Tips til at sikre effektive møder, der producerer resultater

Folk bruger så meget tid på møder, der gør mødetid til vedvarende resultater en prioritet for vellykkede organisationer. Handlinger, der gør møder vellykkede kræver ledelse af mødelederen før, under og efter mødet.

Hvis du forsømmer et af disse mødereguleringsmuligheder, vil dine møder og hold ikke bære den frugt, du ønsker, fra det tidspunkt du investerer. Tag disse tolv ledelsestips til at guide dine deltagere for at opnå forventede, positive og konstruktive resultater.

Hvad skal man gøre før mødet for at sikre effektive møder

Handlinger før mødet etablerer grundlaget for at opnå møderesultater. Du kan gøre alle de nødvendige opfølgninger, men uden at en effektiv mødeplan begynder, vil dine resultater skuffe dig. Disse tips hjælper dig med at planlægge og gennemføre mødet.

Planlæg mødet

Effektive møder, der producerer resultater, begynder med mødeplanlægning. Først skal du identificere, om andre medarbejdere er nødvendige for at hjælpe dig med at planlægge mødet. Derefter afgøre, hvad du håber at opnå ved at afholde mødet. Etablere gennemførlige mål for dit møde.

De mål, du indstiller, etablerer rammerne for en effektiv mødeplan. Som Stephen Covey siger i Syv vaner af højt effektive mennesker , "Begynd med slutningen i tankerne." Dit mødeformål bestemmer mødefokus, møde dagsorden og mødeledeltagerne du har brug for for at nå målet.

Kontroller, at du har brug for et møde

Når du har udviklet din mødeplan, skal du sikre dig, at et møde er et passende køretøj til at nå de fastsatte mål. At planlægge og afholde et møde er dyrt, når du tager højde for tidspunktet for de mennesker, der deltager, så gør en indsats for at fastslå, at et møde er den bedste mulighed for at løse problemet, forbedre processen eller lave en løbende plan.

Du kan opleve, at du kan nå mødeledene med en e-mail-diskussion eller ved at distribuere og anmode om information via firmaets nyhedsbrev. Sørg for, at mødet er nødvendigt og ikke bare mere bekvemt for dig - du får bedre resultater fra dine mødedeltagere, når du virkelig har taget behold på deres behov.

Sikre passende deltagelse på mødet

Hvis et møde er det rette middel til at nå dine mål, skal du kontrollere med deltagerne, der skal deltage i mødet for at lykkes. De nødvendige deltagere skal være til rådighed for at deltage i mødet.

Udskyde mødet i stedet for at holde et møde uden kritiske medarbejdere. Hvis en delegeret deltager i stedet for en afgørende beslutningstager, skal du sørge for, at den udpegede medarbejder har beføjelse til at træffe beslutninger - eller udsætte mødet.

Distribuere og gennemgå forudgående arbejde forud for mødet

Hvor mange møder har du deltog i, der startede med møde facilitator, der udlodde en række af uddelinger eller projicerer et Microsoft PowerPoint dias til diskussion? Frustrerende? Det kan du tro. Mødet bliver en gruppelæsning, næppe produktiv til målsætning.

Når de angivne formål med at afholde et møde er beslutningstagning og besvare spørgsmål, er en gruppelæsning et skamfuldt spild af folks tid.

Du kan gøre møder mest produktive og sikre resultater ved at give det nødvendige præ-arbejde forud for det faktiske møde. At give præ-arbejde, diagrammer, grafer og læsemateriale 48 timer før et møde påvirker møde succes. Jo mere forberedelsestid du tildeler, de bedre forberedte mennesker vil være til dit møde.

Dokumentation, der kan hjælpe dig med at nå mødemålene, kan omfatte rapporter; data, diagrammer og links til konkurrencedygtige oplysninger, salg måned-til-dato og produktionsplaner; Microsoft PowerPoint dias, der illustrerer centrale diskussionspunkter; og møde minutter, noter og opfølgning fra tidligere eller beslægtede møder og projekter.

Forarbejde, endda bare link til at følge for at læse oplysningerne, der distribueres i tide med den seriøse forventning om, at deltagerne vil læse præarbejdet før mødet, hjælper med at sikre, at dit møde lykkes.

Under mødet for at sikre effektive møder

Effektiv brug af mødetid skaber entusiasme for emnet. Det skaber engagement og en følelse af resultater fra deltagerne. Folk føler sig del af noget større end deres daglige udfordringer. Derfor vil et velunderrettet, aktivt møde, der sætter scenen for opfølgning, frembringe møderesultater.

Effektiv mødetilpasning

Møderelederen sætter en positiv, produktiv tone til interaktion blandt mødeledere. Effektiv mødetilrettelæggelse starter med en gennemgang af målene eller forventede resultater og dagsordenen. Tilrettelæggeren hjælper gruppemedlemmer med at være fokuserede og produktive.

Mødedesign og dagsorden fastsatte rammerne for mødet. En effektiv facilitator, som holder deltagerne på sporet, sikrer opfyldelsen af ​​forventede, ønskede resultater fra mødet.

Brug præ-arbejdet i mødet

Brug eller reference præ-arbejde og andre oplysninger, der blev leveret forud for mødet under mødet. Du forstærker behovet for deltagere til at bruge den tid, der er nødvendigt forfra, for at gennemgå materiale, som er integreret for at opnå de ønskede resultater.

Dine deltagere vil forberede sig før deltage i dine møder, og dine resultater vil bære vidnesbyrd om solid forberedelse og ledelse. Ingen ønsker at fremstå uforberedt, uinteresseret eller ikke bidrager i en holdkammeraters øjne.

Involver hver deltager i handlinger

Hver arbejdsgruppe har forskellige personligheder, der opstår til møder. Du har rolige kolleger og folk, der forsøger at dominere hver platform. Uanset om du letter eller deltager i mødet, skal du involvere hver deltager i opfyldelsen af ​​mødemålene.

Dette sikrer, at hver deltager investeres i mødet og i opfølgningen. Du opnår flere resultater med hele holdet trækker end med en dominerende medarbejderperson, der forsøger at skubbe alle andre op ad bakken.

Lav en effektiv mødeopfølgningsplan

Under mødet lav en opfølgningsplan med handlingspunkter. Effektive planer omfatter følgende.

• navnet på den person, der har forpligtet sig til at "eje" udførelsen af ​​handlingsobjektet,
• foranstaltningens forfaldsdato, og
• en aftale om, hvad der udgør færdiggørelse af handlingsobjektet.
• Diskuter virkelige scenarier og hindringer for succes, som teammedlemmerne kan opleve, da de forsøger at udføre de elementer, der vil give de nødvendige resultater. Indstil en tid til dit næste møde, hvis det er nødvendigt, mens deltagerne er til stede.

Efter mødet for at sikre effektive møder

Handlinger og planlægning før og under mødet spiller en stor rolle for at hjælpe dig med at opnå forventede, positive og konstruktive resultater. Dine handlinger efter mødet er lige så afgørende. Opfølgning på det næste planlagte møde er aldrig nok af en investering for at sikre resultater.

Udgiv mødeprotokoller

Begynd ved at offentliggøre dine minutter og handlingsplan inden for 24 timer. Folk vil mest effektivt bidrage til resultaterne, hvis de straks kommer i gang med handlingsposter. De har stadig en frisk hukommelse af mødet, diskussionen og begrundelsen for den valgte retning.

De forbliver begejstrede og klar til at komme i gang. En forsinkelse i fordelingen af ​​minutter vil skade dine resultater, da de fleste venter på, at minutterne kommer frem, før de begynder at tackle deres forpligtelser.

Effektiv mødeopfølgning

Respekt og overholdelse af frister og opfølgning vil hjælpe dig med at opnå resultater fra dine møder. Fristen blev fastsat under mødet. Efter mødet skal hver person med et handlingsobjekt også lave en plan for deres personlige opfyldelse af deres engagement.

Uanset om de skriver trinene i deres planlægger, delegerer opgaverne til en anden medarbejder eller blot gennemfører opgaven, er den enkelte ansvarlig for opfølgningen.

Så er mødeplanlæggeren. Du kan forbedre møderesultaterne ved at følge op med hver person, der har et handlingselement midt imellem møder. Dit mål er at kontrollere fremskridt og sikre, at opgaver er i gang. Husk, at det du spørger om bliver fuldført.

Ansvarlighed for opfølgning under næste møde

Har du nogensinde sat et opfølgningsmøde, der bestod af hver deltager, der fortalte gruppen, hvorfor de ikke kunne nå deres engagement? Resultatet er beklageligt. Etablering af normen eller brugeransvar for ansvarlighed for resultater begynder tidligt i din mødecyklus.

Opfølgning af facilitator midtvejs mellem møder hjælper, men gruppen skal gøre manglende overholdelse af forpligtelser uacceptabelt. Rapport om fremskridt og resultater på det næste møde og forventer, at alt er blevet gennemført.Alternativt kan du kontrollere fremskridt på det næste møde, og hvis der er en reel vejklods for fremskridt, skal du bestemme, hvordan du fortsætter.

Opfordre mødeprocessen til løbende forbedring

Practice of debriefing hvert møde er et effektivt værktøj til løbende forbedringer. Deltagerne skiftes om at diskutere, hvad der var effektivt eller ineffektivt i forbindelse med den nuværende mødeproces. De diskuterer også de fremskridt, de føler, gruppen laver på det emne, som mødet blev afholdt.

Gennem løbende forbedringer til et andet niveau deklarerer succesfulde teams hele deres projekt såvel som processen til at bestemme, hvor effektivt de har formået at skabe resultater. Fremtidige møder afspejler evalueringen. Møder udvikler sig som et endnu mere effektivt værktøj til at skabe organisationsresultater.

Konklusion

Resultater er opnåelige og forudsigelige fra velplanlagte og gennemførte møder. Følg disse tolv anbefalinger for at sikre, at mødedeltagere opnår forventede, positive og konstruktive resultater fra det tidspunkt, de investerer i møder. Din organisation vil belønne din præstation, og dine kolleger vil elske dig, når du bruger disse effektive mødetips.