Secrets of Good Business Writing

Ved første øjekast synes matematik og overbevisende kommunikation - business writing og især offentlige taler - at have lidt til fælles. Matematik er trods alt en objektiv videnskab, mens talet indebærer talekvalitet, bøjning, øjenkontakt, personlighed, kropssprog og andre subjektive komponenter.

Men under overfladen er de meget ens.

Frem for alt andet afhænger succesen af ​​en mundtlig præsentation af dens præcision.

Matematik handler om præcision. Det er derfor ikke så mærkeligt at tro at anvende nogle af begreberne matematik til mundtlige præsentationer kunne gøre dem væsentligt mere effektive.

Som de siger i filmindustrien går tre nøglefaktorer ind i at lave en vellykket film: scriptet, scriptet og scriptet. Ligeledes går tre nøglefaktorer ind i en vellykket tale: strukturen, strukturen og strukturen.

Ikke overbevist? Lad os starte med noget mindre radikalt. Jeg tror, ​​vi kan alle være enige om, at god tale er relateret til god skrivning. Hvis du kan skrive en god tekst, så er du godt på vej til at lave en god mundtlig præsentation. Derfor forbedrer du din skrivning, hvis du forbedrer din skrivning.

For at forenkle sager vil vi fra nu af tale om god skrivning, fordi de samme ideer i de fleste tilfælde gælder direkte for god tale.

Ved god forretningsdrift, ved hvad du gør

Mange kommercielle virksomheder lever ikke op til deres potentiale - og nogle gange endda går konkurs - fordi de ikke korrekt definerer den forretning, de er i .

Parfumefirmaer sælger f.eks. Ikke duftende væsker, men snarere kærlighed, romantik, forførelighed, selvværd mv. Biologiske fødevarevirksomheder sælger ikke økologiske produkter, men ærlighed, renhed, natur osv. Bilfabrikanter sælger ikke transport, men snarere frihed, eventyr, spontanitet, prestige mv.

Faktum er, at hver industri, selv hvert enkelt produkt, må muligvis bestemme, hvad det virkelig handler om - og der er tusindvis af dem!

Forfattere er heldige. Der er mange variationer i hvad vi gør, men der er virkelig kun to grundlæggende typer skrivning. Det er vigtigt at genkende dette, fordi de ikke kun er helt forskellige, i nogle henseender er de ligefrem modsatte. Så medmindre vi klart anerkender hvilken type skriftligt vi gør - og hvordan det adskiller sig fra det andet - vil vi næsten helt sikkert begå alvorlige fejl.

Hvad er de to typer? Og hvordan adskiller de sig?

Creative Writing

• Tekster som noveller, romaner, digte, radiospil, scenespil, tv-scripts, filmskrifter mv.
• Det grundlæggende formål med kreativ skrivning er at underholde og underholde.

Brevskrivning

• Tekster som notater, rapporter, forslag, træningsvejledninger, nyhedsbreve, forskningsartikler, salgsbrev mv.
• Det grundlæggende formål med udstillingsskrivning er at instruere og informere.

God forretningsskrift har brug for den rigtige indstilling.

Fordi målene med kreativ og ekspressionistisk skrivning er så forskellige, skal du vedtage en passende holdning til den type skrift, du laver, inden du slår en nøgle.

Kreativ skrivningstilstand

Alle ønsker at læse vil have, hvad du skal skrive.

Hvem ønsker ikke at blive underholdt og underholdt?

Expository writing attitude

Ingen ønsker at læse, hvad du skal skrive.

De fleste mennesker kan ikke lide at blive instrueret og informeret. De vil nok helst foretrække at gøre noget andet.

Vigtigheden af ​​at anerkende og vedtage "udstillingsskrivningstilstanden" kan ikke overdrives, fordi det kan ændre dramatisk selve karakteren af ​​det, du skriver. Her er et par eksempler.

A. Corporate image brochure

Jeg var engang beordret til at skrive en corporate image brochure. To ting er sikre på disse dyre, blanke brochurer:

• Næsten alle virksomheder af enhver størrelse føler sig tvunget til at producere dem.
• Næsten ingen læser dem nogensinde.

Ud fra den holdning, at ingen ønsker at læse, hvad jeg var ved at skrive, lavede jeg en brochure, som folk ikke blot læste.

De kaldte faktisk firmaet for at anmode om yderligere kopier til at give venner, klienter og professionelle kolleger!

B. Stagnerende produkt

Ved en anden lejlighed blev jeg bedt om at udvikle en marketingkampagne for at genoplive et produkt med stagnerende salg. Ved at anvende den eksponerende skriftindstilling opdagede jeg, at tre af produktets vigtigste fordele ikke blev udnyttet korrekt.

Hvorfor? Producenten følte at alt om deres produkt var vigtigt, så i årevis havde de systematisk begravet disse tre hovedfordele under en lavine af andre oplysninger af mindre interesse for potentielle købere. Den nye kampagne fokuserede stærkt på de vigtigste fordele; stort set alle andre oplysninger blev flyttet til baggrunden eller elimineret. Som følge heraf skød salget op omkring 40% i det første år.

Med nogle nuancer kan denne selvstændige eksponerende skriftindstilling være - og bør være - også anvendt til at tale.

Væsentlig tilgang til udstillingsskrifter

Fordi kreativ skrivning og ekspressionstekst har væsentligt forskellige målsætninger og holdninger, kræver de væsentligt forskellige tilgange.

Kreativ skriftlig tilgang

Spil med sprog for at generere glæde.

Med andre ord, brug din styrkning af sproget til at underholde og underholde.

Expository writing approach

Organiser information for at skabe interesse.

Klar brugen af ​​sprog vil aldrig gøre noget kedeligt information interessant; Du kan dog organisere oplysningerne for at gøre det interessant. Glem det litterære pyroteknik. Koncentrere dig om indhold

Vi kommer nu til at forlade kreativ skrivning, for det meste af det, vi skriver, og siger, er udstillet.

Hvad mener vi med "god skrivning"?

Vi er nu klar til at vende tilbage til forestillingen om, hvordan matematik gælder for god forretningskommunikation og i forlængelse af god tale.

Når nogen læser en udstillet tekst eller lytter til en udstillingspræsentation, vil de sandsynligvis dømme det så godt eller ikke godt. Det gør du sikkert selv. Men hvad mener du rent faktisk, når du siger en tekst eller en tale er "god"?

Efter nogle kæmper vil de fleste normalt afregne to kriterier: klart og kortfattet .

Matematik afhænger af entydige definitioner; hvis du ikke er klar over problemet, er du usandsynligt at finde løsningen. Så vi skal nærmere undersøge disse kriterier for at fastlægge objektive definitioner - og endda quasi-matematiske formler - til at teste om en tekst eller en præsentation virkelig er "god".

A. Klarhed

Hvordan ved du, at et forretningsschrift er klart?

Hvis det lyder som et dumt spørgsmål, så prøv at svare på det. Du vil nok gøre noget som dette:

Spørgsmål: Hvad gør denne tekst klar?
Svar: Det er let at forstå.
Spørgsmål: Hvad gør det let at forstå?
Svar: Det er enkelt.
Spørgsmål: Hvad mener du med simpelt?
Svar: Det er klart.

Du ender faktisk med at gå rundt i en cirkel. Teksten er klar, fordi det er let at forstå … fordi det er enkelt … fordi det er klart.

"Ryd", "let at forstå", og "simpel" er synonymer. Mens synonymer kan have nuancer, har de ikke indhold, så du er stadig tilbage med din egen subjektive påskønnelse. Men hvad du synes er klart, er måske ikke klart for en anden.

Derfor giver vi "klar" en objektiv definition, næsten som en matematisk formel. For at opnå klarhed - jeg. e. stort set alle vil være enige om, at det er klart - du skal gøre tre ting.

1. Fremhæv, hvad der er af afgørende betydning.
2. De-understrege, hvad der er af sekundær betydning.
3. Eliminere, hvad der er uden betydning.

Kort sagt: CL = EDE

Ligesom alle matematiske formler fungerer denne kun, hvis du ved, hvordan man anvender den, hvilket kræver vurdering.

I dette tilfælde skal du først afgøre, hvad der er af nøglebetydning , i. e. Hvad er de vigtigste ideer, du vil have, at dine læsere skal tage væk fra din tekst? Det er ikke altid nemt at gøre. Det er langt enklere at sige, at alt er af afgørende betydning, så du sætter i alt, hvad du har.

Men der er et diktum, der advarer: Hvis alt er vigtigt, så er ingenting. Med andre ord, medmindre du først gør arbejdet med at definere, hvad du virkelig vil have dine læsere at vide, vil de ikke gøre det for dig. De vil gå vild i din tekst og enten give op eller komme ud den anden ende uden at vide, hvad det er, de har læst.

Hvad med det andet element i formlen, understreger, hvad der er af sekundær betydning?

Det lyder nemt nok.Du vil ikke have nøgleoplysninger og ideer til at gå tabt i detaljer. Hvis du tydeligt fremhæver, hvad der er afgørende - via overskrifter, kursiv, understregning eller simpelthen hvordan du organiserer oplysningerne - så bliver det ubemærket automatisk understreget.

Nu er det eneste, der er tilbage at gøre, at fjerne hvad der er af betydning.

Men hvordan skelner du mellem, hvad der er af sekundær betydning, og hvad er der ingen betydning? Endnu engang kræver det dommen, som er hjulpet af følgende meget vigtige test. Sekundær betydning

er noget, der understøtter og / eller uddyber en eller flere af de centrale ideer. Hvis du dømmer, at et stykke information faktisk understøtter eller uddyber et eller flere nøgleideer, så holder du det. Hvis ikke, eliminerer du det.

B. Kortfattethed Hvordan ved du, at en tekst er kortfattet?

Hvis det igen lyder som et dumt spørgsmål, lad os prøve at svare på det.

Spørgsmål: Hvad gør denne tekst kortfattet?

Svar: Det er kort.

Spørgsmål: Hvad mener du med kort?
Svar: Det har ikke for mange ord.
Spørgsmål: Hvordan ved du det ikke har for mange ord?
Svar: Fordi det er kortfattet.
Så igen ender vi med at gå rundt i en cirkel. Teksten er kortfattet, fordi den er kort … fordi den ikke har for mange ord … fordi den er kortfattet.
Endnu en gang har vi næsten en matematisk formel til at løse problemet. For at opnå konsistens skal din virksomhedsskrivning opfylde to kriterier. Det skal være som:

Længe som nødvendigt

Kort som muligt

1. I symboler:
2. CO = LS

Hvis du har opfyldt kriterierne for "klarhed" korrekt, forstår du allerede "så længe som nødvendigt ". Det betyder at dække alle de vigtige ideer, du har identificeret, og alle de sekundære vigtige ideer er nødvendige for at understøtte og / eller uddybe disse nøgleideer.

Bemærk, at der ikke er sagt noget om antallet af ord, fordi det er irrelevant. Hvis det tager 500 ord at være "så længe som nødvendigt", skal 500 ord bruges. Hvis det tager 1500 ord, så er det okay også.

Det vigtige punkt er, at alt, hvad der skal være i teksten, er helt der.

Så hvad menes med "så kort som muligt"? Endnu en gang har dette ikke noget med antallet af ord. Det er ubrugeligt at sige i begyndelsen: "Jeg må ikke skrive mere end 300 ord om dette emne", fordi 500 ord kan være det minimale nødvendigt.

"Så kort som muligt" betyder, at du forbliver så tæt som muligt til det mindste. Men ikke fordi folk foretrækker korte tekster; i abstrakt har udtrykkene "lang" og "kort" ingen betydning.

Det vigtige punkt er, at alle ord ud over minimumet har tendens til at reducere klarhed.

Vi bør ikke være stive om dette. Hvis det er "så længe som nødvendigt" kan ske i 500 ord, og du bruger 520, er det nok et spørgsmål om individuel stil. Det gør ingen skade. Men hvis du bruger 650 ord, er det næsten sikkert, at teksten ikke bliver helt klar - og at læseren bliver forvirret, keder eller taber.

Samlet betyder kortfattet at sige, hvad der skal siges i det mindste antal ord. Kortfattet:

Aids klarhed ved at sikre bedst strukturering af information.

Holder læserens interesse ved at give maksimal information i minimal tid.

• God forretningskrivning har også ofte brug for at overtale læseren.
• C. Tæthed

Tæthed er et mindre velkendt begreb end klarhed og præcision, men er lige så vigtig for god forretningsdrift. I matematisk form består tætheden af:

Nøjagtige oplysninger

Logisk forbundet

1. Med andre ord:
2. D = PL

Vigtigheden af ​​præcise oplysninger Antag at du indtaster et værelse, hvor der er to andre mennesker og sige, "det er meget varmt i dag." Et af disse mennesker kommer fra Helsinki; i hans tanker fortolker han "hot" til at betyde omkring 23 ° C. Den anden kommer fra Khartoum; til ham betyder "hot" 45 ° C.

Du er ude til en temmelig dårlig start, fordi hver enkelt har en helt anden ide om hvad du vil sige. Men formoder, at du siger: "Det er meget varmt i dag, temperaturen er 28 ° C." Nu er der ikke plads til forvirring. De ved begge ganske klart, at det er 28 ° C udenfor, og at du mener, at dette er meget varmt.

Brug så meget præcis information som muligt i virksomhedsskrift giver forfatteren to væsentlige fordele:

1) Mind Control

Lad os ikke blive flov overfor begrebet "mind control", for det er netop det gode eksponerings forfatter ønsker at opnå. Han har brug for at læserens sind kun går, hvor han leder det og ingen andre steder.

Fordi de kan fortolkes på ukendte måder, er tvetydige udtryk (såkaldte "vasselord") som "hot", "cold", "big", "small", "good", "bad" osv. ., tillade læsernes mening at undslippe fra forfatterens kontrol. En lejlighedsvis bortfald er ikke kritisk; Imidlertid vil for mange væselord i en tekst uundgåeligt føre til forvirring af læseren, kedsomhed og uinteressering.

2) Læser Tillid

Ved hjælp af præcis information skaber tillid, der er vigtig for erhvervslivet, fordi den fortæller læseren, at forfatteren virkelig ved, hvad han taler om.

Læser tillid er vigtig i enhver form for tekst, men det er afgørende i argumentation. Hvis du forsøger at vinde et punkt, er det sidste, du vil have, læseren at udfordre dine data, men dette er den første reaktion, upræcise skrivning vil provokere. Præcis skrivning sikrer, at diskussionen handler om konsekvenserne af informationen, jeg. e. hvilke konklusioner skal trækkes, ikke om det hele skal gå tilbage til yderligere undersøgelser.

Vigtigheden af ​​logisk sammenkædning

Præcise data (fakta) af sig selv er utilstrækkelige i virksomhedsskrivning. For at være meningsfuldt skal data organiseres for at skabe information, i. e. hjælpe læseren med at forstå.

Der er to vigtige tests, der skal anvendes, når du konverterer data til information:

1. Relevans

Er der brug for et bestemt stykke data? Som vi har set, ødelægger unødvendige data forståelse og i sidste ende undergraver tilliden.Derfor skal enhver data, der ikke understøtter forståelse eller fremmer tillid, elimineres.

2. Misforståelser

Den logiske forbindelse mellem data skal gøres eksplicit for at forhindre læseren i at komme til falske konklusioner. For eksempel kan en bestemt situation forveksles for en generel; kredit for en præstation kan tilsyneladende tilhøre kun én person, når den virkelig tilhører en gruppe; en virksomhedspolitik kan tilsyneladende kun finde anvendelse under meget specifikke omstændigheder frem for under alle omstændigheder mv.

For at sikre, at et logisk link er klart, placer de to stykker data så tæt på hinanden som muligt i din virksomhed, helst lige ved siden af ​​hinanden.

Når data er bredt adskilt, maskeres deres logiske forhold, og læseren er usandsynligt, at forbindelsen skal foretages.

Hvad vil du have? Hvad vil dine læsere have?

Jeg spørger ofte ikke-professionelle forfattere, hvad de tænker, når de sidder på tastaturet for at komponere deres tekst. Svaret er normalt noget som: "Hvordan vil jeg præsentere mit materiale?" "Hvilken tone og stil skal jeg bruge?" "I hvilken rækkefølge skal jeg sætte mine nøgleideer?" Og så videre.

Men hvis du starter med den rigtige holdning til business writing, at ingen vil læse, hvad du skriver, er din første opgave ingen af ​​disse. Først og fremmest skal du

finde grunde til, at folk skal bruge deres tid til at læse, hvad du skriver

. Generelt kan du ikke tvinge folk til at læse, hvad de ikke vil, selvom de bliver betalt for at gøre det. Du producerer for eksempel en rapport, der definerer muligheder for øget salg og overskud. Men hvis det ikke er velskrevet, er det usandsynligt, at selv folk, der skal læse det som en del af deres job, skal give det deres fulde opmærksomhed. På den anden side, hvis de straks ser deres egen interesse for at læse, hvad du har skrevet, vil de gøre det med glæde og med fuld opmærksomhed. Faktisk kunne du sikkert ikke stoppe dem fra at læse det!

Der er forskellige metoder til at generere et så stærkt ønske om at læse, afhængigt af typen af ​​læsere og typen af ​​information. Uanset hvad den mest hensigtsmæssige enhed er, er det afgørende at genkende det afgørende behov for at bruge det. Indtil dette behov er opfyldt, er intet andet vigtigt.