Medarbejderpersonalfilen er den vigtigste medarbejderfil, der indeholder ansættelsesforholdets historie fra ansættelsesansøgning via afslutningsinterview og ansættelsesdokumentation. Kun medarbejdere og medarbejderens nærmeste tilsynsførende og leder kan have adgang til oplysningerne i medarbejderpersonalfilen, og det forlader aldrig Human Resources-kontoret.
Medarbejderpersonalfilen er generelt gemt i et låst, brandsikkert arkivskab på en låst lokalitet, som er tilgængelig for medarbejdere fra Human Resources.
Fortroligheden af medarbejderoplysningerne i personaledokumentet er af afgørende betydning.
Af medarbejderposterne i virksomheden er medarbejderpersonalfilen hyppigst tilgængelig dag for dag til orientering fra arbejdsgiver, supervisor eller personale.
Overvejelser om medarbejderpersonalets indhold
De grundlæggende principper og spørgsmål, der skal overvejes, når der indsendes noget dokument i en medarbejderpersonalfil, er disse.
- Vil arbejdsgiveren have brug for et bestemt dokument for at begrunde afgørelser, hvis arbejdsgiveren blev sagsøgt? Skal arbejdsgiveren have brug for dokumentet i en domstol?
- Kender medarbejderen og forstår, at dokumentet vil blive arkiveret i hans eller hendes personaleport? I de fleste tilfælde bør arbejdsgiverne underskrive dokumentet, ikke at betegne indholdet af dokumentet, men at anerkende, at de er opmærksomme på og har læst dokumentet.
- Ingen overraskelser, udtalelser eller personlige noter om, at medarbejderen nogensinde skal placeres i en medarbejderpersonalfil. Bare fakta, ingen spekulative tanker, tilhører en medarbejderpersonalfil.
Indholdet af en medarbejderpersonalfil
Følgende er anbefalinger om den dokumentation, som en arbejdsgiver skal opbevare i en medarbejderpersonalfil.
Beskæftigelseshistorik
- Ansøgningsbekræftelse
- Afslagstavle
- Positionsbeskrivelse
- Jobanalyseposter
- Jobannoncebrev eller ansættelseskontrakt
- Arbejdsgiveraftale eller midlertidigt agenturaftale, hvis brugt
- Nødkontaktoplysninger
- Signeret medarbejderhåndbog Bekræftelsesformular, der viser modtagelse af medarbejderhåndbog
- Checkliste fra ny medarbejderorientering, der viser emner omfattet og af hvem
- Eventuelle aftaler om overflytning og dokumentation
- Eventuel kontrakt, skriftlig aftale, kvittering eller bekræftelse mellem medarbejderen og arbejdsgiveren (såsom en ikke-indgået aftale, en ansættelseskontrakt eller en aftale vedrørende en bilforsikret bil) , for eksempel
- Ansættelsesformularer, herunder: anmodninger om overførsel, forfremmelse, interne jobansøgninger mv.
- Eventuel anden dokumentation vedrørende beskæftigelse
- Udvikling af medarbejderudvikling og forbedring ement
- Eksempler på eventuelle præstationsvurderinger eller medarbejderudviklingsplaner
- Ansattes selvvurderinger
- Optegnelser fra eventuelle formelle rådgivningssæsoner
Anmærkninger om deltagelse eller tardiness
- Dokumentation for forbedring af planlægning af resultater
- Disciplinære foranstaltninger rapporter
- Medarbejder anerkendelse præsenteret som certifikater, anerkendelsesbreve og så videre
- Medarbejderformelle forslag og anbefalinger, organisationsresponser
- Træningsdokumenter
- Anmodninger om træning
- Kompetencevurderinger
- Træningsklasse eller session notifikationer eller tidsplaner
- Skal underskrevet behov
- Uddannelsesudgiftsrapporter
- Klager fra kunder eller kollegaer
- Ansættelsesterminalerklæring
- Medarbejderretstillelsesbrev
- Afslutningsinterviewdokumentation
- Cobra notifikation
Afsluttende tjekliste for beskæftigelsen
- Endelig regnskab for alle aspekter af medarbejderens ansættelse som slutløn, feriepenge, tilbagelevering af virksomhedsejendomme og så videre.
- Yderligere dokumenter vedrørende personalefiler er tilgængelige.
- Personelfiloversigt
- Personalefiladgangspolitik
- Hvilke arbejdsgivere skal ikke opbevares i personoplysninger
Lån til Flipping Houses: hvad der virker og hvad der ikke er
Ejendomsspild lån kommer normalt fra private långivere, selv om Traditionelle banker kan være en mulighed. Se dine muligheder for at finansiere et projekt.
Skal vide, hvad der hører til en medarbejderhåndbog?
Har du brug for en indholdsfortegnelse for en omfattende medarbejderhåndbog til din organisation? Find politikker, procedurer, formularer og tjeklister her.
Hvorfor telearbejde hører til din fremtid
Kender du de seneste oplysninger om tilstanden for fjernarbejde? Jeg vil vædde på det vil overraske dig. Find ud af, hvem der arbejder med fjernarbejde - og hvorfor det tilhører din arbejdsplads.