Hvordan man forhandler omkostninger med et hotel

Efterspørgslen efter hotel-tjenester er støt stigende de sidste par år, og vippet forhandlingens gearing til fordel for foretrukne egenskaber i stedet for arrangementskonceptklienterne. Dette har lagt ekstra pres på eventplanlæggere for at finde måder at forhandle med hotelsalg for at sænke nogle af disse udgifter.

Afhængigt af en eventplanlæggers omstændigheder vil disse tips hjælpe med at opnå en vis besparelse med gæsteværelser, mødelokaler og catering.

1. Udnyt flere møder på samme sted. En af de mere effektive strategier for at spare penge er at holde hovedparten af ​​dine begivenheder hele året på samme ejendom. Hotel salgschefer søger at opnå visse indtjeningsnumre, som de sandsynligvis vil vise mere fleksibilitet til en kunde, som de ved, vender tilbage i løbet af året vs. en engangsklient.

2. Udnytt det samlede antal værelser til arrangementet. Hotelforvaltere vil vise fleksibilitet på mødelokaleomkostninger og endda cateringudgifter, hvis de ved, at en begivenhed vil indeholde en blok af værelser. Værelserne tilbyder en større fortjenstmargen end nogen anden arrangementstjeneste.

3. Udnyt yderligere rabatter på værelserne. Salgsledere vil også rabat værelser eller give deres kunder den laveste sats på det tidspunkt. Arrangørplanlæggere skal sammenligne de priser, som salgscheferne stiller til rådighed for enhver virksomhedskontrakt, der allerede er etableret med dette hotel - især hvis det er en kæde - for at sikre den bedste pris.

4. Forhandle krav til fødevarer og drikkevarer. Mange planlæggere reducerer omkostningerne ved at justere denne kategori, og hotelchefer hjælper gerne. Menuerne er designet til at blive justeret for at imødekomme alles budget. Men i min erfaring er det bedre at identificere dine foretrukne mad og drikke behov, og anmode om rabatter, da prisen overstiger budget. Hotelforvaltere forstår: Arrangørplanlæggere er i gang med at holde deres gæster glade, og det er også hotellet.

5. Forhandle audio / visuel udgift. A / V er et område, hvor skjulte udgifter hurtigt kan tilføjes, og undertiden kan forhandles, men ikke altid. Leje LCD projektorer varierer fra sted til sted, og kan prissættes ret uhyrligt. Så længe dit sted ikke kræver unioniseret arbejde, vær dristig og foreslå diskontering her, selv med henvisning til dit eget foretrukne gebyr. Og bede om, at nogle udgiftsposter bliver frafaldet, hvis det er muligt. Timepriser på arbejdskraft er ikke omsætningspapirer. Spillesteder er opmærksomme på kundernes frustrationer med A / V-afgifter og outsourcer operationer til tredjepartsfirmaer i stedet; eliminere ethvert forhandlingsansvar.

6. Udnyt den samlede begivenhed brugt på hotellet. Salget vil give en begivenhedsplanlægger med omkostninger for hver udgiftspost og / eller service separat.Denne "line item" tilgang favoriserer hotellet eller spillestedet og ikke klienten. Da dette sker, skal en arrangementplanlægger sammensætte den samlede investering i deres program på en ejendom og diskutere reduktioner baseret på det samlede beløb, der bruges på alle tjenester. I slutningen af ​​dagen ved hotelforvalteren, hvor mange penge de gerne vil modtage i bytte for deres ydelser. For dem der tæller deres omkostninger og adresserer bundlinjen, følger flere besparelser.

7. Vær ekstremt fleksibel på tid, rum og datoer. Hold et program under non-peak datoer og se, hvor fleksibel hotelforvalteren bliver. Også, hvis en planlægger er fleksibel på deres pladsbehov, vil hotelsalg sandsynligvis finde dem en stedet og en optimal pris. Mens en eventplanlægger søger efter det ene rum i et lille vindue, når hotellet har alt andet ellers booket og ikke forventer at sælge det rum, skaber dette en mulighed for begge parter.

Tips

1. Sammenlign citerede hotelværelserum rabatter til online forbrugsrejsende søgemaskiner. Det er fantastisk, hvor ofte du måske bemærker, at søgemaskiner som Expedia eller Travelocity og andre websteder, der kan tilbyde mere omkostningseffektive end dem, der tilbydes af en hotelforhandler til en virksomheds- eller organisatorisk klient.