Video: Læs Økonomi og IT på KEA 2024
Forud for 1440 var processen med at skabe en bog i det mindste omhyggeligt. Alt blev gjort for hånden, og at skabe endnu en kopi af en bog var et fuldtidsjob.
Indtast Johannes Gutenberg, en guldsmed i handelen, der revolutionerede trykning med sin presse, som inkluderede bevægelig type, der muliggør masseproduktion af trykte materialer. Vedtagelsen var hurtig, og historien kiggede ikke tilbage. Men det er ikke at sige, at der ikke var nogle holdouts.
For eksempel deciderede mange adelskere i det 15. århundrede udøvelsen af masseprintproduktion og nægtede endda at tillade trykte bøger i deres biblioteker og insisterede på, at de ikke var så godt lavet som håndtrykte bøger.
Hvad trykkeriet har gjort for trykning og udgivelse, har automatisering gjort for erhvervslivet. Som med al ny teknologi falder adoptionshastigheden langs en bellkurve, og der er nogle ivrige holdouts: De gamle måder er mere velkendte, der er en følelse af kontrol, der involverer manuel indlæsning af data fra et papirblad med hånden eller udskrivning af en faktura dig selv. Men ligesom trykpressen ser de virksomheder, der gør springet til kerneautomatiserede systemer, ikke tilbage.
Hvad er de mest kritiske automatiserede processer, som din virksomhed skal vedtage i 2016 for dramatisk at øge din produktivitet og effektivitet?
Tidsporing, lønning og fakturering.
Disse tre processer virker ikke kun synergistisk sammen for at reducere omkostningerne og forbedre effektiviteten drastisk, men hver især eliminerer timer med kedeligt manuelt arbejde og dataindtastning frigør den tid for mere strategisk forretningsarbejde.
Tidsporing
For de fleste virksomheder er direkte lønomkostninger den # 1 udgift. Og de timer, der kræves for at spore, gennemgå og indlæse dataene fra papirbladene tager en betydelig del af tiden til bogholdere og administratorer - for ikke at nævne den tid, medarbejderne bruger, forsøger at huske, hvad de faktisk har arbejdet på.
Den amerikanske lønforening forventer, at det i gennemsnit tager 5 minutter at behandle et håndskrevet medarbejdertidskort - og at en automatisk tidsopsparingsløsning kan reducere den tid det tager at behandle et kort til 1 minut pr. medarbejder .
Chris Langford, der gjorde springet fra manuel adgang til automatiseret tidssporing sidste år, siger: "Fire timers lønning hver uge er blevet til 15 minutter. Hvilket betyder, at jeg brugte 16 timer om måneden i løbende løn, før jeg begyndte [automatisering af tidssporing]. Nu er det en time. "Tilføjer han," når medarbejderne sender deres tid til mig nu, mit arbejde er grundlæggende lavet Alt jeg skal gøre er at scanne over alt og sørg for at det er korrekt. "
Og det er ikke den eneste fordel at automatisere tidsdata: Ifølge Robert Half International og American Payroll Association (APA)," time theft "(f.eks.g. , når medarbejderne "fudge" deres tid ved at afrunde op til nærmeste time eller undlade at optage lange frokoster eller pauser) overstiger 10 minutter pr. dag pr. medarbejder. Højtydende, automatiserede tidssporingssystemer vil omfatte en visning af, hvilke medarbejdere der er på uret, og hvor de er placeret via GPS; en oversigt over alle redigeringer, tilføjelser og sletninger af tidsdata; overtid forvaltning muligheder; Time tracking indstillinger, der er DCAA-kompatible; og evnen til nemt at integrere med andre nøgleprocesser som løn og fakturering.
Lønning
Nøjagtig, automatisk lønningsliste kan gøre en utrolig forskel i din virksomhed, for ikke at nævne de stadig strengere krav til revisioner, arbejdskonflikter, statslige bestemmelser og skatteforpligtelser.
NFIB har konstateret, at 64% af de små virksomheder gør deres egen lønning internt, og at 62% bruger et regneark til at behandle lønningslisten. Hvorfor gå til tiden og omhyggelig indsats for manuelt at indtaste tidsdata i et regneark? 37 svarede, at det var gjort i et forsøg på at "spare penge", mens 32% citerede et forsøg på at "bevare større kontrol. "
For så vidt angår at spare penge går, finder American Payroll Association, at virksomhederne gemmer gennemsnitligt 2-8 procent af en medarbejders lønning ved at automatisere lønningslisten. Hvad angår kontrol og nøjagtighed, med realtids timer, der strømmer ind fra din automatiserede tidsopsparingsløsning, er der ingen manuel indtastning eller gætarbejde, så taler resultaterne for sig selv.
Hvis du har 20 ansatte, hver gør $ 20 pr. Time, er det $ 20, 000 i besparelser årligt, simpelthen fra skifte til automatisk tidssporing.
Ud over at eliminere manuel indtastning og øget hastighed og nøjagtighed i løbende lønseddel får du også fordelene ved at betale medarbejdere rettidigt og have en let tilgængelig og præcis registrering af lønsedler.
Fakturering
At undgå klienttvister og blive betalt i tide kan betyde forskellen mellem nødstrømme og glat sejlads. Sikring af evnen til at generere fakturaer hurtigt, præcist og automatisk er eneste mulighed for langsigtet succes .
Med synergien mellem automatiseret tidsdata og fakturering kombineret er det nemt at trække og slippe tid faktureret af klient, placering eller projekt i en specificeret faktura, der tydeligt viser, hvornår arbejdet blev gennemført, den fakturerbare sats og eventuelle noter knyttet til tidsdataene. For så vidt angår vendingstid går det nu muligt at fakturere en klient næsten øjeblikkeligt, mens den udførte tjeneste stadig er uproblematisk, tilskynde til hurtigere betaling.
Ved at automatisere får du også en let tilgængelig post, hvis du skal trække en gammel faktura op eller identificere udgifter, kommer skat tid.
Ændring er ikke let. Men "prøvet og sandt" kan være en glat skråning til "langsom og ude af dato". "Giv disse tre moderne forretningsopdateringer et forsøg. Hvis du er som de fleste virksomhedsejere, ser du ikke tilbage.
###
Om Kelly Bistriceanu
Kelly er kendt som "Accountant Big Cheese" omkring TSheets kontoret.Hun har en uvældet forpligtelse til at arbejde sammen med revisorer og bogholderne, da de navigerer i de stadig forræderiske farvande i den stadigt udviklede industri. Hendes sætningstegn, "I <3>
Overtid Betalingsændring: En mere grund til at automatisere medarbejderplanlægning.
Skiftplanlægning er en væsentlig byrde for frontlineforvaltere, og en som har konsekvenser for lovlig og virksomhedsoverholdelse, styring af arbejdsmarkedsbudgetter, sikring af effektiv skiftdækning og fremme medarbejdertilfredshed.
Hvordan man kan betale en ordre: hvor man skal hen og hvad man skal gøre
Gebyrer. Pengeordrer kan indbetales eller deponeres ligesom checks.
Tre-leggedstole - de tre ben for pensioneringsparationer
Pensionens trebenede afføring repræsenterer en arbejdsgiver pension, personlig opsparing og social sikring.