7 Tips til effektiv delegation

Mange små virksomhedsejere bliver jacks-of-all-trades og gør lidt af alt, når det kommer til at forvalte deres virksomheder. Denne alsidighed kan være et enormt aktiv, når man først starter en virksomhed.

Som tiden går dog, den lille virksomhedsejer, der fortsætter med at gøre alt, vil han eller hun slå det, jeg kalder det succesmæssige stoppested. Indtil et hold er udviklet, og nogle af de daglige opgaver og forretningsforvaltningsansvar er delegeret, kan virksomheden ikke vokse, og virksomhedsejeren vil sandsynligvis være overudvidet og stærkt frustreret.

Der er mange beslutninger og processer at overveje, når det er tid til at opbygge et hold og delegere, og der er skridt til at blive taget tidligt i processen for at gøre det mere effektivt. Her er de øverste syv tips til effektiv delegation for at få dig på rette spor.

1. Analysér dine behov først

At vide, hvad du skal delegere og hvem du har brug for i dit team for at gøre det effektivt, kræver et klart billede af alt, hvad du har på din plade. Den bedste måde at finde ud af, hvor din tid går, især den tid der skal hen, hvor den ikke skal være, er ved at spore din tid - hele tiden for både fakturerbart og ikke-fakturerbart arbejde.

Hvis du holder øje med alt, hvad du gør i løbet af din arbejdsdag, ved du, at du ville være overrasket over at se, hvor din tid går, og hvad kvalificerer som din største tid til afløb. Dette alene kan være et kraftfuldt værktøj til at identificere potentielle opgaver at delegere, og endda opgaver, der skal elimineres fra din virksomhed.

2. Udforsk dine muligheder

Delegationen kan tage mange forskellige former, og hver valg afhænger af din virksomhed og dine behov. Det mest effektive delegationssystem er et, du kan stole på, og vil vokse og ændre sig efterhånden som dine behov vokser og ændrer sig.

To af de mest almindelige delegationsmuligheder er at ansætte en medarbejder og outsourcing til en uafhængig entreprenør som en virtuel assistent.

Der er mange aspekter at overveje, når man beslutter mellem en medarbejder og en uafhængig entreprenør.

3. Dokument Alt

Før du selv begynder at delegere, skal du begynde at spore alle de oplysninger, viden og processer, der gør din virksomhed kørende som en godt olieret maskine. Dette kan være en udfordring, fordi du sandsynligvis ikke tænker på disse data ofte; du gør bare hvad der skal gøres. Men at have omfattende og klar dokumentation er afgørende for at kunne delegere effektivt.

Generelt skal alle dine processer og systemer indeholde et klart skriftligt resumé, så ethvert fremtidigt medlem af dit team kan hoppe ind og hente op, hvor du slap af. Disse procesdokumenter og andre nødvendige oplysninger skal placeres på en central placering, der er tilgængelig for alle.

4. Udvikle en prioriteret opgaveplan

Når dine processer er blevet dokumenteret, og du har oprettet et system til deling af disse oplysninger, skal du tænke igennem dine prioriteringer for topdelegationen og hvordan du vil tildele, spore og styre det delegerede arbejde.

Fokusér først på dine største prioriteter. Du kan identificere en liste over potentielle højt prioriterede delegationspunkter ved at besvare disse to enkle spørgsmål:

1. Skal dette udfyldes nu?
2. Skal jeg selv gøre denne opgave eller kan nogen anden?

5. Brug teknologi

Teknologi kan gøre delegation let og hjælpe holdene med at overvinde mange forskellige udfordringer. Og alle hold kan drage fordel af at bruge teknologi, uanset om det er til fildeling, planlægning eller endda online træningsmuligheder.

Hvis du bygger et virtuelt team med medlemmer på forskellige geografiske steder, kan teknologien få det til at føle, at alle dine teammedlemmer sidder i samme rum. Udforsk den teknologi, du har til rådighed, før du delegerer, så du kan oprette et system, der gør informationsdeling og samarbejde nemt.

6. Kommuniker godt og ofte

God kommunikation er afgørende for alle typer hold. Uden det er der ikke et hold. Når det kommer til effektiv delegation, skal kommunikationen ikke kun være klar, præcis og konsistent, men du skal også sørge for, at hvert teammedlem har adgang til de samme oplysninger.

En af måderne til at opnå dette er ved at planlægge igangværende møder mellem ansigt til ansigt eller teamfokuserede telekonferencer, hvis dine holdmedlemmer er på forskellige steder. Disse sessioner bør fokusere på samarbejde, informationsdeling og teamopbygning. Det er også vigtigt, at du forbliver tilgængelig mellem gruppemøder for at besvare spørgsmål, vejledning og hjælpe med at løse problemer, når det er nødvendigt.

7. Kultiver Trust

Tillid er en af ​​de vigtigste faktorer, når det kommer til delegation, og det går begge veje. Du skal have tillid til, at dine medarbejdere fuldfører det arbejde, de er ansvarlige for, og dine medarbejdere skal have tillid til, at du giver dem alle de oplysninger, de har brug for til at udføre arbejdet, og at du vil være til rådighed for at sikkerhedskopiere dem, når nødvendig.

Du kan oprette et hold baseret på tillid af:

• At være respekt for hinanden
• Lytte og høre, hvad andre siger
• Fokusere på konsekvent kommunikation
• At sige hvad du vil gøre og gøre hvad du siger
• Være ærlig

Effektiv delegation kan være svaret for den tidskrævende små virksomhedsejer, der kæmper for at finde tid til at vokse sin virksomhed. Og når du træffer foranstaltninger for at sætte dig op for en effektiv delegationsproces, giver du ikke bare dig tid til at fokusere på dine mest livsvigtige forretningsaktiviteter, men du lindrer noget af presset om altid at gøre alt selv.