Skal du give en medarbejder en firmabil?

Det er en god ide at give en medarbejder brug af en bil. Men som altid er det mere kompliceret end det kan synes, især om skatter.

Denne artikel tager dig gennem nogle af problemerne i forbindelse med medarbejderdrivere af personbiler.

Kun erhvervsmæssig brug kan fradrages

Uanset hvem der kører en bil eller hvem der ejer en bil, kun erhvervsmæssig brug af denne bil er fradragsberettiget som en forretning regning. Den, der kører bilen, skal holde sig godt til tiden ved at køre til erhvervslivet.

Forretningen begivenhed skal registreres den dag, det fandt sted, og den skal omfatte de nærmere oplysninger om formålet, dato, og placering eller kilometertal.

Du kan give Medarbejdere en Auto Allowance

De fleste virksomheder giver medarbejderne en auto godtgørelse at tilbagebetale dem for bekostning af at køre en bil til erhvervsmæssige formål. Tillægget kan gives ud over at give bilen til medarbejderen.

Denne godtgørelse er ikke en skattepligtig fordel for medarbejderen, så længe den gives gennem en ansvarlig plan. En ansvarlig plan er et sæt procedurer, som din virksomhed sætter på plads for at tage tilstrækkeligt hensyn til de penge, der gives til medarbejderen. IRS ønsker at sikre, at du ikke giver medarbejderfordele, men at disse er legitime forretningsomkostninger betalt af medarbejderen og refunderet af dig.

Du skal bruge en IRS-ansvarlig plan

Dybest set, at have en ansvarlig plan, skal auto udgifter har en legitim forretningsmæssige formål, skal medarbejderen give dig passende optegnelser viser forretningsbrug og beløb brugt, og medarbejderen skal returnere eventuelle overskydende refusioner inden for en rimelig tid.

Det automatiske tillæg, du giver medarbejdere, kan bestemmes ved hjælp af enten standard IRS-rente (forskellige hvert år) eller faktiske udgifter. Metoden du bruger er op til dig, med nogle begrænsninger.

Hvis du ikke indstille og bruge en ansvarlig plan, nogen godtgørelse eller tilbagebetaling du give medarbejderne for kørsel er skattepligtig til dem, og du skal omfatte refusion beløb i deres løn og tilbageholde skatter.

Medarbejder Anvendelse af en bil er et arbejdsvilkår Benefit

En arbejdsgruppe betingelse fordel, i henhold til IRS, er "ejendom og tjenester, du leverer til en medarbejder, så medarbejderen kan udføre sit job. " Denne ydelse er udelukket fra medarbejderens indkomst under forudsætning af, at medarbejderen kunne trække fradraget på en personlig selvangivelse. I tilfælde af en firmabil. Husk, at dette kun er erhvervsmæssig brug af bilen, der er (a) tilladt som en forretningsomkostning og (b) ikke skattepligtig for medarbejderen som en fordel.

Men medarbejderens brug af bilen af personlige årsager er ikke fradragsberettiget som en forretningsomkostning, enten for medarbejderen eller for din virksomhed.Sådan fungerer det:

Personlig brug af en firmabil er en skattepligtig fordel

Alt hvad du giver medarbejdere er dybest set en skattepligtig fordel. Hvis du giver en medarbejder brugen af en bil, anses personlige brug af medarbejderen af IRS for at være en ikke-kontant fringeydelse.

Intuit Payroll siger, "En del af bilens værdi betragtes som en del af medarbejderens samlede erstatning i skatteformål." Du skal overveje værdien af denne ydelse og vise den på medarbejderens løn, og selvfølgelig afholde føderale og statslige skatter og FICA skatter (Social Security and Medicare skatter) fra dette beløb, det samme som fra andre løn og fordele.

Biler er opført Ejendom af en virksomhed

En endelig note: Forretningskøretøjer er i en speciel klasse af ejendomme til erhvervsmæssig skatteformål. De betragtes som børsnoterede ejendomme, som omfatter ejendomme, der kan bruges både af forretningsmæssige og personlige årsager.

Uanset om du giver bilen en medarbejder eller bruger den selv, hvis bilen bruges mindre end 50% af tiden til erhvervsmæssige formål, kan du stadig fradrage forretningsforbruget, men du skal bruge lige linje afskrivninger.

Hvis du beslutter at give en firmabil til en medarbejder

Lad os se på et eksempel for at se, hvordan alt dette fungerer:

Din virksomhed leaser en bil og giver den til Mary at bruge til erhvervslivet kørslen.

Mary skal holde gode registreringer om opdelingen mellem erhvervsmæssig og personlig brug og give din virksomhed detaljerede rapporter. Til dette formål lad os sige, at hun kører 50% for erhvervslivet og 50% til personlig brug.

Uanset hvem der kører bilen, er lejemålet i firmaets navn, så er leasingbetalingen fradragsberettiget som en forretningsomkostning, men kun i det omfang den bruges til erhvervsmæssige formål. (Hvis bilen er købt, er afskrivningen på bilen fradragsberettiget, igen kun for den forretningsmæssige del af brugen heraf.)

Hvis du refunderer Mary for hendes erhvervskøretøjsudgifter, behøver du ikke at overveje dette refusion afgiftspligtig, hvis du har en ansvarlig plan som beskrevet ovenfor.

Men værdien af bilen for den personlige køretid skal indregnes i Marys indkomst (og tilbageholdelsen gælder). Hvis den månedlige lejekontrakt på firmaets bil Mary drev er $ 500, skal du inkludere 250 dollar om måneden i hendes lønseddel.

Hvorfor er det vigtigt at holde gode poster om erhvervsmæssig brug? Som du kan se fra ovenstående diskussion, er det meget vigtigt, at føreren af firmabilen har gode registreringer for at bevise, hvor mange virksomheder der kører.

Dette bevis er påkrævet:

Så du kan refundere medarbejderens kørekostnader og skal ikke medtage disse i medarbejderens løn

At bevise erhvervslivet, så du ikke behøver at medtage denne del af bilens værdi i medarbejderbetaling,
Så du kan fradrage flere afskrivningsudgifter, og
Så du kan bruge mere af værdien af bilen til dine andre forretningsomkostninger.
Flere oplysninger i IRS-publikationer