Hvordan man reducerer omkostningerne ved medarbejderfirmaerhverv

Med lidt sympati til arbejdsgivere, der forsøger at kontrollere rejseomkostninger, spørger medarbejderne om at dele værelser ikke hvor de skal starte - eller slutte.

Disse ideer er mindre stressende og støtende over for den gennemsnitlige medarbejder, der rejser til erhvervslivet for deres arbejdsgiver. Medarbejdere er normale mennesker, der bare vil have noget privatliv og afstand fra kolleger, mens de er på forretningsrejse, især hvis de har tilbragt dagen med kollegaer.

Arbejdsgivere behøver ikke at bede medarbejdere om at dele værelser.

Der er andre måder at spare på bekostning af medarbejder forretningsrejser. For eksempel:

• Kræv medarbejdere at rejse samme dag, når det er muligt.
• Udvikle og implementere en fast rejsepolitik, der indeholder specifikke detaljer om per diem-betalinger på forskellige destinationer, foretrukne hotelkæder, hvor arbejdsgiveren kan have etableret en diskonteringsrente, refusion af udgifter og begrænsninger, der kræver en leders underskrift på forhånd, hvis overskredet .
• Hold medarbejderne i lovens brev som angivet i rejsepolitikken uden forudgående tilladelse til undtagelser. Ikke refunder udgifter, der ikke var tilladt efter politik eller undtagelse.
• Genforhandle eller forhandle virksomhedssatser med hotelkæder, der er fælles for dine destinationer. Se efter hoteller, der tilbyder faciliteter såsom en gratis morgenmad, en gratis cocktail time, eftermiddags snacks og appetitvækkere samt køleskabe og kaffemaskiner på værelserne. Kræv medarbejdere til at bruge disse hoteller og faciliteter, når de er tilgængelige.

• Brug en billigere hotelkæde, når du reserverer. De fleste ansatte ville give væk en stjerne til et privat værelse. Forvent ikke lavere standarder inden for områder som renlighed og andre medarbejderkomfortfaciliteter fra hoteller, der er klassificeret med færre stjerner. Undersøgelse rejser medarbejdere regelmæssigt for at sikre, at de udvalgte lokationer opfylder deres behov.
• Brug en konsekvent rejsebogstjeneste som American Express Global Business Travel til at hjælpe med at styre omkostningerne. De vil hjælpe dig med at planlægge, vedtage politikker, spare omkostninger og begrænse medarbejderudgifter. Selv lokale rejsetjenester kan hjælpe dig med at spare på forretningsrejser, men fordelen for et American Express-selskab er deres rækkevidde nationalt og internationalt og deres online-tjenester.
• Lav ordninger med et flyselskab til at bruge deres tjenester, når det er muligt, for at få en virksomhedsrabat på hver flyvning. Kræv medarbejdere at bruge flyselskabets bookingtjeneste, for eksempel Southwest Airlines Corporate Travel. Arbejdsgivere kan også gemme, når flyene bookes i god tid.
• Gør medarbejdere, der laver rejsebeslutninger i sidste øjeblik, få tilladelse. I et tilfælde i et klientfirma kostede en flybillet, der ville have kostet $ 300, hvis det var reserveret et par uger i forvejen, over $ 1200, når medarbejderen foretog reservationen to dage før arrangementet.Dette bør kun ske i en nødsituation, da de fleste billetter er overførbare, selvom de ikke refunderes.
• Reducer rejseomkostninger på andre områder, såsom mad og alkohol pr. Dør og transport. Afvige de per diems ved placeringen. New York City er dyrt sammenlignet med Las Vegas, for eksempel. Mindre, ikke-udvej områder er endnu mere overkommelige. Din rejsepolitik skal afspejle de omkostninger, som dine medarbejdere vil opleve, da de rejser til forskellige stater og lokaliteter.

• Eksperiment med virtuelle møder, tjenester som Skype for Business og videoer. Selvom i første omgang ubehagelige, ikke-personlige møder er en erhvervet færdighed. Medarbejderne bliver mere komfortable, da de bruger disse tjenester over tid. Webinarer fungerer godt for forskellige former for træning, især seminarer, der giver flere medarbejdere mulighed for at deltage.
• Kræv dine medarbejdere til at bruge billigere offentlig transport og pendulkørsel, når de er tilgængelige, i stedet for taxaer, især når medarbejderne rejser mellem lufthavne og hoteller. De fleste store konferencer tilbyder gratis transport mellem hotellerne og konferencecentret. Mindre taxa brug eller kravet om at medarbejderne samles for at betale for en gruppe taxa kan spare mange penge.

At bede voksne medarbejdere om at foretage rettidige reservationer, budgetudgifter på deres forretningsrejser og udforske andre muligheder end rejse til møder og træning er den rigtige tilgang til at strømline omkostningerne ved forretningsrejser.

De er respektfulde af medarbejderne.

De nyder godt af arbejdsgiveren, fordi medarbejderne føler sig respekteret og omsorgsfuld, som giver positiv moral. De holder den positive forholdscyklus i den rigtige retning.

For yderligere oplysninger om forretningsrejser, se Business Travel.