Hvordan forbedrer du Exit Interview Participation Rates

Afslutningsinterviews er en af ​​de bedste måder at få ægte og ærlig feedback fra medarbejdere på. Ulempen er, at det tager lidt tid at opbygge en betydelig mængde data fra udgangsinterviews. At øge din deltagelsesrate kan dog hjælpe dig med at få større mængder brugbar information hurtigere fra dine afslutningsinterviews.

Hvad er en god deltagelsesfrekvens for afslutte interviews?

Undersøgelser viser, at den gennemsnitlige responsrate for intervaller på papir og blyant er cirka 30-35%.

Det betyder, at en virksomhed med 2000 ansatte og en omsætning på 15% forventes at modtage ca. 100 afsluttede afslutningsinterviews om året. På dette deltagelsesniveau får organisationen exitfeedback fra kun 5% af den samlede medarbejderpopulation.

Med bare en lille ekstra indsats, bør du være i stand til at fordoble denne svarfrekvens. 65% eller bedre er et godt mål for afslutningsinterview deltagelse. Dette kan opnås med papir- og blyantafslutningsinterviews, web-baserede onlineafslutningsinterviews og telefonafslutningsinterviews.

Måling af din deltagelse i afslutningsintervjuet

For at måle din responsrate dividerer du antallet af afsluttede exitinterviews med antallet af medarbejdere, som du anmodede om afslutningsinterview fra. Ideelt set skal det andet tal svare til det samlede antal opsigelser, men det er i praksis ikke tilfældet af praktiske grunde.

Hvis du f.eks. Har 125 afsluttede afslutningsinterviews fra 300 personer, som du bad om at afslutte et udgangsinterview, er din deltagelsesgrad 125/300, hvilket svarer til. 416 eller 41. 6%.

Det er vigtigt at sikre dig, at du har en god metode til at spore denne form for deltagelse. I det mindste vil du spore deltagelsesrate i starten af ​​et forbedringsprojekt og derefter periodisk derefter.

Et ideelt scenario er at holde et løbende gennemsnit, som du regelmæssigt kan henvise til.

Dette realtidsnummer advarer dig omgående til et fald (eller stigning) i medarbejderdeltagelse i afslutningsinterviews. Et online afslutningsinterviewsystem skal gøre det for dig automatisk.

Store virksomheder vil muligvis gerne spore deltagelsessatser separat for datterselskaber, store divisioner eller geografiske regioner. Små og mellemstore virksomheder kan generelt drage fordel af en samlet deltagelsesgrad for organisationen.

Hvis du beslutter dig for, at din deltagelsesgrad i udgangssamtaler kan blive forbedret, er næste trin at analysere din nuværende afslutningsinterviewproces. De to vigtigste områder for gennemgang er:

1. Hvorfor vælger medarbejderne ikke at afslutte afslutningsintervjuet?
2. Er der logistiske problemer, der forhindrer menneskelige ressourcer i at få oplysningerne til medarbejderne rettidigt og effektivt?

Medarbejdere afsluttede ikke deres afslutningsinterview

Nogle af årsagerne til, at medarbejderne vælger at afslutte afslutningsinterviews er:

• Afslutningsintervjuet er for langt.
• Udgangsspørgsmålene er forvirrende eller personligt invasive.
• Medarbejderen mener ikke, at udgangssamtalen vil blive læst eller gøre en forskel.
• Medarbejderen er bange for konsekvenser.
• Medarbejderen er vred på virksomheden.
• Medarbejderen udsætter eller glemmer.
• Processen er vanskelig eller ubehagelig.

Hvis du bruger en afslutningsinterviewsundersøgelse med vurderede spørgsmål, handler 35-60 spørgsmål om den rigtige undersøgelseslængde. Mere end 60 spørgsmål begynder at føle sig lange og ubehagelige for medarbejderen. Hvis du overgår 70 spørgsmål, bør du være forberedt på et større antal uafsluttede afslutningsinterviews.

Gennemgå dine afslutte interviews spørgsmål for enkelhed. Sæt dig selv i medarbejderens sko og spørg dig selv, hvordan du vil føle at besvare spørgsmålene. Undgå mange udgangsspørgsmål, der spørger om følelser og følelser.

Mange ansatte er ikke i overensstemmelse med deres følelser (eller hvis de er, kan de ikke dele dem med dig). Det er meget lettere for en medarbejder at vurdere effektiviteten af ​​en proces i stedet for, hvordan de føler sig om processen.

Afslut Interview Feedback Ignored

Medarbejdere vil ikke afslutte deres afslutningsinterviews, hvis de mener, at den feedback, de giver, ikke bliver læst eller vil blive ignoreret straks. Det er vigtigt at lade medarbejderne vide, at du sætter pris på deres feedback. Når du foretager forbedringer baseret på forslag fra afslutningsinterviews, skal du ikke være bange for at fortælle medarbejdere, hvor ideen stammer fra.

Med tiden vil medarbejderne lære at du lytter. Når dette bliver en del af virksomhedskulturen, kan du være sikker på mange åbne og ærlige ideer, forslag og kritik.

Repercussions From Honest Feedback

Vær også klar med medarbejderne, at ærlig feedback ikke vil medføre konsekvenser. Erklæringer lavet i et udgangssamtale bør aldrig bruges til at forhindre fremtidig berettigelse til genudnyttelse.

Der er mange formodede eksperter, der fortæller medarbejderne, at de ikke er ærlige på deres afslutningsinterviewformular eller ikke fuldstændigt. T hævder, at virksomheder bruger disse oplysninger mod medarbejderne. Human Resource Professionals ved, at dette er nonsens, men de skal stadig bekæmpe denne ubegrundede opfattelse.

Angry Employee Feedback

Medarbejdere, der er vred på virksomheden, kan føle, at de ikke vil hjælpe ved at deltage i afslutningsintervjuet. Du kan tilskynde disse medarbejdere til at udløse deres vrede i afslutningsintervjuet. Mange af disse vredige medarbejdere er begejstrede med muligheden for at få deres stemme hørt - især hvis de ved, at det bliver hørt af ledelsen.

En ren og forenklet proces er også vigtig. Uanset om det er web-baseret eller papir og blyant, skal udgangsinterviewsformen udlægges pænt med en intuitiv og letforståelig undersøgelsesformular.

Logistiske problemer er det andet vigtige område for gennemgang i din afslutningsinterviewproces. Der er generelt svage links i enhver proces og udgangssamtaler er ingen undtagelse. Din eksamen skal omfatte hele kæden af ​​begivenheder, der begynder, når en medarbejder giver meddelelse og slutter, når medarbejderen sender afslutningsintervjuet.

Revision af din afslutningsinterviewproces

Du kan begynde at revidere din afslutningsinterviewproces ved at finde ud af følgende oplysninger.

• Hvordan giver medarbejdere generelt meddelelse om deres hensigt at opsige?
• Hvem er den første person anmeldt, og hvor meget er der normalt meddelt?
• Hvem fortæller Human Resources-divisionen og hvordan? Hvor hurtigt efter medarbejderen har meddelt, er HR anmeldt? Hvem i HR bliver anmeldt først?
• Hvem er ansvarlig for at indlede afslutningsintervjuet? Hvornår er denne person (er) underrettet om ansattes opsigelser?
• Hvordan bliver medarbejderen underrettet om udgangssamtalen? Af hvem? Hvilken metode? Hvornår?
• Er der klart ejerskab i Human Resources af exit interview processen? Får de involverede i processen forstå betydningen og haster med udgangsinterviews?
• Hvad fortæller medarbejderen om udgangssamtalen? På hvilke måder opfordres de til at afslutte afslutningsintervjuet? Er medarbejderne fortalt mere end én gang og på mere end en måde?
• Er afslutningsintervjuet nemt at gennemføre?
• Hvornår og hvor skal medarbejderen afslutte afslutningsintervjuet? Er der let adgang til nødvendige ressourcer?
• Har medarbejderen privatliv med at afslutte afslutningsinterviewet, hvis de gennemfører det på arbejdspladsen?
• Er vejledere og ledere understøttende afslutningsinterviewprocessen? Er de bange for at modtage negativ feedback fra medarbejderne? Er du afhængig af frygtelige vejledere at videregive oplysninger om udgangssamtalen til medarbejdere?
• Er det nemt for medarbejderne at indsende deres udgangsinterviews?

Gennemgå alle ovenstående revisionsspørgsmål og tag et kig på din exit-interviewproces. Bestem hvad du kan gøre for at forbedre hvert af disse områder. Når du er færdig med din anmeldelse, kan du begynde at foretage forbedringer med det samme.

Re-measure your Exit Interview Process

Nogle af de ændringer, du foretager, vil give en mærkbar forbedring af deltagelsesgraden meget hurtigt. Andre vil kræve mere tid til effektivt at gennemsyre virksomhedskulturen.

Genmål dine deltagelsesrater på tre måneder, seks måneder, ni måneder og tolv måneder. Med tolvmånedersmarket, bør du forvente at se en dramatisk forbedring i dine afslutningsinterviews med deltagelse. Det betyder, at du får flere data, der kan bruges til at begrænse omsætningen og øge medarbejderretentionen.

Konklusion

Du kan øge værdien af ​​dine udgangsinterviews betydeligt ved at øge antallet af afslutende medarbejdere, der deltager i afslutningsinterviewprocessen. Ved at gennemgå og forbedre både indholdet og strukturen i udgangssamtalen, sammen med dine egne interne processer, kan du levere en betydelig stigning i dine deltagelsesrater.

Endelig overveje muligheden for, at et egentligt personligt interview med en HR-medarbejder måske ikke kun forbedrer dine deltagelsesfrekvenser, men giver bedre information. Du kan ikke undervurdere værdien af ​​opfølgende spørgsmål.

Se anbefalede udgående interviewspørgsmål.