Gennemfører vanskelige arbejdspladsdiskussioner

Udfordrende samtaler er livsnerven for præstationsforbedring og problemløsning for ledere på alle niveauer . Desværre forsinker for mange ledere at gennemføre disse samtaler ud af frygt for repressalier, eller fordi de tror, ​​at samtalen vil true deres forhold til den anden part. Det er vigtigt at få kontrol over disse følelser, og den bedste måde at udvikle tillid til at levere vanskelige samtaler på er at følge en struktureret proces.

I et tidligere indlæg skitserede jeg tips til at hjælpe dig med at planlægge for succes med din næste udfordrende samtale. I dette indlæg tilbyder jeg vejledning om at engagere og styre samtalen.

10 tips til forbedring af din komfort med vanskelige samtaler:

1. Planlægger arbejdet. Gå tilbage og læs vejledningen i det første indlæg i denne serie. Din observation af de pågældende adfærd, og din evne til at forbinde disse adfærd til virksomheden, er afgørende. Vet, hvor du vil have samtalen at gå. Ægte feedbackmestere udvikler disciplinen til at skrive ud og øve deres planlagte samtaleåbner. Forudgående planlægning forhindrer elendig ydeevne!

2. Aktualitet er afgørende. Hvis du nogensinde har modtaget en årlig præstationsanmeldelse, der omfattede kritik af noget, du angiveligt gjorde eller ikke gjorde for nogle måneder siden, ved du, hvordan værdiløs, uaktuel feedback er. Det er dit job som administrator at sikre, at feedbacken er adfærdsmæssig, forretningsfokuseret og rettidig.

Min skrivepartner til min første bog, Praktiske lektioner i lederskab, foreslog, at værdien af ​​konstruktiv feedback faldt med 50% hver dag, du forsinkede gav det.

Hvis følelser er varme, lad tingene køle lidt. Mens jeg lige er færdig med at bede dig om at give timely feedback-så tæt på hændelsen som muligt - hvis tingene bliver opvarmede, tag en dag for at lade dem køle lidt ned.

Lad det bare ikke lade mig langre.

3. Vælg indstillingen . Hvis dit hårde emne er potentielt pinligt, eller du forventer et følelsesmæssigt svar, undgå åbent kontorindstillinger eller mødelokaler med glasvinduer. Gør ikke fejl på den anden side ved at vælge en indstilling designet til at skræmme. En neutral, privat indstilling er bedst til sværere samtaler. Hvis du er bange for fysiske konsekvenser, skal du kontakte din H. R. repræsentant, som kan beslutte at være til stede med dig.

4. Forbered din holdning. Det er vigtigt at gå ind i disse diskussioner med en følelse af tillid og en demonstration, der viser, at du er rolig og engageret i et positivt resultat. Din stemme, kropssprog og øjenkontakt er alle vigtige. Husk, denne samtale er vigtig for din virksomhed, dit team og den enkelte, der sidder på tværs af dig.Administrer dig selv for at skildre det rigtige niveau af løsning med det rette niveau for bekymring for den anden parts velfærd.

5. Brug den åbne sætning du forberedte i planlægningssessionen . En god åbner identificerer adfærd, linker den til virksomhedens indflydelse og angiver behovet for forandring. Må ikke være tvunget til at pakke det i ros. Mens nogle tilbagemeldingspersoner sætter pris på "sandwiching" konstruktiv feedback med positive, tror mange, dette simpelthen forvirrer meddelelsen.

Og selvfølgelig skal du give positiv feedback - når du tjener tidligt og ofte.

6. Mist ikke kontrollen med samtalen. Mere end et par velmenende ledere har fundet sig på hovedet i disse samtaler. Hvis deltageren reagerer på din åbningsopgørelse med noget som "Nå ville jeg have gjort det, hvis du var en bedre manager", ikke få defensiv og lad samtalen blive et argument om din præstation. Et rimeligt svar kan være: "John, denne samtale handler om den adfærd, jeg beskrev, og den indvirkning det har på vores forretning, ikke om min ydeevne. ”

7. Må ikke spores af vandværker. Jeg har haft både mænd og kvinder grædt foran mig, og selvom det er ubehageligt, er det ofte individets måde at reagere på stress. Vær forberedt med et væv.

Tillad tid for dem at komponere. Hvis det er nødvendigt, tag en kort pause. Du kan være empatisk med situationen, bare lad ikke tårerne spore dit fokus på at komme til den rigtige opløsning.

8. Fremhæv en dialog . De bedste feedback og opførsel-fokuserede samtaler er diskussioner, ikke monologer. Den anden part vil give dig åbninger for at skabe en diskussion, hvor det er relevant. Probe for at bekræfte forståelsen og bede om ideer om at styrke eller ændre den pågældende adfærd. Du ved, at det virker, når den modtagende part tilbyder ideer om egne forbedringer.

9. Husk at arbejde hen imod din planlagte retning for samtalen. Hvis opførelsen er en færdighed eller vidensrelateret, kom forberedt med ideer til træning. Hvis det er coaching for at styrke tilliden eller opmuntre den enkelte til at tage det næste skridt, skal du lægge din coaching hat. Hvis emnet er fokuseret på en uacceptabel adfærd, gentager virksomhedsvirkningen af ​​adfærd og giver tydelig rådgivning om at undgå dette i fremtiden. Ved håndtering af de vanskeligste emner for ydeevne eller adfærd skal der være konsekvenser for manglende overholdelse.

10. Byg en handlingsplan sammen. Når du har fået klarhed omkring problemet, arbejder du sammen for at definere vejen frem. Enigt om en handlingsplan og fastsæt en klar dato for opfølgning og diskutere fremskridt.

The Bottom-Line for Now:

Jeg delte i mit oprindelige indlæg den hemmelighed, som de fleste ledere sætter i gang med at gennemføre det, de opfatter, vil være en vanskelig samtale. Den anden hemmelighed er, at de fleste mennesker ønsker feedback og ønsker at forbedre. I meningsmåling efter afstemning i mine workshops udtrykker individer overvældende, at de ønsker, at deres ledere vil give dem mere feedback - både konstruktive og positive. I stedet for at forsinke disse præstationer, karriere og forretningsforbedrende diskussioner, planlæg for succes og brug processen og tipsene ovenfor for at hjælpe dig med at styrke din egen ydeevne med dette kritiske styringsværktøj.