At organisere en konference fra grunden kræver en enorm mængde forethought og dataindsamling. Hele processen kan tage et par år afhængigt af størrelsen af gruppen, men det er muligt at starte en vellykket konference i et år, hvis du kan træffe hurtige beslutninger.
Virkeligheden ved at planlægge en konference er, at uden nogen erfaring kan du miste megen tid overveje hver eneste detalje, mens du ser på flere vigtige spørgsmål.
For at gøre processen enklere for første timere, har vi skitseret de vigtigste trin, samtidig med at du giver dig links til vores mere detaljerede gennemgange på hvert enkelt emne. Resultatet her er en konferenceplanlægningsguide, der hjælper dig med at starte med en solid skabelon på plads.
Trin 1: Lav et syn på din konference
Hver begivenhed begynder med en vision, men du skal omdanne din vision til ord og tal for at måle omkostninger og træffe velinformerede planlægningsbeslutninger. For det første skal du starte med det grundlæggende som hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor.
Læs mere: Eventplanlægning 101: Udarbejdelse af vigtige detaljer
Trin 2: Oprettelse af en forretningsplan
Medmindre din konference finansieres af et tilskud eller en organisation, skal du kortlægge, hvor dine penge er kommer fra og hvad det bruges til. Første del af denne ligning, omsætningen, skal beregnes tidligt i planlægningsprocessen.
Nu skal du have en ide om, hvad du planlægger at tilbyde deltagere for at sætte pris på en konference. Din rejseplan og højttaler lineup bliver salgsfaktor for potentielle registranter.
Trin 3: Sammenligning af lokaler og tjenester
Når du har en mere specifik ide om, hvornår din konference vil finde sted, og hvor mange mennesker du vil deltage i, kan du begynde at handle på et passende sted.
Husk på, at dit stedvalg også bestemmer dine catering- og audio / visuelle omkostninger. Dette skyldes, at de fleste konferencelokaler og arrangementshoteller kræver, at du bruger deres interne tjenester til eventuelle begivenheder på stedet.
De fleste konferencer bliver nødt til at levere en slags overnatningsmuligheder for gæster, der rejser uden for regionen. Denne nødvendighed skaber et andet sæt overvejelser, der kan medvirke i din lokationsbeslutning.
Læs mere:
- Sådan vurderer du hvert sted
- 10 tips til ansættelse af en caterer
Trin 4: Rekruttering og administration af registranter
Selv de mest populære konferencer skal effektivt markedsføre deres begivenhed for at fylde hver plads i huset. Deltagelse er den vigtigste faktor for succesen af din begivenhed. Gode deltagelsesnumre giver indtægter og sponsorering muligheder. Og jo flere mennesker du har registreret, vil skabe større efterspørgsel efter reklame og deltagelsesåbninger.Lang historie kort, hvis du kan tegne en crowd så alt andet vil falde på plads meget lettere.
Administrering af registrering bliver vanskeligere, da din begivenhed vokser i størrelse. Her kan et online registreringssystem hjælpe dig med at spore nummer, behandle betalinger og organisere data.
Læs mere:
- Online Event Registration Solutions Anmeldt
- 6 billige måder at markedsføre din konference online
Trin 5: Planlægning af detaljer på stedet
Endelig efter at have organiseret og implementeret forretningselementerne af konferencen, kan du begynde at tænke på detaljerne på stedet. Dette inkluderer hvordan deltagere vil navigere i konferencen, det generelle layout af hvert værelse og fordelingen af mad og drikke. Dette er en del af planlægningen af en konference, som de fleste mennesker forbinder med arrangementplanlægning. Den bedste måde at koordinere alle detaljerne er at gå gennem din rejseplan som dine gæster ville. Billede, hvordan de vil tænke og handle på hvert tidspunkt på dagen for at løse problemer, før de opstår.
Læs mere:
- Populære mødelokalplaner
- Ideer til en effektiv registreringstabel
- Signeringsstrategier til styring af konferencestrøm
Trin 6: Udstillingshåndteringstips
Konferencer har typisk et udstillingsområde eller konventionsgulve hvor sponsorer og leverandører lejer plads til at fremme deres produkter.
Dette kan være en meget lukrativ mulighed for din konference, hvis du organiserer alt godt. Husk dog, at et udstillingsområde vil kræve en betydelig forpligtelse af både tid og ressourcer, så sørg for at du er parat til at håndtere behovene hos flere leverandører, før du forpligter dig til dette format.
Læs mere:
- Indtægter og udgifter i Trade Show Business Model