Betaler i kontanter til medarbejdere og uafhængige entreprenører

Visse typer virksomheder gør det meste af deres salg med kontanter. Mange af disse "kontantvirksomheder" betaler også deres ansatte og lønmodtagere i kontanter.

Selvom det ikke er ulovligt at betale ansatte og uafhængige entreprenører i kontanter, er det ikke en god forretningspraksis af mange grunde. Nogle virksomheder bruger kontanter til at betale medarbejdere i et forsøg på at undgå at betale lønningsafgifter, og nogle medarbejdere beder om kontantbetalinger for at undgå skatteafgift.

Denne artikel drøfter juridiske og skattemæssige spørgsmål og føderale love vedrørende indkomstskatter, lønningsafgifter og andre skatteforhold.

Løn og skatteproblemer ved betaling af ansatte i kontanter

• Arbejdsgivere skal tilbageholde lønningsafgifter (føderale og statslige indkomstskatter og FICA (Social Security / Medicare) skat) fra medarbejderpenge;
• Arbejdsgiverne skal også indberette og betale disse lønningsafgifter, herunder både medarbejder- og arbejdsgiverdelen af ​​FICA-afgifter, til IRS
• Andre arbejdsskatter skal betales på arbejdstagerens indtjening, herunder arbejdsløshedsafgifter og statsarbejdernes kompensationsfond betalinger
• Arbejdsgiverne skal rapportere medarbejderindkomst på Form W-2 hvert år. Dette omfatter kontant indkomst.
• Arbejdsgiverne skal verificere arbejdsstyrken for nyansatte medarbejdere ved hjælp af Form I-9 eller E-Verify-systemet. Denne bekræftelse sætter medarbejderen i det føderale system, og hvis disse medarbejdere betales kontant, kan agenturet krydskontrol afdække forsøg på at undgå lønningslister ved at betale kontant.

Effekt af kontantbetalinger på medarbejdere

• Medarbejdere, der betales kontant, der ikke har FICA-skat tilbageholdt, nægtes socialsikringsindtjening, der kunne have været brugt til beregning af deres potentielle sociale sikringsydelser.
• Ligeledes er medarbejdere, der ikke er "på lønnen", ikke berettiget til lønmodtagere eller arbejdsløshedsunderstøttelse.

CPA Gail Rosen siger dette om at betale medarbejdere med kontanter:

Betaling af arbejdstagere ulovligt i kontanter kan medføre alvorlige problemer ud over skatteproblemer. Når en arbejdstager er "ikke på bøgerne", kan du pludselig have kontingentforpligtelser, som virkelig kan være katastrofale.
Hvis en arbejdstager bliver skadet på jobbet og lander op på hospitalet, bliver de spurgt, om de har fået ondt på jobbet. Hvis den tilskadekomne svarer ja, så bliver de dækket under lønmodtagerens erstatning. Du har alvorlige problemer, hvis du ikke har betalt lønmodtagerens erstatning, fordi du har betalt dem kontant. Det samme gælder for ikke at betale ind i statens handicap og arbejdsløshedsfond. Hvis du for eksempel fyrer arbejderen og ansøger om ledighed, så har du revisorer, der banker på din dør.

Betaling af børn, ægtefæller eller familiemedlemmer i kontanter

Lønnen for børn under 18 år, der arbejder i din virksomhed, er underlagt samme tilbageholdelses-, lønningsskat og ansættelsesskatkrav som andre medarbejdere.Hvis du ansætter dine egne børn, må de ikke være underlagt FICA-skatter, men deres løn skal indberettes til IRS. Læs mere om at ansætte dine børn som medarbejdere.

Hvis du ansætter din ægtefælle eller andre familiemedlemmer til at arbejde for din virksomhed og betaler kontant, kan du også fratage denne person socialsikringsydelser.

Og alle andre ovennævnte problemer, herunder dit juridiske ansvar for at rapportere og betale lønningsafgifter, gælder.

Betaling af uafhængige entreprenører i kontanter

Mange virksomheder betaler kontraktansatte (uafbrudt arbejdskraft, sommerarbejdere. Mens betalinger til uafhængige entreprenører har færre problemer end medarbejdere, er der to spørgsmål værd at bemærke:

• Betalinger til kontraktansatte skal rapporteres årligt på formular 1099-MISC, og
• Du skal verificere skatteyderens ID for uafhængige entreprenører. Hvis skatteyderens ID ikke kan verificeres, skal du tage backup tilbageholdenhed fra entreprenørens løn.

Kontantbetalinger til leverandører og andre med hvem du gør forretninger, skal stadig dokumenteres, hvis du ønsker at disse kontantbetalinger trækkes som udgifter til din virksomhedsafkast. Selv små betalinger i kontanter skal betales gennem en mindre pengefond med passende dokumentation.

_{Oplysningerne i Denne artikel er IKKE beregnet til at hjælpe arbejdsgivere med at unddrage skatter.}