Opret en håndbog for medarbejderhåndbog / politikker og procedurer

Din medarbejderhåndbog: Introduktionen

Inden du begynder at skrive din håndbog, skal du have en advarsel:
Sørg for at have en advokat, der er ekspert inden for ansættelsesret din håndbog for at være sikker på, at der ikke er noget i det, der kan give dig problemer. At betale en advokat for at give denne anmeldelse kunne spare dig for at inkludere noget, der kunne blive misforstået af en læser.

Introduktionen til din medarbejderhåndbog er mere end blot et par ord om din virksomhed.

Det lader dine medarbejdere forstå vigtigheden af ​​håndbogen og indeholder et område for medarbejdere til at underskrive for at anerkende, at de har læst håndbogen. Her er flere oplysninger om, hvad introduktionsdelen indeholder:

• Historien om din virksomhed
  Beskriv kort din forretning, herunder hvordan den begyndte og vigtige begivenheder i sin historie.
• Din erklæring om formål eller mission.
  Hvis du har oprettet en vision eller mission statement for din virksomhed, skal du diskutere det her. Med angivelse af din vision hjælper medarbejderne med at se, hvad du tror på, og får dem spændte på at arbejde for din virksomhed.
• Velkomstbrev
  Medtag et velkomstbrev, der tales direkte til medarbejderne og giver dem besked om, hvor vigtigt du synes, de er for organisationen.
• Erklæring om "Dette er ikke en kontrakt"
  I dit velkomstbrev eller en separat erklæring skal du oplyse om, at medarbejderne ved, at de ikke får nogen garantier:

  "Denne håndbog gør udgør ikke en ansættelseskontrakt og giver heller ikke nogen garanti for beskæftigelse. "

• En underskriftsside
  Medtag en erklæring om, at alle nye medarbejdere skal underskrive håndbogen for at vise, at de har læst dokumentet og forstået det.

Introduktionen er en vigtig del af din medarbejderhåndbog. Sørg for, at din advokat gennemgår dette afsnit især.

Oprettelse af en medarbejderhåndbog

Den første hovedafsnit i din medarbejderhåndbog indeholder medarbejderpolitikker.

Disse politikker giver medarbejderne information om dine forventninger til dem.

Medarbejderfordele

I den sidste del af din medarbejderhåndbog beskrives fordelene og fridagen du giver medarbejdere:

• Tilstedeværelse og punktlighed
  Medtag et afsnit om, at medarbejderne forventes at være på arbejde hver dag og videre tid. Definer "overdreven" fravær og "sædvanlig" lateness.
• Bryder, frokost gange, personale lounge
  Må medarbejdere tage pauser til enhver tid eller er der særlige pause gange? Hvad med frokost? Beskriv protokollerne til brug for personalelokalet.
• Computer software og dokumenter
  Gør medarbejderne opmærksomme på lov om ophavsret vedrørende dokumenter.Hvilke dokumenter må muligvis ikke kopieres? Hvilke kopier kan der laves af software? Hvor er softwarelicenserne, og hvad siger de?
• Fortrolighed; gaver
  Statens politik vedrørende forretningsspørgsmål og proprietære procedurer. Medarbejdere bør ikke tage gaver fra kunder undtagen meget små tokens.
• Disciplin / opsigelse
  Beskriv procedurer for disciplin, herunder advarsler, skriftlig og mundtlig. Medtag en appelproces, selv for et lille kontor, så medarbejderne føler, at de har "et sted at gå." Beskriv omstændigheder, hvorunder ansættelsen kan opsiges. Hvor meget varsel er givet? Hvordan er akkumuleret ferie betalt?
• Narkotika og alkoholbrug; rygepolitik
  Angiv at brug af narkotika eller alkohol på virksomhedens lokaler er årsag til øjeblikkelig afskedigelse. Tillader du rygning på virksomhedens lokaler?
• EEOC erklæring
  Du diskriminerer ikke nogen af ​​nogen grund; Du kan også diskutere bolig til religiøse overholdelse og politikker vedrørende ansøgere og medarbejdere med handicap.
• Equal Pay
  Du vurderer din medarbejders løn afhængig af niveauet af stilling og præstation, ikke på eksterne faktorer som køn.
• Evalueringer
  Fortæl medarbejderne hvordan og hvornår du udfører præstationsvurderinger.
• Medarbejderstatus (fuldtids vs. deltidsarbejde, prøvetid).
  Beskriv de ugentlige timer, der kræves til fuldtidsbeskæftigelse (32? 35? 40?). Har fuldtidsansatte ydelser (f.eks. Sygesikring), som deltidsansatte ikke gør? Får deltidsansatte betalte ferie?
• Chikane
  Angiv, at din virksomhed ikke tolererer det, enten mellem medarbejdere eller involverende kunder. Diskuter, hvordan chikane klager skal håndteres.
• Ansættelsespolitik
  Beskriv hvordan du annoncerer en stilling internt og eksternt, og din interviewproces.
• Office Dress Code
  Du vil muligvis gerne medtage en generel erklæring om overholdelse af klædningspolitikker, herunder hår, makeup, smykker. Hvis medarbejderne skal bære specifikke uniformer, hvem betaler for disse? Hvem betaler for rengøring? Foul eller fornærmende sprog kan være "bare årsag" til opsigelse.
• Orientering / træning af nye medarbejdere
  Beskriv din virksomheds program for træning og orientering på jobbet. Betales orienteringstid?
• Betalingsperioder / tidsskemaer / lønsedler / overarbejde
  Hvor ofte betales medarbejdere? (Hver anden uge eller to gange om måneden er typiske.) Understreger, at tidsskemaer / tidskort skal opretholdes af alle medarbejdere; hvornår skal de vendes? Angiv, at lønsedler indeholder oplysninger om fradrag, år-til-dato oplysninger. Angiv når medarbejdere er berettiget til overarbejde.
• Parkering til medarbejdere
  Beskriv din parkeringsplads og eventuelle begrænsninger ved brug. Har medarbejdere brug for et parkeringskort for at komme ind i partierne? Hvordan overvåges partierne?
• Personlige telefonopkald og besøgende
  Beskriv dine politikker for besøgende og personlige telefonopkald.
• Prøvetid
  Det er en god idé at medtage en periode, normalt ikke mere end 90 dage, hvor en ny medarbejder vurderes og ansættelsen er "midlertidig" eller "efter ønske"."Du kan justere løn efter denne prøvetid, for at give incitament til en ny medarbejder. Normalt får de midlertidige medarbejdere ikke ydelser, men vil du betale forsøgspersonale til betalte ferier, der falder inden for prøvetiden?
• Afskedigelser
  Anmod om, at en medarbejder, der ønsker at opsige, giver dig mindst to ugers varsel.
• Vejrdage
  Beskriv hvordan og når du giver besked til medarbejdere, hvis virksomheden er lukket for dårligt vejr. Medtag en redegørelse for, hvordan du vil behandle medarbejderens fridage for vejret, når virksomheden er åben.
• Venteperioder
  Skal medarbejderne vente en vis tid for at modtage ydelser ? Kan provisoriske medarbejdere begynde at tilfalde (akkumulere) fordele?
• Betalt fritid (ferier, personlige dage, syge tid)
  Dette afsnit håndteres på en række måder. Der findes ingen føderal lov, der kræver du skal betale en n medarbejder til fridage, herunder ferier, ferie, personlig tid eller syge tid, selvom "fridag" er højt på medarbejdernes liste over forventninger. Medarbejdere har mulighed for at tage fridage uden løn. Enhver betalt tid vil direkte påvirke din produktivitet og kundeservice. En måde at håndtere dette på er at give en samlet "pay-off" -ydelse, der akkumuleres over tid til maksimalt "x" timer. Den betalte tid kan anvendes til ethvert formål. Denne procedure belønner medarbejdere, der er på jobbet hver dag, hvilket giver dem mulighed for at tage ferie eller lejlighedsvis personlige dage. Kræv medarbejderne om at planlægge PTO i god tid, med undtagelse af sygdomme.

• Når du har gennemført dette afsnit, er du næsten klar til at vise det til medarbejderne. Men før du gør det, tag det til din advokat eller en advokat, der er ekspert i arbejdslov til revision.

• ferier.
  Beskriv ferieberettigelse; hvor lang tid skal en medarbejder arbejde for at have ret til at tage ferie? Hvordan bestemmes længden? Hvordan betales ferier? Hvad sker der, hvis nogen forlader modtager han / hun betaling for ubrugt ferie tid? De fleste arbejdsgivere tillader ikke medarbejdere at modtage løn i stedet for at tage ferie af flere grunde. Lad ikke en medarbejder overføre ferie til det næste år; alle burde tage ferie hvert år. Hvornår skal medarbejdere annoncere deres ferieplaner? Hvem har prioritet i planlægningen?
• helligdage.
  Ingen føderal lov kræver feriepenge; Hvis kontoret er lukket, behøver du ikke betale for denne gang. Hvilke betalte ferier giver du? Liste specifikke helligdage for hvert år. Du kan beslutte at ændre ferien fra år til år, men normalt skal du opretholde det samme nummer. Skal medarbejderne arbejde dagen før og dagen efter en ferie for at modtage feriepenge? Du behøver ikke at betale deltidsansatte til ferie, selvom fuldtidsansatte modtager dem. Hvis du beslutter at lukke kontoret på en bestemt dag og ikke betale medarbejdere, skal du give dem besked på forhånd.
• Syge tid / Personlige dage
  De fleste mindre kontorer synes det er en stor byrde at betale medarbejderne for ekstra ledig tid både med hensyn til bemanding og økonomiske omkostninger. Du vil muligvis give medarbejderne et begrænset antal betalt personlige / sygedage om året, idet de ved, at de sandsynligvis vil tage dem, uanset om de har brug for dem eller ej. Du ønsker måske at udpege disse dage kollektivt som "personlige" dage, herunder sygedage; gør ikke folk løgn om at være syge for at få en fridag. Lad ikke medarbejderne overføre disse dage til et andet år; brug dem eller miste dem. Kan medarbejderne tage ½ dage eller et bestemt antal timer i stedet for en hel dag? Deltidsansatte er normalt ikke berettiget til syge tid. Beskriv proceduren for at anmode om personlige / syge dage.
• Jury Duty
  Du er forpligtet til at give medarbejdere fridage, hvis en medarbejder modtager en indkaldelse til jurypligten. Hvordan vil du håndtere dette? Vil du betale dem i løbet af denne tid? Vil du få dem til at vende sig i deres jury pligt løn eller kan de beholde det? Hvornår skal de rapportere tilbage til arbejdet ("når retten ikke er i gang" er almindelig)? Vær sikker på at du overvejer scenariet "værste tilfælde" i dette afsnit.
• Blade af fravær
  Selv om du ikke behøver at give ubestemt orlov, kan du overveje denne bestemmelse, især for værdifulde medarbejdere. Hvad er den maksimale tid, hvornår en person kan tage ubestemt orlov og stadig er sikret en stilling ved hans / hendes tilbagevenden til arbejde? Hvis du giver forsikring, kan personen fortsætte denne forsikring, hvis han / hun betaler præmierne? Hvad sker der, når medarbejderen vender tilbage modtager han / hun den tidligere stilling?
• Militærlov <1 Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act fra 1994 kræver, at arbejdsgiverne gør en rimelig indsats for at omskole eller opgradere færdigheder hos medarbejdere, der vender tilbage fra militær told. Hvad med medarbejdere, der går til sommerlejr eller andre kortvarige militære forpligtelser? Hvordan vil deres retur blive håndteret?
  Når du har gennemført dette afsnit, er du næsten klar til at vise det til medarbejderne. Men før du gør det, tag det til din advokat eller en advokat, der er ekspert i arbejdslov til revision.

Ansvarsfraskrivelse:

Jeg er ikke advokat, og jeg giver ikke juridisk rådgivning. Denne artikel gives til orientering og bør ikke påberåbes. Kontakt en advokat for dette dokument og alle dokumenter af denne type.