12 Enkle trin til planlægning Effektive møder

Hvis du er ligesom de fleste mennesker, jeg kender, giver tanken om at tilbringe en dag i back-to-back møder følelser af frygt. Møder kan være kedelige, ofte er unødvendige, og helt sikkert tage tid væk fra andet arbejde. Men møder kan være meget effektive og produktive, hvis de planlægges rigtigt.

12 enkle trin til planlægning af effektive møder

Har du virkelig brug for et møde?

Først afgør, om planlægning af et møde er virkelig nødvendigt.

Ofte tænker vi på et formelt møde som den bedste måde at dele information på eller diskutere et emne. Men hvis dine nyheder kan leveres via e-mail eller konferenceopkald, eller bare ved at samle nogle få personer på dit kontor i 15 minutter, så spring det formelle møde.

Inviter kun de mennesker, der virkelig behøver at være der.

Nogensinde blevet inviteret til et møde og undret sig - halvvejs igennem - hvorfor er du der? Spild ikke folks tid ved at invitere dem til et møde, som de ikke behøver at deltage i. Det vil ikke være et effektivt møde. Behøver nogen fra regnskabsføring at være til stede på mødet for at besvare budgetspørgsmål? Derefter invitere et individ fra regnskab, som er egnet til den opgave.

Hvis en kollega eller vejledende skal informeres om, hvad der blev drøftet på et møde, behøver du ikke at invitere dem til det faktiske møde. Du skal blot udarbejde et mødeoversigt og sende det til dem bagefter. De vil sætte pris på tidsbesparelsen, og du er sikker på, at - fordi du lægger oplysningerne skriftligt - at de er fuldt informeret om diskussioner.

Send udmødet påmindelser

Livet er optaget, og kalendere bliver hurtigt booket med planlagte aktiviteter. Send en efterfølgende mødeindkaldelse to dage før dit møde. Dette vil bekræfte de personer, der svarede, at de ville være til stede og også lader dig vide før tiden, hvis tidsplanerne er ændret, og de vigtigste deltagere kan ikke lave den planlagte møde tid.

Har en dagsorden

For at planlægge effektive møder, skal du først planlægge, hvad der skal diskuteres. Hvad er formålet med mødet? Hvad søger du at opnå?

Udvikle en møde dagsorden forud for tiden og distribuere den til deltagerne. Angiv starttidspunktet, og angiv en kort liste over emner, der skal behandles. Mørk ikke dit eget møde med en lang, alt for detaljeret dagsorden. Angiv ved navn alle personer, der er ansvarlige for rapportering på et bestemt område.

Vær klar over forventninger

Når du først sender ud notifikation af mødet, skal du være klar over dens formål og dine forventninger. Skal mødet dreje sig om en præsentation, og deltagere bør være parate til at tage noter? Eller er det en brainstorming, hvor deltagere forventes at komme med ideer og forslag?

I nogle virksomhedskulturer samles medarbejderne kun for at lytte og derefter gå tilbage til deres arbejdsområder. I andre virksomheder deltager medarbejderne frit. I dagens samarbejdspartnere er interaktion og deling af ideer ikke kun velkommen på møder; det er ofte formålet med mødet selv.

Start på tid

Hvis du er den person, der typisk viser sig til møder til tiden, så forstår du, hvor frustrerende det er, når det faktiske møde ikke går i 15 minutter, mens folk trickle ind i lokalet.

Hvad der uundgåeligt sker, er at alle ved, at disse møder aldrig starter i tide, så alle begynder at vise sig sent.

Tag ansvaret for dit møde. Start straks på den givne starttidspunkt. Luk døren og begynd. Disse stragglers vil hurtigt få beskeden at de ankommer sent, og de burde kun gøre den fejl en gang.

Hold det kort og simpelt

De fleste møder slates for en time, når det - i mange tilfælde - er 30 minutter eller endog 45 minutter tilstrækkeligt. Når der er for meget tid tildelt, er det sædvanlige resultat, at tiden er spildt. Folk sover efter mødet er forbi eller bruger for længe på en given dagsorden. Hold møder kort og til punkt.

Bo på emne

En agenda alene vil ikke køre dit møde effektivt. Hold dig til dagsordenen og hold diskussionerne fra at snuble på tangenter.

Adressér eventuelle spørgsmål uden emne, der angiver, at det er et emne til et andet møde, det vil blive behandlet privat eller lignende. Ingen kan lide et løbsmøde, hvor formålet med mødet tog bagsædet til en anden samtale.

Tag mindre møder uden for konferencelokalet

At sidde i samme kendte konferencelokale, der er samlet omkring det samme velkendte bord, er bare det - kendte. For at opmuntre medarbejderne til at interagere, tænke kreativt og have livlige diskussioner, overveje at tage mødet uden for standard konferencelokalet.

Overvej at møde ved et bord udenfor, hvis værneting og vejr tillader det. Prøv at samle i et fælles område, der har sofaer og små borde i stedet for et stort konferencebord og svingstol.

Vær ikke bange for at tage en anden metode

Hvis tilgangen til mødet ikke virker, vær ikke bange for at skifte kursus. For eksempel, hvis en brainstorming session giver et stille rum med meget lidt dialog, skift retning. Vær fleksibel og vær opmærksom på, hvordan det samlede møde skrider frem.

Brug teknologi

Planlæg at bruge teknologi til at holde deltagerne engageret. I dagens digitale verden er de fleste mennesker vant til at se grafik eller videoer for at støtte de ord, de hører. Appellere til det tankegang og indarbejde audiovisuelle medier, når du planlægger dit møde.

Computere, der projiceres på store skærme og Smart Board-præsentationer, der fremmer samspil, er en velkommen ændring fra de standard lange PowerPoint-præsentationer.

Send en mødeoversigt

Send en kort oversigt over, hvad der blev drøftet, inden for en dag efter mødet. Formidle dette via e-mail til alle dem, der er til stede, dem, der ikke kunne deltage i mødet, og dem, der skal informeres.Inkluder også eventuelle handlinger, der angiver, hvem der er ansvarlig for hver vare samt forfaldsdato.