Small Business Guide til Inventory Control

Før en lille virksomhed kan med rimelighed gøre et løfte om at levere sine kunder, skal det sikres, at det har hvad kunderne har bestilt. For at en lille virksomhed skal have kontrol over sin beholdning på denne måde, skal den have processer til rådighed for at tælle, verificere og revidere alle genstande i lagerbeholdningen.

Målet med ethvert lagerstyringssystem skal være at have 100% nøjagtighed. Det betyder, at du ikke kun ved hvad du har til rådighed, men hvor meget der er til rådighed for skibet.

Hvordan ved jeg, om jeg har et inventar kontrol problem?

Der er flere metoder, du kan bruge til at teste dine lagerstyringsprocesser. En metode er at gennemgå en anmeldelse af nyligt savnede forsendelser til dine kunder. Var nogen af ​​disse savnede forsendelser på grund af manglende forståelse for, hvad du har til rådighed og til rådighed for skibet?

For eksempel har du måske haft 100 hver af del A, og en kunde bad om 100 hver. Men de behøvede dig ikke at sende det til næste uge, så de 100 hver af del A sad i dit lager. Den næste dag ringede en anden kunde og bad om en 100 hver af del A. Du var væk fra kontoret og tog sig af de 40 millioner andre ting, som en lille virksomhedsejer skal tage sig af, så din anden medarbejder tog opkaldet . Den ene anden medarbejder kontrollerede og så de 100 hver af del A der og sad der og sendte den til den anden kunde. Den følgende uge havde du brug for at sende 100 hver af del A til den første kunde, og det var ikke der.

Din lille virksomhed kan have et problem med lagerstyring. Det er vigtigt at vide ikke kun, hvad din lille virksomhed har på hånden, men hvad du har, der er til rådighed for skibet. I det ovenstående tilfælde, mens din ene medarbejder så, at du havde 100 hver af del A til at sende, var der ingen proces på plads for at lade hende vide, at de 100 hver blev tildelt til en anden kunde.

Revision af gulv til ark

En anden metode, du kan bruge til at teste din lagerstyring, er at lave en revision fra gulv til ark. Det betyder at du går ud på dit lagergulv (eller lagerrum, eller hal closet eller garage - hvor din lille virksomhed holder sin beholdning) og du vælger en håndfuld ting at tælle.

Vi diskuterer, hvor mange ting der skal tælles senere, men når du er færdig, tager du disse tællernumre til dit system, der sporer opgørelse. Dette kan være din WMS (lagerstyringssystem), ERP / MRP (virksomhedsressourceplanlægning / materialekrav planlægning), et Excel-regneark, en storbog bog eller muligvis en bunke af Post-Dens. Hvis du ikke har et system, der sporer din beholdning - selvom det kun er en bunke af Post-Dens - har du et problem med lagerstyring.

I gulv-til-ark-revisioner sammenligner du derefter de fysiske tæller, du lige gjorde med, hvad dit lagerstyringssystem troede du havde. Igen skal dit mål være 100% nøjagtighed. Hvis dine fysiske tæller tal ikke justerede præcis til, hvad dit lagerstyringssystem troede du havde, ved du hvorfor? Og kan du iværksætte modforanstaltninger for at forhindre det i at ske igen?

Nogle af de mest populære grunde, der tæller ikke justeres, inkluderer:

• Du har modtaget en forsendelse fra din leverandør, men du har ikke talt delene i boksene. Pakningslisten bør ikke regnes som 100% nøjagtig. Åbn boksene og tæl indholdet. Hvis din leverandør siger, at de sendte dig 1, 000 dele, og de kun sendte dig 990 dele, og du får ikke fejlen - du har ikke kun et lagerkontrolproblem, men du kan ende med at forsende dine egne kunder.
• Du har sendt dele til en kunde, men du har ikke reduceret din beholdning korrekt. Eller overhovedet. Sørg for, at du trækker dine udgående overførsler fra din beholdning i real time.
• Kvalitetsproblemer tvang dig til at fjerne en del af din beholdning fra din brugbare bunke af lagerbeholdning. Din lagerstyringssystem har dog ikke mulighed for at skelne mellem brugbare og ikke-anvendelige, så dit system siger, at du har mere, end du kan bruge. At have evnen til at skelne mellem brugbar og ikke-anvendelig beholdning er ikke kun en vigtig funktion, der giver dig mulighed for at holde styr på dele med kvalitetsproblemer, men det kan også være en mekanisme til at tildele lager til en kunde, mens du holder disse dele på lager.
• Er dine produkter værdifulde og nemme at gå væk med? Et firma, der sælger ambolt, kan have mindre af et pilferage problem end et firma, der sælger guldmønter. Sørg for, at din lagerstyringsplan indeholder en måde at opretholde sikkerheden for dine produkter på. Og implementer et cykeltællingsprogram, der hjælper dig med at holde styr på din beholdning.

Hvad er det egentligt et cykeltællingsprogram?

Et cykeltællingsprogram er, hvad der sker under disse tællinger fra gulv til ark. Et cykeltællingsprogram er en proces, hvor du regelmæssigt tæller en procentdel af dine dele, så i løbet af et år har du talt dem alle (eller i hvert fald alle dine mest værdifulde dele).

Du kan bruge et cykeltællingsprogram i forbindelse med en årlig fysisk opgørelse, som typisk hjælper med at reducere afvigelserne af disse fysiske lagre. Nogle virksomheder bruger cykeltællinger i stedet for årlige fysiske opgørelser, men det anbefaler jeg ikke.

For at bestemme parametrene i dit cykeltællingsprogram skal du bestemme:

• Hvor mange samlede dele skal du tælle?
• Skal du tælle dem i løbet af et år? Hvis ikke, hvordan skal du bestemme cutoff-punktet? Normalt følger virksomhederne 80-20-reglen, jeg. e. 80% af din lagerværdi kommer fra 20% af dine dele - så fokus på at tælle det 20%.
• Hvor ofte skal du tælle?
• Hvem skal foretage tællingen?Hvis din virksomhed er stor nok, bør cykeltælleren være en person, hvis jobpræstation er bundet til lagerets nøjagtighed. Dette hjælper med at fjerne eventuelle potentielle interessekonflikter i processen med cykeltælling. En cykeltælling er en revision - ikke et værktøj til bedømmelse af jobpræstation.
• Hvordan skal tællingen foregå? Gulv-til-ark-processen er den foretrukne metode. En cykeltæller skal gives en liste over delnumre og placeringer. Tælleren går så på gulvet og tæller dem. Han burde ikke have nogen ide om, hvor mange der kan forvente at være der. En anden metode er et ark til gulvtælling. Dette er bagsiden af ​​gulv-til-ark-metoden. Arbejdslisten fra gulv til gulv starter, når du afleverer din tæller en liste over dele og deres tilsvarende tæller i henhold til dit opsporingssystem. Tælleren reviderer derefter de fysiske mængder på hylderne i forhold til systemtællingen.

Ved at forstå de ovennævnte procesfaktorer for cykeltælling kan du derefter opbygge dit cykeltællingsprogram. For eksempel, hvis du har 500 delnumre at tælle og du kan tælle en gang om ugen, så kan du tælle 10 dele om ugen (eller kun to om dagen). Ved udgangen af ​​et 50-ugers år har du talt alle 500 delnumre. Husk bare at tælle forskellige delnumre med hver tæller for at undgå at overregne et delnummer og underregne en anden.

Under denne proces er det vigtigt at vide, hvornår dit lagerantal er slukket. Derfor bør en cykeltæller ikke være en lageradministrator eller lagerstyringskonsulent. Det er menneskets natur for de ansatte at sætte rettelser på plads uden at eskalere de underliggende problemer til ledelsen. Som en lille virksomhedsejer eller administrator skal du vide, hvornår de underliggende opgørelseskontrolprocesser ikke virker, så du kan gennemføre modforanstaltninger for at forhindre downstream-problemer.

Løsning af inventar kontrolproblemer

Et cykeltællingsprogram kombineret med en årlig fysisk opgørelse går langt i at løse problemer med lagerstyring. Cykeltællingsprogrammer hjælper med at identificere mangler i lagerstyring, men det er op til dig at foretage ændringer for at rette op på de problemer, som dit cykeltællingsprogram afslører.