Tips til at hjælpe dig med at udarbejde Form 1099-MISC

UPDATE: Fristen for arkivering af 1099-MISC-formularer og 1096 transmittalformer med IRS er ændret. For 2016-formularer er ansøgningsfristen den 31. januar 2017. Detaljer i denne artikel om deadlines for årslønshåndteringsrapporten for 2017.

Januar er traditionelt tidspunkt til at forberede sig på det nye lønningsår. En af disse lønopgaver er at sende årsrapporter til kontraktarbejdere, du har betalt i det foregående år. Den formular du skal sende til uafhængige entreprenører er Form 1099-MISC.

Inden du sender ud Form 1099-MISC:

1. Tjek året på skatteformularer.

IRS ændrer disse formularer hvert år, så sørg for, at du har det nuværende års version. Formularens år er betalingsåret, IKKE året du udfylder formularen. Så hvis du sender en entreprenør en 1099-MISC-blanket til 2016-arbejde i januar 2017, brug 2016-formularen.

2. Send 1099-MISC til uafhængige entreprenører, ikke medarbejdere

Formular 1099-MISC er ikke til medarbejdere. Det skal sendes til eksterne virksomheder og kontraktansatte, som du har betalt mindst $ 600 for året. Læs mere om, hvordan du fortæller, om du skal sende en 1099-MISC eller en W-2 til en arbejdstager. Og sørg for, at du ved, hvem der skal modtage en Form 1099-MISC.

3. Sørg for, at du har et formular W-9 for hver betalingsmodtager.

Inden du sender en 1099-MISC til en uafhængig entreprenør, skal du have en W-9-blanket udfyldt. Formålet med Form W-9 er at verificere personens skatteidentifikationsnummer.

Hvis du ikke modtager en W-9-formular fra en ikke-medarbejder, eller hvis skatte-id'et ikke er gyldigt, vil du blive underrettet af IRS om, at du skal starte backup tilbageholdenhed på betalinger til den pågældende.

4. Bestil 1099-MISC-formularer og brug den korrekte formular

Hvis du sender dine egne 1099-MISC-formularer (ultimo skatteoversigt for uafhængige entreprenører), er det nu på tide at bestille formularer for dette skatteår.

Hvis du har en lønningstjeneste, skal du kontrollere, at de har det, de har brug for til at forberede disse formularer i januar.

Du kan få 1099-MISC-blanketter fra kontorforretningsbutikker eller fra IRS. Du kan ikke bruge en 1099-MISC-formular, du downloader fra internettet, fordi det røde blæk på Copy A er specielt og ikke kan kopieres. Du skal bruge den officielle formular.

5. Kontroller fejl, inden du sender til IRS

Almindelige fejl ved udfyldelse af 1099-formularer omfatter brugen af ​​formularen for det forkerte år, ikke brug af den korrekte formular, formularen sendes til den forkerte person eller virksomhed, idet du ikke har inkluderet alle ønskede oplysninger, og andre formularfejl.

6. Optag betaling i det korrekte år

Sørg for, at betalinger til entreprenører registreres i det korrekte år. Brug af regnskabskonceptet med konstruktiv kvittering som den dato, hvor personen har ubegrænset adgang til midlerne, er, hvad der tæller.Så sæt så betalinger i det korrekte år ved hjælp af lønsedelsdatoen.

Hvis du betaler en kontraktarbejder for den sidste uge i december, men checken er dateret i januar, tæller denne indtægt til januar. Læs mere om timingskontrol til entreprenører og leverandører ved årets udgang samt andre indtægts- og omkostningstidspunkter.

I januar udarbejder og distribuerer 1099-MISC formularer / filer med IRS

1099-MISC-blanketterne skal distribueres til ikke-ansatte senest den 31. januar det næste år.

Så 1099-MISC-formularer for 2015-arbejde og betaling skal gives til den ikke-ansatte senest den 31. januar 2016.

Fra 2016-formularer skal du sende kopier af alle de 1099-MISC-blanketter til IRS sammen med en transmitteringsformular (Form 1096) senest den 31. januar 2017.

Læs mere om, hvordan du forbereder og distribuerer Form 1099-MISC.