Hvordan man kan skelne et godt hotel RFP

Det er ingen hemmelighed, at hotelejere altid søger måder at identificere møde- og arrangementplanlæggere på, som kan vælge hoteller og andre steder for møder, incitamentsture, konferencer og udstillinger.

Mange hoteller har påberåbt sig websteder for onlinehotel RFP (Request for Proposals), såsom Conventionplanit. com og sabrehotelrfp. com for at fremme deres møder og konference service kapaciteter. De har også udviklet deres egne online RFP-formularer.

Men mange planlæggere er tilbageholdende med at sende deres hotel-RFP'er via tredjeparts søgemaskiner. Mange planlæggere foretrækker at indsende deres anmodninger om hotelbud direkte til hotel- og konferencecentrene.

Hvilke oplysninger er inkluderet i et Hotel RFP?

Et godt værktøj til at hjælpe planlæggere begynder at udvikle deres egne former for hotelbud og andre begivenhedsbehov er den begivenhed accepterede praksis udveksler værktøjer fra konventionsbranchen.

Grundelementer til et hotel RFP skal indeholde følgende:

• Forespørgers grundlæggende kontaktoplysninger (navn, titel, organisation, adresse, telefon, email osv.)
• Arrangementsdatoer mindst to forskellige muligheder)
• Værelsesblokke er nødvendige (datoer og antal værelser)
• Mødelokaleanmodninger (datoer, rumstørrelser, mængder)
• Krav til mad og drikke
• Tilgængelighedskrav
• Forsendelse og modtagelse af krav
• Andre relevante oplysninger

At drage fordel af RFP-værktøjer

Derudover giver Global Business Travel Association (GBTA) sine medlemmer et omfattende hotel RFP-værktøj, som eventplanlæggere måtte ønske at overveje.

Oplysningerne fra GBTA hotel RFP inkluderer følgende:

• Oversigt over hotelfaciliteter Oversigt
• Oplysninger om RFP-anmodning
• Oplysninger om værelsets kontrakt
• Størrelse af hotellets samlede mødelokale
• Samlet antal mødelokaler
• Størrelsen på hotellets største balsal eller mødelokale
• Lofthøjde til største balsal eller mødelokale
• Har hotellet et fast bestyrelsesværelse?
• Hvor mange personer vil bestyrelsen rumme?
• Har hotellet dedikeret udstillingsplads?
• Hvad er størrelsen på udstillingsområdet?
• Hvad er afstanden til områdets kongrescenter?
• Hvad er kongrescentrets navn?
• Hvad er skatteprocenten for mad og drikkevarer?
• Hvad er banketjenesteafgiften procent?
• Skal banket serviceafgifter beskattes?
• Har hotellet internt audiovisuelt (A / V) -tjenester?
• Vil hotel tilbyde rabat på interne A / V-tjenester?
• Vil hotellet tillade kunder at indbringe udenfor A / V-leverandører?
• Hvor mange mødelokaler indeholder trådløs højhastigheds internet?
• Hvordan kan mødelokaler indeholde videokonferencer?
• Er der gebyr for at bruge egne A / V-leverandører?
• Accepterer firmaet "mødekort" til betaling?
• Er der tilbud om mødepakke for hotellet?

Derudover vil det være nyttigt at dele med hotelsalg den type arrangement, du er vært for. Dette giver dem indsigt i de mål, som dit møde kan have.

De gode nyheder om at arbejde med hoteller er, at de fleste bør være ret erfarne med at lave lignende arrangementer sammen, og en stor salgs- eller cateringchef vil være i stand til at dele flere detaljer med dig om måder at hjælpe eventplanlæggere med at opfylde deres mål.

Relaterede artikler

• Sådan opretter du en begivenhed planlægning af killer-begivenheder
• Handelsprogrammer til begivenhedsplanlæggere
• Sådan bliver du certificeret mødefremstiller
• Sådan bliver du certificeret begivenhedsplanlægger