Hvordan man forbedrer anmodningen om information (RFI) -processen

Giver du anmodningen om oplysninger? Eller er det nogen andre, der anmoder om oplysninger fra dig? Udtrykket "anmodning om information" (RFI) kan anvendes enten, men der er nogle grundlæggende forskelle i processen i hvert enkelt tilfælde. Find ud af, hvordan du kan forbedre din RFI-proces, uanset om du spørger eller bliver bedt om oplysninger.

Del A. Du bliver bedt om information

Anmodninger om information er et hyppigt indledende stadium i definitionen og udførelsen af ​​byggearbejde.

Ofte er det et spørgsmål om størrelse: større projekter har flere variabler og flere ukendte, der skal løses eller i det mindste indsnævres, før de beder om formelle forslag, så en RFI kan hjælpe.

1. Din proces skal være hurtig nok til at forstå og svare uden unødig forsinkelse. En RFI fra en potentiel kunde er en chance for dig at komme tidligt ind. Det betyder igen at være godt nok til at reagere hurtigt og korrekt.

2. Hvis RFI angiver arbejde, du foretrækker at ikke udføre, eller det ville medføre ressourcekonflikt med andre kunders projekter, kan du høfligt afvise. Et negativt, men samtidig rettidig svar kan stadig efterlade et godt indtryk og en chance for at blive kontaktet til andre projekter senere.

3. Sørg for, at RFI'en har nok detaljer til at gøre et godt svar. Kontroller som minimum, at du har tilstrækkelig information til at svare på følgende:

   1. Kan du konkurrere? Har du evner og ressourcer til at levere en god løsning?

   2. Kan du vinde et sådant projekt? Er du bedre end konkurrenter til dette byggearbejde?

   3. Vil du vinde et sådant projekt? Tjek kundens track record for on-time betaling, før du besvarer dette spørgsmål.

4. Hvis RFI'et forbliver for uklart, kan din proces definere følgende valg.

   1. Du kan afvise og forfølge andre projekter.

   2. Du kan hjælpe kunden til bedre at definere byggebehov.

   3. Du kan tilbyde betalte konsulenttjenester til at sammensætte et nyt RFI.

Hver indstilling har sine fordele og ulemper. Din beslutning om hvilken valgmulighed du vælger vil være i henhold til projektet og den pågældende kunde.

Del B. Du er den, der beder om oplysninger

Når et byggeprojekt er påbegyndt, er det ikke usædvanligt, at en entreprenør eller underentreprenør kræver yderligere oplysninger for at sikre, at arbejdet er udført korrekt.

1. Start din RFI-proces, hvis der er behov for:

   • Ændring af projektspecifikationen, for eksempel at erstatte et byggemateriale til en anden (måske ikke tilgængelig.)

   • Afklaring af en opgave eller en måde, hvorpå en bestemt materiale skal bruges, formet, anvendt osv.

   • Beslutning af en "Konstruktionsmangel", hvor en del af projektet ikke er blevet udført i henhold til projektspecifikationerne.

   • Korrektion af specifikationer, hvis der er gode grunde til at stille spørgsmålstegn ved udeladelse, fejlagtig anvendelse eller manglende kvalitet vedrørende de angivne materialer eller opgaver.

2. Kontroller, om kunden eller den generelle entreprenør har en standard RFI-formular, der skal bruges. Gode ​​formularer og skabeloner hjælper dig med at medtage de rigtige oplysninger for at få fornuftige, nyttige svar på dit RFI. Optag dit nyåbnede RFI for eksempel i et centraliseret softwareprogram til styring af RFI'er.

3. Gennemgå svaret, du kommer tilbage for at sikre, at det er både klart og realistisk. Bekræft eller afklar enhver virkning på budgettet og tidsplanen for projektet. Opdater din egen projektering hensigtsmæssigt.

4. Markér din RFI som lukket eller løst, hvis det svar du får tilbage garanterer dette. Tjek din liste over eventuelle uopklarede RFI'er. Jage de berørte parter for svarene!