv, men gæsternees smag og forventninger.

Identificer begivenhedsdatoer

Tjek din kalender, fordi timing vil påvirke mange beslutninger, herunder dit valgsted. Efter din gæsteliste bliver datoen for din begivenhed den næste begrænsningsfaktor.

Afhængigt af hvilken type arrangement du planlægger, kan du opleve, at du enten skal være fleksibel med din begivenhedsdato for at få det sted, du vil have, eller du skal være fleksibel med dit stedvalg for at få datoen du vil have. Du bør begynde at planlægge sted og vide, hvor du eller klienten er fleksibel.

Her er nogle spørgsmål at overveje:

• Hvornår er dine gæster højst sandsynligt til stede på baggrund af deres tidsplaner?
• Hvilke lokaler har passende og ledigt plads til disse tider?
• Hvornår er det bedste tidspunkt for dit ledelsesteam at holde arrangementet?

Beregn dit budget

Med et åbent budget kan alle planlægge en fantastisk begivenhed og få et uendeligt udvalg af valgmuligheder. Men mere end sandsynligt er dine økonomiske ressourcer begrænsede, og du bør være opmærksom fra begyndelsen af, hvad dine økonomiske begrænsninger er - selvom dit begivenhedsbudget er simpelt et balparkoverslag eller -interval. En eventplanlægger kan altid planlægge en god begivenhed inden for et rimeligt budget.

• Er lokaliteterne omfattet af dine budgetparametre for rum-, tekniske og cateringudgifter?
• Har du forhandlet en gunstig sats for tjenester og vist værdien af ​​din rolle?
• Har du tilladt fleksibilitet i dit budget i tilfælde af at linjepostudgifter overstiger planen?

Omfang ud forskellige steder

Når gæstekortnumre og mulige hændelsesdatoer er indsnævret, er det vigtigt at identificere de steder, hvor arrangementet kan holdes. Hoteller og arrangementer eller konferencecentre er nogle af de mest populære begivenhedsrum til corporate events og bryllupsreceptioner, men de er ikke de eneste muligheder.

Dette er tid til at være kreativ i din tænkning. Overvej følgende:

• Hvilke tre bedste steder kommer i betragtning på baggrund af temaet for dit møde?
• Hvor vil dine gæster foretrække at deltage i dette møde?
• Hvad vil være mest bekvemt for dine gæster?
• Andre end et hotel, hvilke uventede placeringer kan øge RSVP-satsen?

Find den rigtige type af begivenhedsrum

Det sted, du vælger, skal have et passende plads til den type begivenhed, du planlægger. Vil din begivenhed kræve et dansegulv? Har du brug for et PA-system? Hvad med en højttaler's podium eller en projektor skærm? Hvilken slags bordopsætning har du brug for? Ud over at overveje disse slags spørgsmål, er her nogle af de bedste lokalplanlægningsspørgsmål at spørge dig selv:

• Opfylder arrangementet de særlige kriterier for dit program eller arrangement?
• Kan lokalet rumme din produktion, underholdning, A / V, lyd og andre tekniske behov?
• Reflekterer faciliteten til faciliteten dine organisationers høje standarder?

Overvej Lokal services og begrænsninger

Ud over at finde den rigtige type af begivenhedsplads, vil du gerne se på de typer af andre tjenester, der tilbydes af lokalet og bestemme deres værdi for din begivenhed. Nogle steder vil også have en foretrukken sælgerliste, hvorfra du skal arbejde for at finde leverandører eller leverandører til andre tjenester. Andre steder har restriktioner for indretning eller andre aspekter på selve arrangementet. Nogle spørgsmål at spørge omfatter:

• Har dette sted gode parkeringsmuligheder eller betjent?
• tilbyder dette sted sikkerhed?
• Tilbydes dette sted yderligere ydelser som catering, blomsterarrangementer, linned og bordudlejning osv.?
• Har dette sted en opsætning og oprydning af besætningen?
• Begrænser denne lokalitet, hvilke andre leverandører du arbejder med?
• Har dette sted mad og drikkevarer?

Overvej Stedets omdømme

Et lokals omdømme for service er kritisk. Dette er ofte forskellen mellem at holde en god begivenhed og producere en stor begivenhed. Den måde, et sted styrer sine faciliteter, medarbejdere og klienter, vil altid blive husket. For at få mening for et lokals omdømme værdi, overveje disse spørgsmål:

• Hvad er tidsbegrænsningen til konferencestyreren, cateringchef eller chef?
• Vil ledelsen behandle dig som en VIP-klient eller som en af ​​flere programmer?
• Hvor meget fleksibilitet er lokalet villig til at udvide til dig?
• Har de anmeldelser eller anmeldelser tilgængelige?
• Tilbydes lokalet billeder fra begivenheder svarende til jeres?

Planlæg et lokationsbesøg

Medmindre logistik og tid absolut forhindrer det, skal hver begivenhedsplanlægger foretage en site inspektion, før der opstår et sted.Billeder kan være yderst hjælpsomme, men der er mange aspekter, som kun kan vurderes personligt. Anmode om en rundvisning i lokalet, herunder alt fra parkeringspladsen til indgangen og arrangementet plads til badeværelserne. Du vil være glad for at du gjorde det!

Inkorporere klientindstillinger

Eventuelt planlæggere skal i dag fremlægge deres lokale anbefalinger til deres klient (hvad enten det er en intern klient som virksomhedsledere eller ledelse eller en ekstern klient) og få godkendelser. Det eneste spørgsmål at spørge dig selv med hensyn til klienten under lokalplanlægningsfasen er, vil klienten godkende min anbefaling (er)? For at kunne besvare spørgsmålet med en vis tillid skal du sikre dig, at du forstår klientens forventninger og præferencer fra begyndelsen.