7 Elementer i dit arrangement om planlægning af arrangementer

Professionelle begivenhedsplanlæggere bærer mange hatte og påtager sig en række ansvarsområder, afhængigt af de enkelte omstændigheder ved en begivenhed. Dette erhverv kræver et unikt færdighedssæt - du skal muligvis være en multitaskings guiden et minut og den næste være en ekspert problemløser, der kan løse en situation med lethed og effektivitet.

Derudover har begivenhedsplanlæggere brug for visse forretningskompetencer til effektivt at drive en eventplanlægningsvirksomhed.

En af dem ved at vide, hvordan man forbereder et arrangement om planlægning af arrangementer, et vigtigt skridt i markedsføring af dine tjenester og sikring af kundens forretning.

Hvorfor har jeg brug for et arrangement om planlægning af arrangementer?

Her er et velkendt scenario for en eventplanlægger: Du har et forretningsmøde med en potentiel klient for at diskutere en kommende begivenhed.

Det gik godt. Du har beskrevet din erfaring, de planlægningstjenester, du tilbyder, og forklarede, hvordan du er en god kamp for, hvad klienten leder efter. Du rystede hænder, takkede dem for deres tid og så … hvad? Dit næste skridt er at følge op og sende klienten et detaljeret arrangement om eventplanlægning.

Hvad er et eventplanlægning?

Et forslag til begivenhedsplanlægning er et omfattende dokument, der beskriver de tjenester, du vil sørge for en begivenhed. Det er din virksomhedsbrochure, din marketingkampagne, og dit salgssted er pakket ind i en.

Denne begivenhedsvirksomhedsforslag skal præsentere dig som en erfaren, dygtig fagmand, der er entydigt kvalificeret til at gennemføre denne begivenhed. Det skal skelne dig fra andre arrangementplanlæggere og etablere dig som en kunde, som kunden kan stole på.

Et forslag til planlægning af arrangementer skal være velskrevet, indeholde specifikationer for, hvilke tjenester der indgår i forslaget (og hvilke der ikke er) og illustrere, hvordan du vil udføre arrangementet, tilvejebringe det nødvendige detaljer, så klienten nemt kan forestille sig, hvad du foreslår.

Giv det den personlige berøring

Selvfølgelig er det nemmere at downloade en skabelon for "forretningsforslag" og indtast blot de manglende oplysninger og send det ud med dit visitkort. Men er det virkelig, hvordan du vil repræsentere din virksomhed eller tjenester?

Hvis du ikke tager tid til at sammensætte et tankevækkende, undersøgt begivenhedsplanlægningsvirksomhedsforslag til en potentiel klient, hvad siger det om den indsats, du vil indsætte for en kunde, der allerede har givet dig et depositum?

Dit forretningsforhold starter med den første kommunikation, du har med nogen klient, og førstehåndsindtryk tæller. Så tag din tid og gør det rigtigt.Lav et forslag til planlægning af arrangementer, der er professionelt og tilpasset kundens begivenhed - en afspejling af de professionelle, tankevækkende, unikke begivenhedsplanlægningstjenester, du giver.

7 ting, der skal medtages i et arrangement om planlægning af arrangementer

1. Business Introduktion

Introducer kort introducer din forretningsplanlægning forretning. Diskuter din baggrund, eventuelle faglige certificeringer og længden af ​​din virksomhed, relevant erfaring og din særlige niche, hvis du har en.

2. Beskrivelse af begivenheden

Giv et overordnet omfang af arrangementet, herunder detaljer, der blev drøftet under dit første klientmøde, f.eks. Mål for arrangementet, mulige datoer, steder at overveje, antal gæster mv.

3 . Eventplanlægningstjenester, der skal leveres

Vær meget specifik i dette afsnit, og noter alle de tjenester, du vil sørge for denne begivenhed. Notering af punkter med punktposter eller underpositioner er meget effektiv, da det er en nem måde at klienten kan se, hvor mange tjenester der er inkluderet. Angiv eventuelle leverandører, som du vil bruge, og eventuelle tjenester, der er valgfri for et ekstra gebyr. Det er vigtigt at være meget detaljeret i dette afsnit, så klienten har en klar forståelse af hvad der er inkluderet og hvad der er yderligere.

4. Eksempler på dit arbejde

Hvis du har planlagt en begivenhed svarende til den, du foreslår til denne klient, så er det din chance for at vise dem disse færdigheder. Medtag billeder, skitser, nyhedsudsendelser eller andre billeder, der vil hjælpe med at male et billede i kundens sind om hvad du kan gøre. Dette er en fantastisk måde at markedsføre din eventplanlægningsvirksomhed på.

5. Foreslåede omkostninger

Omhyggeligt artikulere alle omkostninger i forbindelse med planlægning og udførelse af denne begivenhed.

Formatering af dette afsnit som en række trin vil lede din klient gennem alle faser af arrangementet og hjælpe dem med at visualisere hvert aspekt, som det udfolder.

Være specifik inden for en generel kategori af omkostninger. Hvis du f.eks. Har en linjepost til catering, skal du bryde de individuelle omkostninger for mad, der angiver mængden pr. Person, antal servere, der kræves, og timeprisen, udgifter til bordudlejning, sengetøj osv.

I stedet for at udarbejde et forslag med et stort prismærke i bunden, skriv et detaljeret forslag, så din kunde kan forstå de enkelte omkostninger.

Dette er nyttigt af to grunde:

1. det imødegår det uundgåelige "stickerchok", når alle varer er talte, og der er en stor prislappe i bunden; og
2. giver det din klient mulighed for at afgøre, om prisen for den ekstra cocktailtid er værd at koste.

6. Næste trin

I bunden af ​​dit begivenhedsforretningsforslag skal du inkludere detaljer om timing eller næste trin.

Hvis arrangementet har en fast dato, skal du sørge for at angive, at en underskrevet kontrakt skal være modtaget inden for en bestemt dato, så du kan planlægge og udføre arrangementet.

Angiv det depositum, der kræves, og den dato, hvormed den skal modtages.

7. Kontaktoplysninger

Sørg for at medtage dine virksomheds kontaktoplysninger i bunden af ​​arrangementet om forretningsforretninger.Skriv dit websted, e-mail-adresse, telefonnumre, faxnumre og postadresse. Vedhæft et visitkort til dit forslag også for nem henvisning.

Hold kommunikationslinjerne åbne.

Når du har sendt klienten dit forretningsplanforslag, skal du kontakte dem for at lade dem vide, at forslaget er på vej. Fortæl dem, at du vil følge op om et par dage for at se, om de har spørgsmål. Hold kommunikationslinjerne åbne. Vær lydhør og giv personlig opmærksomhed. Det er en indikator for, hvordan du handler og lukker handlen.