Tips om, hvordan du udarbejder en Proforma-faktura

En proformafaktura har alle de kendte komponenter i en almindelig indenlandsk faktura - en beskrivelse af produktet, en specificeret notering af afgifter og salgsbetingelser - bortset fra at det klart angiver "Proforma Invoice". " I denne artikel taler jeg om, hvad en proformafaktura er, hvorfor du skal bruge en, og hvordan man forbereder den.

Hvad er en Proforma-faktura?

En proformafaktura betragtes som et rådgivningsdokument og tjener som vejledning i, hvad forventningerne er på et eksportsalg.

Det sætter også scenen for forhandlingsprocessen. Der er en detaljeret forklaring på dette emne i bogen "Eksport: Den Endelige Guide til Salg Abroad Profitabelt."

Hvorfor bruge en Proforma Faktura?

En proformafaktura hjælper med at stramme eksportsalget. Her er nogle måder, hvorpå en proformafaktura er nyttig:

Minimer fejl.
Fungerer som en juridisk bindende aftale.
Skitserer alle relevante oplysninger vedrørende eksporttransaktionen.
Er bredt accepteret form for salgsdokumentstruktur i eksportindustrien.
Gør det muligt for bankerne at oprette en betalingsmetode på importørens vegne.

Lad os sige, at du ønsker at få din kunde et landed pristilbud for en forsendelse af hårbørster til deres indgangsport, i dette tilfælde CNF (cost and freight) Rotterdam. Sådan forbereder du fakturaen.

Sådan udarbejdes en proforma-faktura

Eksempel:

Proforma-faktura
U. S. A. Widgets til Rotterdam via Ocean - Beregning af landed Pris pr. Enhed

Du har 100 tilfælde af hårbørster, pakket 12 enheder til en sag. Hver sag er prissat $ 120, eller $ 12 per enhed. Den samlede pris for ordren er $ 12.000.

Salgspris: $ 12.000 - FOB fabrik dør i USA
Landtransport: $ 700
Havtransport: $ 1, 500
Told: $ 300 > CAF: $ 1, 250
Dokumentation: $ 125
Total Landed Price (eller Total CNF Rotterdam)

Salgsprisen er din pris for at købe produktet fra producenten, plus din markering.

Føj denne tal til de samlede forsendelsesomkostninger, og opdel den samlede efter antal sager. Det får du din landede pris pr. Sag. Opdel denne tal med antallet af enheder i en sag. Det får du din landede pris pr. Enhed. Foran ordet "faktura", skriv "proforma".

Du har nu færdiggjort dit pristilbud og oprettet en proforma-faktura. Glem ikke at angive en præcis tidsperiode, hvor dit citat er gyldigt, og tilføj forsendelsesfirmaets (logistikspecialistens) citatreference nummer.

Er der forskel på et pristilbud og en proformafaktura? Der er meget lille forskel mellem de to. Proformafakturaen tjener som et citat i en fakturaformular. Et citat udformes mere som et forretningsbrev eller detaljeret email, der beskriver et aftales tilbud, der normalt er skriftligt, mens en proformafaktura vises nøjagtigt den samme som en faktura, med undtagelse af udsagnet "Proforma Faktura" øverst.

Når din kunde har godkendt proformafakturaen, bliver den din faktura for ordren. Kunden vil også bruge proformafakturaen til at opnå de nødvendige finansierings- eller importlicenser. Din kunde skal kommunikere accept i en kort skriftlig sætning eller to som f.eks. Følgende (normalt via e-mail eller fax) med en underskrift: "Vi accepterer din proforma faktura nr.

1234 mod vores P. O. No. ABCD." Du svarer så: "Bekræft og bekræft din P. O. nr. ABCD mod vores proforma faktura nr. 1234."

Det er det. Du har et salg. Du er i forretning! Fra dette tidspunkt skal der ikke foretages yderligere ændringer af transaktionen af dig eller din kunde indtil efter udløbsdatoen angivet på proforma. Før du frigiver ordren, skal du og din kunde forhandle betalingsbetingelser. Der er mange faktorer at overveje, når du vælger en eksportbetalingsmetode. Sørg for at undersøge dem alle, inden du færdiggør din transaktion.