Planlægning tjekliste for små arrangementer

Små arrangementer har meget mere fleksibilitet når det gælder muligheder med spillesteder, aktiviteter og interaktion. I sidste ende er det simpelthen lettere at arbejde med behovene hos en mindre gruppe. Selvfølgelig skal planlæggere stadig være kreative, hvis du vil have dagen til at flyde godt, og derfor har jeg lavet en tjekliste over emner, der skal overvejes, når man koordinerer små begivenheder.

Start med det grundlæggende

De bedste ideer begynder med et solidt fundament, så det er vigtigt at opsætte rammerne for din begivenhed, inden du ser for langt ud.

Ting som datoer, tidspunkter og rejseplaner skal udfyldes, før du går videre til nogle indviklede detaljer.

Vælg den rigtige plads

Du får lettere tid til at finde plads til en mindre gruppe, men kapacitetsgrænserne bliver strammere. Hvis din begivenhed udvider fra 50 personer til 100, skal du muligvis flytte til et større rum afhængigt af din lokals kapacitet. Generelt er det nemmere at gå mindre i en nypepunkt, så køb et værelse, der kan rumme dit største fremmødeprojektion.

Kortlæg en marketingstrategi

Selvom du er vært for en "gratis begivenhed", skal du stadig præsentere den på en måde, der lokker registreringer. Folk vil gerne vide, hvordan de vil drage fordel af at deltage i lejligheden, og måden du ordet på dine invitationer og markedsføringsmateriel kan have stor indflydelse på, om de vil vise sig. Mens dit arrangement sandsynligvis lyder spændende for dig, er den reelle udfordring også at få andre spændte.

Budget pr. Person

Den ene ulempe ved små begivenheder er, at de typisk koster mere pr. Person, fordi hotel- og cateringpriserne falder som mængder øges. For at gøre sagen endnu mere kompliceret, har et fald på 20% for en lille begivenhed potentialet til at påvirke gruppens prisfastsættelse. Med det for øje vil du budgetge omkostninger pr. Person under den lavest forventede tilstedeværelsesfigur.

Hvis du gør det præcist, øges din fortjenstmargen faktisk for hver person, du tilføjer over fremskrivningen.

Spil til dine styrker

Små grupper tilbyder flere muligheder for organiserede diskussioner, så brug dette til din fordel, når du planlægger rejseplanen. Det er ikke sjovt at være "snakket med" hele dagen, hvorfor mange små arrangementer tilbyder gruppesessioner eller breakout muligheder. Selv gruppeprojekter kan integreres under de rigtige omstændigheder. Tænk på måder at få dine deltagere involveret i dialogen, da dette vil øge deres bevaringsrate for hver præsentation.

Inkluder Q & A-sessioner og feedbackformularer

Den bedste måde at få et spring på med at planlægge din næste begivenhed er at lytte til feedback fra din nuværende. Lad masser af tid til spørgsmål i slutningen af ​​hvert segment. Du kan også stille spørgsmål fra dine medarbejdere for at få konversationen påbegyndt.Feedback formularer er nemme at inkludere i dine informationspakker, men sørg for at instruere deltagerne om, hvordan du vil have dem indsendt.

Tilføj Post-event Networking

En god netværksfunktion kan tilføre en stor værdi til alle deltagere. Hvis du var effektiv til at skaffe dialog mellem deltagere, så skulle alle ved lidt af hinanden kende lidt om hinanden.

Det hjælper altid med at gøre mad til rådighed ved en funktion som denne, og du vil måske endda rekruttere forpligtelser før dagen for arrangementet. Som de siger, trækker intet folkemængde som en skare, så vær proaktiv i at fremme alle post-event-funktioner.

Små arrangementer har potentialet til at være en rig og givende oplevelse for alle, men du skal planlægge hvert minut med publikum i tankerne. Den gode nyhed er, at det bliver lettere hver gang, fordi du forstår præcist, hvad dine gæster håber på.