Hvordan man udarbejder et virksomhedsbehovsdokument

Din lille virksomhed er klar til at udvide - eller sælge nye produkter - eller en række ændringer. Og du leder efter en konsulent eller en entreprenør til at hjælpe dig med dette projekt. En af de første ting, du skal gøre, er at forberede et forretningsbehovsdokument.

Lad os tage et eksempel: Et firma (vi kalder dem ZXYW LLC) har besluttet at outsource sine regnskabsfunktioner til et fælles servicecenter i USA. De begynder en proces med at finde en placering, etablere tjenesterne, ansætte og styring af medarbejderne.

Det er en kompliceret virksomhed, og det vil tage mange måneder at nå. De begynder med et hold, som forbereder et forretningsbehovsdokument.

Hvad er et Business Requirements Document?

Formålet med et forretningsdokument er at give et komplet billede af et projekt eller en ny forretningsplan, så alle er klare over, hvad der skal gøres og hvornår.

Et forretningskravsdokument (BRD) kan overvejes i to faser. I projektets første fase er det et dokument, der beskriver alle kravene til projektet, herunder omkostninger, detaljer om implementering, forventede fordele, milepæle og tidslinje til gennemførelse.

I anden fase kan BRD rent faktisk blive en kontrakt mellem de to parter, der formelt fastsætter kravene i ansættelsesfirmaet (ZXYW LLC i dette tilfælde) og entreprenøren gør arbejdet. Du kan se mere om kontraktssproget nedenfor.

Hvordan er et Business Requirements Document anderledes end en forretningsplan?

Selvom begge dokumenter kan indeholde samme type sektioner (f.eks. Et resumé), er hensigten anderledes.

En forretningsplan er oprettet til at lede en ny eller eksisterende virksomhed, men oftere er formålet at præsentere for en långiver for finansiering af opstart eller udvidelse.

Forretningsplanen indeholder generel information om virksomheden og dens planer og strategier for at kunne generere indtægter for at tilbagebetale lånet.

Regnskaber er en vigtig del af forretningsplanen, mens de finansielle dokumenter i BRD kan være ret forskellige, centreret om et specifikt projekt.

Hvordan er et virksomhedsbehovsdokument anderledes end en anmodning om forslag?

Forskellen mellem de to dokumenter er lille, men vigtig. Typisk oprettes en anmodning om forslag (RFP) med det formål at anmode om forslag fra forskellige leverandører. I eksemplet med ZYXW sendes en RFP til potentielle virksomheder, der leverer outsourcing-tjenester, til at anmode om bud.

En BRD er derimod udarbejdet for en bestemt leverandør eller joint venture-partner, der allerede er udvalgt af ansættelsesfirmaet.BRD indeholder flere detaljer og flere specifikationer og deadlines, der skal opfyldes undervejs og i slutningen af ​​projektet.

Når en RFP er oprettet, kommer den med en deadline og krav til indsendelse af bud. Budene evalueres efter deadline.

Hvad skal inkluderes i et Business Requirements Document?

På nogle måder svarer et virksomhedsdokument til andre typer forretningsforslag. BRD skal indeholde:

1 . En sammenfattende erklæring , nogle gange kaldet et resumé, der beskriver projektets krav generelt.

Oversigtserklæringen er normalt skrevet efter BRD er afsluttet.

2. Projektets mål. Disse mål skal være i SMART format; specifik, målelig, opnåelig, realistisk og tidsbegrænset.

3 . Baggrunden og en erklæring eller begrundelse for projektet. Dette er en vigtig del af dokumentet, så lad det ikke ud. At forklare, hvorfor projektet er nødvendigt, er en primær drivkraft for projektet, og dets succes afhænger af, hvor godt det opfylder behovet.

4. Projektets anvendelsesområde - hvad der skal inkluderes og hvad der ikke skal medtages. I ZXYW-selskabet ovenfor viste virksomheden det klart, at omfanget ikke skulle omfatte ansættelse af top management - disse personer ville blive leveret af virksomheden.

5. Regnskaber. Årsregnskaber er afgørende for en samlet opfattelse af projektets effekt på selskabets balance og omsætning over en bestemt periode.

Selvfølgelig, hvordan firmaet finansierer projektet, er også vigtigt at diskutere her også.

6. Funktionelle krav og funktioner. Dette er stedet for at give detaljer, herunder diagrammer, organisationsdiagrammer og tidslinjer.

7. Personale behov. Hvem skal ansættes, og hvornår. Hvilke kategorier af medarbejdere vil blive brug for, og hvordan skal de betales. Hvem betaler dem og hvornår. Da ZXYW etablerer et folkebaseret anlæg, er dette en vigtig del af deres BRD.

8. Planlægning, tidslinje og deadlines. Faser af projektet skal beskrives nærmere i dette afsnit for at sikre, at alle parter forstår hvad der kræves og hvornår. I ZXYW-projektet var den første fase valget af et websted, herunder udforskning af flere potentielle byer.

9. Antagelser. Denne del af dokumentet overses ofte. Staveforudsætninger hjælper med at undgå problemer senere. For eksempel i selskabet ovenfor ønskede virksomheden at lease, ikke købe, kontorlokalet.

10. Omkostninger og fordele. En cost-benefit-analyse er en detaljeret liste over alle omkostninger til projektet, og besparelser fra projektet skal medtages.

Hvad laver Business Requirements Document en kontrakt?

Som nævnt ovenfor er BRD i første fase et forslag. Du har måske bemærket, at der manglede noget fra listen over sektioner ovenfor - betaling for ydelser udført. Uden en erklæring om betalinger til entreprenøren og tidspunktet for disse betalinger er der ingen kontrakt.

Før de to parter afmelder sig på dokumentet, skal standard kontraktssprog tilføjes ved hjælp af en advokat, herunder

• Løfter at betale og lover at yde tjenester
• Restriktive pagter, der forhindrer entreprenøren i at tage virksomhedens forretningshemmeligheder eller dele dem med andre.
• Hvad sker der, hvis en part ikke opfylder sine forpligtelser (det vil sige brud på kontrakten)
• Klausuler om forsikring og skadesløsholdelse
• Retssager og voldgiftsbestemmelser
• Og selvfølgelig underskrifter af relevante firma- og entreprenørembedsmænd.