Trin-for-trin vejledning til løn for små virksomheder

Beregning af lønningen korrekt kan være en udfordring, især når du er en lille virksomhedsejer. Din ekspertise ligger i iværksætteri - ikke nødvendigvis i overensstemmelse med de forskellige arbejds- og skattelove, der gælder for hver enkelt medarbejder. Uanset om du har en enkeltarbejder eller et stort personale, etablerer du et nøjagtigt, pålideligt lønningssystem, der forhindrer alvorlige problemer for dine medarbejdere og din virksomhed.

Ansøg om et Employer Identification Number (EIN)

Din EIN er et unikt nummer tildelt specifikt til din virksomhed til IRS-formål. Dette nummer identificerer din virksomhed, når du rapporterer oplysninger om dine medarbejdere til føderale og statslige myndigheder. Eksempler på disse oplysninger omfatter samlet indkomst og skat, der betales på deres vegne. Du kan høre EIN omtalt som en formular SS-4 eller et skatte-id - disse er de samme som EIN.

Ansøg om din EIN direkte via IRS. Den mest hensigtsmæssige måde at fuldføre denne transaktion på er via en online ansøgning. Ansøgninger accepteres dog også via fax og mail.

Kontroller statlige og lokale bestemmelser for yderligere EIN-krav

Selvom mange stater og lokaliteter accepterer dit føderale EIN til identifikation, kræver nogle separate numre til skatteformål. Eksempler omfatter New York, Massachusetts og South Carolina. Du kan bestemme dine by- og / eller statlige bestemmelser ved at besøge den relevante stats hjemmeside for små virksomheder.

Forstå forskellen mellem uafhængige kontrahenter og medarbejdere

Uanset om du anvender uafhængige entreprenører eller medarbejdere, påvirker det betydeligt, hvordan indkomst, Medicare, Social sikring og arbejdsløshedsafgift betales, så det er vigtigt at forstå sondringen mellem de to.

Grundprøven koger ned på følgende tre spørgsmål:

• Kontrollerer arbejdsgiveren, hvornår og hvor arbejdet er gennemført? I så fald er medarbejderen sandsynligvis en medarbejder.
• Kontrollerer arbejdsgiveren de økonomiske aspekter af arbejdet? For eksempel er udgifter refunderet? Indeholder arbejdsgiveren arbejdsrelaterede værktøjer, såsom computere? I så fald er medarbejderen sandsynligvis en medarbejder.
• Er forholdet igangværende, eller er arbejderen ansat til et specifikt projekt uden forventning om fortsat beskæftigelse? Indeholder arbejdsgiveren ydelser, som f.eks. Sygesikring og lønnetid, til arbejderen? Hvis forholdet foregår og / eller hvis der tilbydes ydelser, er medarbejderen sandsynligvis en medarbejder.

Få krævet medarbejderformularer

Når dine egne dokumenter er i orden, er du klar til at ansætte dine medarbejdere. Sørg for at indsamle skatter og lønoplysninger inden for de første par dage af ansættelsen for at sikre, at de modtager deres første lønseddel rettidigt.Du ønsker måske at tilskynde medarbejderens brug af direkte depositum til hurtigere betalinger.

Hver medarbejder skal udfylde en Federal Income Tax Retention Form W-4, som giver dig mulighed for at beregne den korrekte skattefradrag. Medarbejdere skal også udfylde en I-9 formular for at kontrollere, at de lovligt har lov til at arbejde i USA.

Vælg din betalingsperiode

Jo færre betalingsperioder du har, desto lettere er det at udfylde din lønningsliste. Men nogle stater kræver, at medarbejderne udbetales i henhold til en bestemt tidsplan, for eksempel ugentligt eller to ugentligt. Hvis du ønsker at køre lønsedler sjældnere end en gang om ugen, skal du kontakte din State Department of Labor for at afgøre, om din foreslåede lønperiode overholder statens bestemmelser.

Opret lønrelaterede processer

Inden du kan udstede nøjagtige lønsedler, skal du bruge en metode til at spore medarbejder timer. Der er mange værktøjer til rådighed til dette formål, fra grundlæggende tilmeldingsark til platforme, der sporer medarbejderaktivitet på telefoner eller computere. Det er også vigtigt at etablere politikker for betalt fritid, hvis du planlægger at tilbyde det, overarbejde og andre fordele.

På den anden side skal du have en proces på plads for at sikre, at fradrag for ydelser, skatter og lignende betales til de relevante leverandører og agenturer på vegne af dine medarbejdere.

Vælg en Payroll Platform

Hvis du planlægger at håndtere lønning i hjemmet, skal du være sikker på at du eller din bogholder er fortrolig med nuancerne i denne opgave. Der er flere lønklasse platforme af høj kvalitet til rådighed for at gøre tingene lettere. Men de fleste små virksomheder foretrækker outsourcet controller-tjenester, da disse fagfolk har viden og erfaring til at producere lønningen præcist og til tiden.

Producer din lønningsliste

Når du eller din controller har indtastet medarbejdernes personlige oplysninger i dit lønsystem, er du klar til at producere dit første lønseddel. Ved hjælp af timekeeping-værktøjerne, som du har på plads til timevis (ikke-fritaget), skal du indtaste eller rapportere antallet af timer for hver. Lønnede (fritagne) arbejdere behøver ikke at rapportere deres timer. De betales det samme beløb hver uge.

Bemærk: Hvis du gør jobberegning i dit regnskab, vil du stadig have lønnede medarbejdere til at spore deres timer. Det vil ikke medvirke i deres ugentlige løn, men du vil gerne være i stand til at nøjagtigt allokere tid til job til at forstå omkostningerne. Overvej at bruge et tidssporingsprogram, der synkroniseres med din generelle regnskabs software til at producere disse rapporter. Mange vil også have synkronisering med din lønningsliste, så du kan bruge dem til lønmodtagere og timemedarbejdere.

Behold nødvendige poster

Visse lønningsrelaterede poster skal beholdes til IRS-formål. Som hovedregel skal du beholde alle optegnelser for personer, der er aktivt ansat, uanset længden af ​​deres ansættelsesforhold. Mange optegnelser skal bevares i en vis periode, efter at ansættelsen er afsluttet. F.eks. Skal beskæftigelsesskatteoplysninger beholdes i mindst fire år.Specifikke instruktioner er tilgængelige via IRS.

Beregn og betal Federal og State Payroll Skatter

Endelig er du som arbejdsgiver ansvarlig for at betale lønsum betalinger og producere visse rapporter. Generelt skyldes rapporter enten kvartalsvis eller årligt. Udnyt de ressourcer, der er tilgængelige via IRS og dit skattekontor for at sikre, at alle skatter og rapporter håndteres korrekt.

Nøjagtig løn på løn er et af de vigtigste ansvar i din virksomhed. For det første er lønningsfejl en surefire måde at forstyrre medarbejdere på. For det andet kan skattemæssige fejl resultere i betydelige bøder og straffe. Overvej omhyggeligt, hvordan din lønningsliste håndteres for at sikre, at du undgår de mest almindelige faldgruber.