Hvordan man gennemfører effektive møder

Har du frygten for at deltage i det ugentlige personale møde? Har du nogensinde fundet dig selv at sidde der, twirling din pen og modsætter fristelsen til at kigge på din smartphone og undre sig over hvorfor i alverden er du der, når du har så mange andre ting at gøre? Eller værre, er du i toppen af ​​bordet, der fører mødet, mens du observerer andres uinteresse? Du er ikke alene. Dårlig styrede møder er en produktivitetsdræber, og de hjælper helt sikkert ikke med medarbejdernes moral.

Tag farvel til de kedelige møder og lær hvordan man gennemfører effektive møder, der forlader medarbejderne engageret og motiveret.

7 Tips til effektive møder

Fastlæg møtets mål

Inden du sender en mødealarm og sætter den på din kalender, spørg dig selv, hvorfor du vil holde et møde og bestemme målet. Er det et møde at bringe medarbejderne hurtigt på en forandring i ledelsen? Træffer du beslutning om et projekt? Er det en brainstorming session for en ny forretningsstrategi? Vær sikker på at samle medarbejdere i et rum for ansigt til ansigt diskussion og interaktion er nødvendig for dit mål; hvis formålet med mødet er en statusopdatering, er det måske en bedre udnyttelse af alles tid at sende en gruppe email.

Formidle mødelens formål

Når du inviterer andre til dit møde, skal du være klar over formålet med mødet. Dette vil ikke kun holde dig fokuseret, men vil gøre det muligt for medarbejderne at deltage i mødet, udarbejdet enten med dokumenter eller med tanker om sagen.

Kommunikation er afgørende for et effektivt møde.

Vær selektiv om deltagere

Ingen værdsætter at deltage i et møde, der ikke har forbindelse til dem eller deres arbejde. Bestem hvem der virkelig skal være der og hvorfor. Hvilken input har du brug for? Hvilke kolleger skal deltage og vil sandsynligvis have spørgsmål i sagen?

Hvis nogen er på din liste, skal du blot være informeret om, hvad der blev diskuteret, så gør dem en tjeneste og tag dem ud af listen. De kan let opdateres med en opfølgende email. Tiden er værdifuld, og ingen arbejdsgiver ønsker at påvirke produktiviteten negativt, fordi medarbejderne sidder på møder, der er unødvendige.

Du skal oprette en mødeagentur

At holde et møde uden en fastsat mødedagsorden er beslægtet med at klatre ind i en sejlbåd og håber vinden tager dig, hvor du vil hen. Du vil - helt bogstaveligt talt - gå tabt til søs. Din møde dagsorden vil lede dig til din endelige destination. Inkluder emner, der skal diskuteres, og hvem vil adressere hvert emne, hvis andre deltager. Send dagsordenen til deltagerne på forhånd, så alle ved, hvad de skal forvente og kommer forberedt.

Hold dig til din plan

Selv det bedst planlagte møde vil gå galt, hvis diskussionen bliver sporet og går ud på tangentielle emner. Derfor undlader de fleste møder at nå deres mål - de forbliver ikke på rette spor. I begyndelsen af ​​dit møde fastsætter du grundregler og en bestemt tidsfordeling for hvert emne på din dagsorden samt det samlede møde. For eksempel, "Tak fordi du kommer i dag. Alles tid er værdifuldt, og det er mit mål at holde dette møde til mindre end en time.

Lad os holde os til de aktuelle ting og reservere diskussion om andre emner til en senere tid. "Rein i alle, der monopoliserer diskussionen eller introducerer emner, ikke på dagsordenen.

Hold dem engageret

Visuelle hjælpemidler går langt i at holde alle fokuseret på mødet og ikke på deres telefoner eller uret. Send dagsordenen på et smart board foran på værelset. Projektbilleder på en stor skærm ved hjælp af en computer; noget for at holde øjnene foran.

Sammendrag af mødet

Har du nogensinde afholdt et møde og har en helt anden takeaway end din kollega? Sørg for, at dette ikke sker med dit møde ved at sende en opfølgning inden for 24 timer. Inkluder et resumé, fremhæv nøgleemner adresseret, opgaver tildelt og angive deadlines. At sende dette ud i tide vil sikre, at deltagerne ikke går i den forkerte retning.